淺論公文語言的特點及寫作的要求

摘 要：公文寫作是一種實用性寫作，它是根據工作的要求，為解決某一問題，辦好某件事情，溝通某種往來，協調某種關系而制發的。公文寫作的語言簡樸準確，有自成一體的語言風格和邏輯方式。掌握公文語言的特點是寫好公文的重要前提，也是使公文具有直接作用于客觀事物的重要保證。

關鍵詞：公文寫作；簡樸；清晰

公文是公務文書的簡稱，是指黨、政、軍等各級機關，社會團體以及企事業單位，在公務活動中，用文字的形式，上通下達，平行商洽，用以完成政治、經濟、軍事、法律、文化等各項任務的一種書面工具。公文是在公務活動中按一定程序和格式形成和使用的表述社會集團意志的文字材料。廣義的公文包括通用公文和專用公文。公文的寫作，特別是通用公文的寫作，與記敘文、說明文、議論文的寫作相比較，有其自身的特點。公文寫作是一種實用寫作，內容上具有明確的實用性。它是根據工作的要求，為解決某一問題，辦好某件事情，溝通某種往來，協調某種關系而制發的。公文實用性的特點要求在寫法上要簡單明了。公文寫作還是一種規范寫作，形式上表現為規范的格式性。公文的寫作按國家規定的、各級機關習慣通用的格式寫作，不能任意創造，不許另搞一套。公文的規范性還體現在語體規范上，公文的語言簡樸準確，有自成一體的語言風格和邏輯方式。掌握公文語言的特點是寫好公文的重要前提，也是使公文具有直接作用于客觀事物的重要保證。

公文語言的首要特點就是簡潔。簡潔就是簡練、干凈、直截了當，寫作時不拖泥帶水，不拐彎抹角，不冗長繁雜。在公文寫作中，簡單、經濟、親切的文字，才是有生命的文字。為了確保簡潔，文章寫完后，正如魯迅所說的“竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜。”即與基本觀點無直接關系的、不是說明觀點所必需的、對方已經知道的、字句重復或累贅的都應大膽地刪除。公文語言簡潔的特點要求我們寫作時首先要力求做到文段字少，多數公文篇幅短小，內容集中單純，所以用語不多。短小精悍、用語精煉、文字簡約、以少概多是公文寫作的原則，寫作時力求用較少的文字表達較多的思想。其次，要少轉引多寫實，公文寫作事出有因，上有政策依據，下有具體事實，寫作時少不了要借用有關文體或重要理論著作的觀點看法，但引用時不能像學術論文那樣旁征博引，要將有關文件、著作的精神變成自己的話來闡述，做到觀點精、內容實。最后，正確使用簡縮語，用好簡縮語也可確保文章的簡潔，如“中共中央”、“十九大”等都是規范的簡縮語。

公文語言的第二個特點是清晰。清晰就是清楚明白，含義單一，理解無疑。公文寫作的用字、造句，必須要清楚明白，不能讓人產生疑問，不能這樣理解也行，那樣理解也可以。特別是對事物的態度要鮮明，是非要清楚，提倡什么，反對什么要十分明朗；不能模棱兩可含糊不清，不能吞吞吐吐態度曖昧，否則必然給那些曲解黨和國家政策、鉆空子的人留下余地和機會。公文語言清晰的特點要求我們寫作時首先必須眉目分明，公文寫作有規范的格式要求，每個格式要素都有固定的位置和寫法，不能標新立異。清晰首先要落實在格式上；其次要求詞句清晰，公文使用的概念的內涵與外延，判斷的肯定與否定，各種詞句含義要準確規范，意思明確，不含糊、無歧義；再次，多用短語句型，公文為了便于理解閱讀，寫作時避免復雜的語句和結構層次，多用短句，少用長句，多用單句，少用復句；最后，要態度鮮明，語言文字是表達思想的工具，如果作者思想不清晰，語言表達必然模糊。所以寫作時肯定什么，宣揚什么，反對什么，批評什么，一定要觀點明確，旗幟鮮明。

公文語言的第三個特點是準確。準確就是精確嚴密，實事求是，反映事物不模糊，表述事物精確得當，準確是公文寫作的基礎。公文的內容有明確的實用性，往往因一字之差、一語之偏，就可能造成很大的影響，引起不應有的紛亂，造成無法挽回的損失。現在社會上公文語言不準確重要的表現是：使用的概念含糊不清、文章中有的內容言過其實。公文的內容和實際工作密切相關，寫作時不能隨手胡來，選詞、用字都應好好推敲，找出最能表達公文思想、含義的詞句。公文語言準確的特點要求我們寫作時首先必須講究邏輯，公文語言的準確性主要是邏輯的問題，公文使用的概念內涵和外延要明確，適用判斷在表示看法時要正確，闡述問題尋求結論應合乎推理規律，否則無法做到準確。比如“鑒于你單位長期虧損的實際情況，同意減免工商稅。”減工商稅和免工商稅是兩個概念，混在一起究竟是減還是免難以理解，這樣的批復也無法兌現。其次，準確還要求寫作時符合語法規律，用詞造句要合乎語法，詞的搭配要科學，復句的運用要嚴密，介詞結構的使用應得體。最后，材料要準確，材料是用來論證文章中的觀點的，材料本身有水分、不可靠，文中的思想觀點就不可能準確，所用的材料必須符合實際，準確無誤。

