強化基礎建設 加快檔案管理現代化步伐

摘 要：檔案管理實現現代化是檔案事業健康發展的必然趨勢。檔案信息化，建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，加強基礎建設，樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提高。本文從當前檔案管理基礎工作實施中存在的問題出發，淺要論述了加強基礎工作的措施，從而推動檔案管理實現現代化，促進檔案事業的健康發展。

關鍵詞：檔案管理；基礎建設；標準化；規范化

檔案主要記載著人類文明、重要實踐活動、科研成果等各種信息，具有非常高的價值，是推動社會進步與發展的重要動力。隨著社會的發展，檔案信息越來越多，加大了管理者的工作難度。在信息時代，要想保證檔案管理實現現代化，就需要我們在實際工作中加強基礎工作，提高其管理水平，將各種先進的信息技術應用在其中，這樣才能夠達到目的，推動檔案事業的健康發展。

一、檔案管理基礎工作現狀及問題

從當前我國檔案館的實際情況來看，所館藏的檔案信息具有數量多、時間跨度長等特點，并且在對這些檔案進行管理的過程中大多采用封閉式管理方式，即加強檔案的收藏，要求不丟失案卷。但是我們需要注意的是，管理者在對檔案進行管理的過程中，對于每個時期的檔案管理都采用不同的整理質量與整理規格，這就導致其出現各種各樣的問題，其主要體現在以下幾個方面：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容，或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁，很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙，一文一卷；有的五六百頁紙；一類一卷。總之，綜合性檔案館建館時間越長，館藏量越大，存在的問題就越嚴重。

二、加強基礎工作有利于提高檔案管理水平

通過實踐經驗證明，要想在實際工作中提高檔案管理水平，就需要管理者規范自己的行為，采取最科學合理的管理方法對檔案信息進行管理。

1、檔案館藏去粗取精，對檔案信息全面普查

對于館藏信息進行全面復查是實現檔案管理規范化的首要工作。目前，大多數檔案館在對當心信息進行管理的過程中都不會進行清查，知識很多檔案信息繁雜、凌亂，這既不利于管理者的管理，因此我們很有必要對檔案信息進行全面普查，針對于其中已經過期或者無用的文件剔除，這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。

2、案卷重新組合，實現檔案信息管理的規范化

在檔案館內，有大部分案卷過厚，內容相對較為混雜，這就需要管理者對其進行重新組合，將其中聯系緊密的文件組合在一起，而其中若還存在缺少頁碼或者沒有案卷標題的檔案，還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規范化。通過對案卷的重新組合，不僅能夠提高檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用率，有助于檔案信息管理實現現代化與自動化。

3、對案卷統一分類，方便用戶對檔案信息的檢索

在檔案管理工作中，通過計算機技術、網絡技術的應用有利于用戶對檔案信息的檢索，因此再來滿足用戶的需求，管理者在對案卷進行管理的過程中必須要嚴格按照國家現行的相關規定編制一套完善的分類規則，然后嚴格按照這一規則進行分類，并統一檔案信息的分類號，這樣也就有利于檔案管理實現規范化與標準化，達到理想的管理效果。

4、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。

1、分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即：將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

四、結束語

檔案管理事業在發展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設備以及管理理念，一定要保證檔案基礎工作的質量，這樣才能提高檔案館的現代化發展水平。檔案管理人員要重視基礎工作，要保證操作的規范性，對傳統的管理方法進行創新，以及避免出現檔案丟失或者檔案標題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學習，提高專業技術，這樣才能推進檔案管理工作現代化建設。

參考文獻

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（作者單位：山東省成武縣機關事業保險處）