關于推進不動產登記檔案電子化管理創新的探討

摘 要：本文主要分析了不動產登記檔案管理過程中存在的問題，并且論述了登記冊和檔案管理之間的差別，提出了推進不動產登記檔案電子化管理的創新措施。

關鍵詞：不動產登記；檔案；電子化管理；創新

一、不動產登記檔案管理遇到的問題

最近幾年，不動產登記檔案管理工作發展速度較快，雖然逐漸呈現信息化趨勢，但是從實際情況來看，在運行期間還是經常受到某些因素的影響，使得不動產登記檔案管理工作的很多問題日益顯現了出來，其中主要體現在以下幾個方面：

（1）最近幾年，我國針對不動產登記的政策以及審批形式不斷的進行調整，這樣一來，就使得大部分檔案形成形式不一致，很多檔案整理人員在歸置信息數據的時候遇到了很大的阻礙，從而使得不動產登記檔案數據信息無法實現資源共享的根本目標。

（2）當前，我國經濟發展水平不斷提升，這從很大程度上帶動了房地產市場的穩定開展，在很多地方中，都遇到了一房難求的問題，在有的縣城區域內，大部分檔案沒有被有效安放在庫房中，使得方案的完善性得不到全面保證。另外，在有的縣城市區內，盡管庫房包含的資源較多，可是無法實現資源配置的優化目標，上述現象的發生都不利于不動產登記檔案管理工作的正常實施。

（3）對于不動產登記檔案的工作安排不具備合理性，不管是在編制，還是職能中，都無法保持一致性。開展檔案管理工作的時候，經常遇到的情況便是檔案管理人員自身工作水平不高，設備不具備先進性等。

（4）檔案管理期間，其包含的查詢方法以及時間等內容，也出現了很大的不相同性。受編制工作針對性不強以及服務水平較低等因素的影響，導致不動產登記檔案的作用沒有徹底發揮出來。

二、登記簿和檔案管理之間產生的差別

第一，沒有將不動產登記資料作為檔案給予管理，這樣一來，使得各個部門之間無法實現信息共享。從實際情況來看，以往傳統的紙質檔案存有很大的不足之處，比如，在對信息進行修改或者適當的添加一些信息的時候，需要拆除已經裝訂完成的檔案，必要的情況下，還要對檔案進行重新編制，這樣下來的話，便造成了資源的過度輸出和浪費。而應用電子檔案可以較好的解決該項問題，它不僅可以提升檔案信息管理效率，同時還避免了成本浪費現象。

第二，使用不動產信息的人員，能夠使用檔案登錄軟件，在初始界面中，通過輸出用戶名和密碼，便可以直接進入系統中，找尋自己所需的資料。在查詢資料的過程中，其它人不會參與進來，這樣一來，從一定程度上保證了資料信息的安全性。

第三，從實際情況來看，不動產登記資料和檔案不管是在功能還是在目的上，都有著很大的不同之處。不動產登記資料保存的重要性在于方便開展查詢工作，而檔案保存不同，它的實質性目的便是對檔案加以保護和加密。雖然有的檔案能夠進行公開查詢，可是通過分析和比較得出，查詢僅僅是保存檔案的一項功能。

第四，所謂不動產登記資料，主要是指登記部門在進行登記的時候，所產生的信息，它并非是檔案管理的主要對象，不動產信息，一般是由兩個方面組建而成的。

第五，不動產登記的結果，也就是指不動產登記冊中的信息；第二則是不動產最為原始的資料，其中主要包含不動產的登記申請以及審核等數據信息。

三、不動產登記檔案電子化管理創新的相關建議

（1）要不斷創新電子檔案的使用方案。從上述分析中可以看出，電子檔案的出現和使用，為人們查詢或者儲存不動產登記檔案資料提供了很大的便利，這從一定程度上提高了不動產登記檔案信息的使用效率，保證了儲存質量。可是，在運行期間，還存在著一些不足，需要我們加以關注和分析。比如電子檔案存在的使用權限問題，有的工作人員在使用電子檔案的時候，通常會對它人資料安全產生影響，對于信息的使用和查詢，沒有制定較為清晰地標準政策，再加上沒有明確的規定時間，查詢內容范圍不明顯，定義不清楚，這些問題的發生都使人們對電子檔案產生了偏見，不愿意使用電子檔案查詢信息。同時，相關的標準不完善，不僅無法保障不動產登記資料的安全性，同時還無法受到法律的保護。因此，在使用電子檔案的時候，要制定健全的標準制度，保證電子檔案在使用期間的安全性。比如，使用電子檔案查詢資料的時候，必須有相應的控制措施，所有的檔案只有在檔案部門同意的情況下，才可以查詢。此外，不可以以其它方式或者利用軟件查詢這些資料，嚴格禁止查詢或者有關人員以不正規形式獲取資料。

（2）檔案管理部門要積極地參與進去。電子檔案和傳統紙質檔案相比較而言，雖然占據很大的優勢，可是，這對電子檔案的管理人員和管理系統提出了更加嚴格的要求，無論是收集的方案信息，還是對其進行整理，都離不開管理人員專業的知識，它能夠在電子檔案系統發生異常現象的時候有效解決問題，保證檔案信息的安全性。

（3）在信息共享方面的創新。最近幾年，隨著計算機技術和互聯網技術的迅速發展，社會逐漸進入了大數據發展方向，這從一定方面上開拓了人們的想象空間。在大數據時代發展背景下，不動產登記檔案必須加強歸檔工作的管理力度，加強監督，保證歸檔工作的質量，同時，使用二維碼等技術來實現不動產登記檔案的自動化管理。

（4）創新電子檔案的法律效應。從法律效力來看，電子檔案管理還不具備完善性，缺少相應的規范。從實際情況來看，電子檔案的查詢和傳閱雖然比較方便，可是其在方便的同時也會受到黑客的攻擊。現階段，隨著互聯網技術的不斷發展，電子檔案信息的儲存空間逐漸增大，因此，可以選擇硬盤存儲方式，以此為查詢檔案信息帶來一定的方便。可是，其在享受便利的基礎上還經常受到病毒的侵害，到現在，我國對于這方面的問題還沒有進行徹底的解決。

（5）創新電子檔案保存方式。待整理完電子檔案之后，資料文件自身的儲存方式會發生一些改變，這一變化明確要求相關部門必須加大監督力度，制定相應的管理體系。電子檔案的儲存，和普通文件不一樣，僅僅儲存在硬盤中便可以了，電子檔案的作用是可以恢復不小心丟失的資料，便于后期查詢。有關工作人員，要在規定時間內，給予備份，及時保存信息，進而保證信息數據的安全性。

四、結語

隨著社會經濟的不斷發展，以往紙質方案介質已經無法滿足新時代發展需求，電子方案是信息時代發展的必然產物，同時也是現代檔案管理工作中不可缺少的一項。因此，對于檔案管理部門而言，要做好設備的檢查和數據的備份工作，使其呈現安全性和完善性。

參考文獻

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（作者單位：茂名市不動產檔案館）