重點工程項目檔案管理現狀與應對策略

摘 要：在工程項目建設的全過程中，檔案管理涉及到多個環節，不僅是共享項目實施的線索，也是項目建設成果的最終反映。本文對重點工程項目的檔案管理現狀進行了闡述，并針對檔案管理的薄弱環節提出了相關建議，以提高工程項目的檔案管理水平。

關鍵詞：重點工程項目；檔案管理；應對策略

一、引言

隨著國家改革的深入推進，大型工程建設項目也越來越多，越來越復雜，建設和運營過程中涉及到的資料類別和數量也隨之增多。過去粗放式的資料管理模式已經不能適應現代大型工程項目對資料管理細致化和復雜化的要求，越來越多的企事業單位意識到這一點，開始探尋有效的途徑來應對重點工程項目的建設實施對檔案管理的高要求，如何采取有效的管理措施來建立和完善檔案管理體系并充分利用好檔案為企業更好的服務，是每一個檔案工作者的職責所在。

二、重點工程項目檔案管理概述

重點工程項目是指對國家或本行政區域國民經濟和社會發展有重大影響的骨干工程。重點工程投資大，工期長，要求高，涉及面廣，參與建設的單位多，是一項龐大的系統工程。重點工程項目檔案是指在重點工程建設全過程中形成的與建設工程各項活動有關的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。重點工程檔案具有如下特點：一是重點工程檔案數量大、種類多、價值高。一般的重點工程包含若干個單項工程，工程龐大，因而形成的檔案數量大、種類多。而重點工程在建設過程中往往采用先進的工藝設備及周密的組織管理，使得檔案具有較高的利用價值，它不僅對工程現階段及將來的管理和利用有重要意義，而且對其他地區興建相同類型的工程，具有很大的參考價值。二是重點工程檔案形成及保管時間長。重點工程建設周期長，因而重點工程檔案形成的周期也長。眾所周知，重點工程是百年大計工程，重點工程檔案需長期保管，這些檔案是重點工程今后使用階段和再建設階段維修、管理的重要依據。

近幾年重點工程建設項目增長很快，與此相對應，重點工程的檔案管理也就顯得尤為重要。檔案管理人員應根據重點工程檔案的特點，直接參與整個工程建設全過程的監督、檢查和指導工作，確保重點工程檔案完整、準確、系統歸檔，做好重點工程檔案的保管和開發利用工作。

三、重點工程項目檔案管理現狀及問題

工程檔案是整個工程項目建設實施過程的真實反映，工程檔案管理質量的好壞，水平的高低直接關系到整個工程的質量好壞和運行效率。隨著大量重點工程項目的建設實施，在具體的檔案管理工作中逐漸暴露出來一些問題，阻礙了工程項目的進程和良好運行，主要有如下幾點：

其一，工程項目檔案管理主動性不夠，完整性不夠，準確性不夠。由于工程項目檔案管理的本身具有滯后性，再加上工程實施過程中突發情況、臨時變動或更改的情況常見，這些都導致檔案管理工作相對被動。工程檔案管理人員對施工流程的不了解、不熟悉、與施工人員脫節更加重了檔案管理的被動性。此外很多施工人員對檔案工作不了解不重視，在施工環節中丟失損耗工程資料的情況也時有發生，最終施工完成上交的資料不夠齊全或者不是最終版本，這些都導致了工程項目檔案管理的完整性和準確性。

其二，工程項目各單位職責權限不清，監督機制不夠。很多大型工程項目涉及到多個承包單位，工程實施單位及人員沒有認真履行對單位檔案的整理和上交工作。在施工各環節中項目單位沒有針對檔案管理工作進行監督的一套機制，使得資料不規范，不準確，不齊全。而檔案管理人員往往不了解工程工藝及施工流程，只負責檔案的后續工作，使得檔案管理工作難以有效推進，不能及時有效地完成資料的整理、匯總和歸檔工作。

四、重點工程項目檔案管理問題的應對策略

（1）建立并完善工程項目檔案管理網絡體系。

檔案管理工作涉及部門人員多，資料類別雜，資料內容多，絕不是幾個人就可以順利完成的，加大人手也只是做重復性的工作。為提高工程項目檔案管理工作效率和工作質量，企業應積極采用現代化的信息網絡技術來協作檔案管理工作。首先進行充分調研，對重點工程項目可能涉及到的各個環節進行分析總結，切身制定出一套符合自身實際情況的檔案管理網絡體系，同時，在不斷的運用過程中與軟件公司及時溝通不斷優化完善整個檔案管理網絡體系。在項目建設初期對各個單位及各個部門人員進行培訓，對具體的操作細則進行說明和指導，確保全體人員按照同一個標準來執行。對于重要核心資料不僅要在檔案網絡體系中留有記錄，同時也要建立紙質檔案進行二次保存。通過檔案管理網絡體系的建立和運用，不僅減少了人力成本，而且使檔案管理工作變被動為主動，通過即時的更新檔案資料，每一項資料在同一時間確保項目所有相關人員看到的都是同一個版本，降低了重復溝通，減少了人為造成的延誤，大大提高了檔案資料的管理效率和管理質量。

（2）建立有效的監督機制，明確相關人員的職責權限。

在工程項目建設初期就要統籌規劃，制定監督機制，針對檔案工作成立相關的監督小組。調選一些既懂工程技術又懂檔案管理的人員進行日常監督，通過項目開工前的專門集中培訓和日常施工環節的有效跟蹤督導，不斷加強工程項目人員的檔案意識。同時將責任與業績掛鉤，對于不按規定執行或不配合檔案管理工作的人員一旦發現給予警告，嚴重者采取相應的懲罰措施。通過將監督機制與責任機制密切結合起來，激發工程項目全體人員的責任心，切實將檔案管理工作落到實處，保障檔案管理工作的順利實施。對于檔案管理部門的工作人員來說，應對每個環節進行嚴格把關，確保檔案的真實性，有序性和規范性，同時不斷磨練檔案管理工作的各項技能，密切關注國家政策形勢和相關法律法規，及時更新業務技能，不斷提高檔案管理工作水平。

五、結語

重點工程項目檔案管理貫穿于項目建設的全過程中并在后續的長期運營過程中起著十分重要的作用。作為檔案管理部門應不斷適應新時代的要求，積極探索有效的管理模式和管理策略，更好地為企業的健康發展服務。

參考文獻

[1]重點工程項目檔案管理的基點思考，胡生龍，《山西檔案》，2003年第5期

[2]重點工程項目檔案管理現狀與對策，陳鳴鳳，《經濟師》，2010年第12期

（作者單位：大唐湘潭發電有限責任公司）