公文語言的第四個特點是樸實，樸實就是樸素、實在、莊重大方。公文不同于文藝作品，不必也不允許追求想象的瑰麗，情節的奇特，辭藻的華美。寫公文時不用或少用形容詞之類的附加成分，不用或者少用比喻、夸張、渲染、烘托之類的修辭手法，而是實實在在的敘述事實，鋪陳景物、解剖事理。平實質樸的語言應能達到“三易”的要求，即易看、易讀、易懂。所以寫公文時不需要運用“文學筆法”，不必運用描寫、抒情的表現方法，不用深奧孤僻的詞語，力求用人人易懂的普通話詞語。這正如葉圣陶先生曾經說的：公文不一定要好文章，可是必須寫得一清二楚，十分明確，通體通順，讓人可以不折不扣地了解你所說的是什么。”當然，公文追求平實質樸的文風，并不是說不要生動。有些在樸實基礎上所寫作的生動的公文，反而能更好地發揮作用。但是公文語言生動的要求畢竟是第二位的，不能只一味追求生動，而導致華而不實，應首先力求樸實，然后才求生動。公文語言樸實的特點要求我們寫作時，首先必須做到通俗易懂，公文的發文對象很廣，所寫的內容要使人人都能看明白，力求做到雅俗共賞，防止文字晦澀難懂，盡量通俗、大眾化。其次，多用陳述性、說明性的語言，公文是為工作而寫的，因此表述公文內容的文字也應實實在在，不用夸張手段，不追求藻飾著色，多用陳述性、說明性的語言，一切從實際出發，自然評議，水到渠成，切記華而不實、抽象空泛，實實在在、原原本本才是公文語言的本色。

公文寫作的作用與意義，粗略分析有以下幾點：第一，公文寫作是機關干事的基本功。機關干事有三大基本功，即辦事、辦會、辦文。第二，公文寫作是實現自我的重要一環。文字寫作最大的一個好處便是通過寫作，能使你的思維得到整理，原本凌亂的想法在寫作過程中逐漸明晰起來，一些漏洞也得到了暴露和彌補。第三，公文寫作也是整合組織資源的重要手段。公文從起草、修改、定稿、簽發，到接收、貫徹實施，要經過數人之手，每個人都在上面修改一點，完善一點，最后成了集體智慧的結晶。在這一過程中，通過公文的寫作與流轉，使組織資源得到了整合。如果沒有公文，你傳一句話給我，我傳一句話給他，要不了幾個回合，那話的意思就變了。而通過公文的傳遞，不但意思不會變，而且會更完善，意見會更統一。這就是公文的意義所在。俗話說，口說無憑，立據為證。公文還有一個重要作用就是憑據作用。誰說了都不算，有紅頭文件才算數。通過紅頭文件，可以把整個組織的資源都調用起來。

實際上，寫作是一門技藝，是一種本事，學會了沒有人可以拿走。“言而無文，行之不遠。”古人對寫作都十分重視，封建社會取仕都要通過科舉考試，寫作至少是塊敲門磚，沒有寫作能力是不可能進入仕途的。古代的一些官員，本身文章就寫得很好，是文學大家，如我們熟悉的屈原、韓非、曹操、諸葛亮、韓愈、白居易、柳宗元、蘇軾、歐陽修、王安石、范仲淹、紀曉嵐、龔自珍、黃宗羲等等。當代的毛澤東主席，文才武略更勝古人，他寫的文章成為一種典范，至今無人能夠超越。

要想真正掌握，熟練應用文的寫作，光有練習是遠遠不夠的，還需要我們繼續朝著這個方向去練習，去努力，多思考，多實踐，重視寫作基礎理論知識的學習，提高以理論指導寫作的自覺性，減少盲目性。從全局工作著眼，實事求是，用簡約、簡練的語言，寫出滿意的公文。正所謂“活到老，學到老”學無止境，我們要拿出持之以恒的精神，不斷學習，不斷探索。

“蓋文章經國之大業，不朽之盛事”。公文是中華民族光輝燦爛文化的一個重要組成部分，歷史悠久、源遠流長。公文自產生之日起，它的發展經歷了不同的歷史階段，雖然各個階段都有其特色，但始終貫穿的就是公文寫作的規范性。無論是行政管理，還是知識產權、科學技術、企業文化、經營決策，還是公共關系、廣告策劃、社會交往和日常生活等都離不開公文寫作。因此我們應當充分認識到公文寫作的重要意義，認真貫徹落實《國家行政機關公文處理辦法》精神，嚴格按照公文格式規范寫作，多寫多練，寫出合乎體式要求的公文。總之，公文在長期發展的歷史過程中，為了充分發揮它的社會效用，形成了一套獨立的、很有特色的寫作方式、語言特色和思維習慣。這與文學創作、新聞報道、研究性論文的寫作大不相同。只有掌握了公文語言的特點和其寫作的要求，才能寫好有使用價值，真正對工作的開展有益的公務用文。

參考文獻

[1]《黨政機關公文處理工作條例》

[2]《通用寫作》安徽大學出版社 丁樂飛主編 1999年版

[3]《應用文寫作訓練》中國科學技術大學出版社 張耀輝主編 1992年

作者簡介：

夏鈞（1964-），男，漢族，安徽合肥人，安徽大學哲學系講師，研究方向：馬克思主義基本原理。

（作者單位：安徽大學）