檔案管理如何在信息化的今天與時俱進

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案管理信息化也成為了目前所面臨的巨大挑戰。將傳統的紙質版檔案轉變為電子版，這是一項復雜巨大的工程。各個單位利用計算機信息化進行管理的程度漸漸的加重。實現檔案管理信息化的建設也要做到與時俱進，以此來提高檔案信息管理的水平。完善檔案信息化建設的前提是保障數據安全的運行。隨著我國智能化的迅速普及，檔案管理也要順應當下的潮流。不斷地科學化、信息化。本文闡述了檔案管理信息化建設的必要性，以及檔案管理信息化建設中遇到的問題，并提出了解決的策略。

關鍵詞：檔案管理；與時俱進；信息化

檔案是對人員信息以及各項實踐活動的真實記錄。檔案管理系統對整個國家的文獻信息系統至關重要。檔案管理系統是社會系統的基石，它具有真實性和歷史性，能夠為各方面管理提供第一手的資料。既保證了各部門工作的正常運行，又提高了工作質量和工作效率。

一、在檔案管理中信息化建設的重要性

（一）節省了大量的人力和物力

檔案管理的工作比較的繁瑣，內容也比較多。不但要對資料進行收集，還要對資料進行分類整理，方便以后的查找和使用。檔案資料的增多，導致檔案管理員的工作量也不斷的增加。以往的檔案管理工作都是人工完成的，工作人員的工作強度也比較大，檔案的保管工作內容量比較大，而且比較枯燥。在工作過程中，很容易出現錯誤。傳統的檔案保管方式工作效率非常的低，也消耗了大量的人力資源。

以前的資料都是以紙質版的形式存在的，浪費了很多的紙張，存儲所需的空間也比較大，比較容易損壞。在需要資料的時候，查找也比較的麻煩。通過檔案管理信息化的建設，改變了傳統的保存方式，不再需要大量的紙質資料，工作人員也不需要手寫內容，只需要在計算機上保存，不但節約了工作人員的時間，而且節省了保存的空間。檔案資料保存的時候，可以通過圖像、視頻等方式進行保存，豐富了檔案的內容，在檔案保管工作上有跨時代的意義。

（二）提高了檔案的準確性和安全性

1.檔案內容更加準確

通過檔案管理信息化的建設，使檔案的內容更加的準確，數據資料也更加的具體，可以非常直觀的表現出來。檔案資料的積累能夠為企事業單位或單位提供一些參考意見，所以數據的準確性是極其重要的。

2.檔案的安全性也有所提高

檔案一旦丟失或者被損壞，前期的工作就白做了。紙字版檔案比較難以保存，環境的變化對檔案資料的影響很大。例如，發生火災紙質版檔案就會被燒毀，在潮濕的環境下就會出現字跡不清的情況，從而導致安全性大大的降低。檔案信息化管理的建設，可以將檔案做成電子文件很方便的保存，為了安全性的進一步提高，還可以對電子文件進行加密。通過對檔案的備份，也可以提高文件保存的安全性。目前，檔案管理信息化建設的工作還不夠完善，但是比之前已經有了很大的進步。

二、檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理信息的基礎設施比較差

通常的檔案管理部門，檔案室空間都比較的狹小，相關的基礎設施也沒有那么健全。不完善的配套設施對檔案管理的完整性有一定的影響，倘若基礎設施不夠完善，對檔案的安全性也有很重要的影響。

（二）信息化的應用不到位

我們都知道，以往的檔案管理工作都是通過人力來完成的。在工作過程中，有一定的誤差。檔案管理對工作人員有很高的要求，必須要有很高的工作能力和水平，才能實現檔案管理的數字化[1]。目前我國的檔案管理工作人員，對信息檢索的技術應用不是很熟練，導致在錄入信息的時候出現了很多的問題。

（三）信息的安全問題

有些不法分子通過一些網絡病毒，可以成功盜取檔案資料，從而進行非法操作。隨著信息化時代的發展，人們的資料是非常重要的，檔案資料會涉及到企事業單位或個人的利益，如果被別人盜取，將會損失巨大的利益，所以信息的安全問題是非常重要的。

三、檔案管理信息化建設的解決方案

（一）提高相關的配套設施

為了實現檔案管理的信息化建設，需要相關部門在基礎設施上投入一定的資金，只有提高基礎設施的性能，才能保障檔案資料的準確性和安全性。倘若基礎設施不夠完善，就會影響電子檔案管理的準確性。甚至有時會出現檔案信息缺失的情況。

如果配套設施不完善，無論工作人員怎么努力，電子檔案管理工作都沒有辦法做到最好。所以除了自身的主觀因素，客觀因素也是極其重要的。在一定程度上，進行檔案管理工作的時候，工作人員對配套設施有很大的需求，因此配套設施應該進行相應的改善和完善[2]。

（二）提高工作人員對信息化檔案管理的應用

相關的工作人員在檔案管理的工作過程中，應該進行相應的培訓，來提高對信息化檔案管理的應用，在培訓的時候，應該深化工作人員對于檔案管理的認識，讓他們知道檔案管理的重要性。每次學習都應該有學習心得，每學習一段時間都應對所學內容進行考核。這樣做有利于加深工作人員對檔案信息化管理的理解，同時在一定程度上提高了工作人員的業務能力和崗位素質。

檔案信息化建設過程中，對工作人員的專業性有一定的要求，工作人員的專業性技術一定要過硬，這樣有利于檔案信息的錄入。只有對檔案管理信息化建設的認真實行，才能與時俱進，順應信息化時代的發展潮流[3]。在很大程度上，推動信息化建設的進程。

（三）保障信息安全

在如今這個網絡大環境中，檔案信息被別人竊取的后果非常的嚴重。所以我們應該保護相關的信息。

1.聘請高素質的工作人員，編寫相應的軟件防止不法分子盜取信息。還要對網絡環境進行保護，保障信息的安全。

2.檔案保管的相關工作人員應該和所在單位簽訂保密協議，按照規章制度工作，這樣可以防止信息被泄露。

3.企事業單位應該培養高素質的信息技術人才，這樣可以有效的保障信息的安全，防止機密文件泄露出去，有利于檔案信息管理的安全。

四、結束語

總之，檔案管理信息化的建設日益重要，計算機的發展也是迅速的，利用信息技術的優勢來用于檔案管理是很必要的。檔案管理也要與時俱進，順應時代發展的潮流，加快現代化的進程。檔案管理信息化建設工作在開展的過程中，應該從實際情況出發，規范內部的檔案管理制度，做到檔案管理工作有據可依，從而提高工作人員的崗位素質。檔案管理信息化不管在國家黨政機關還是企事業單位，都是非常重要的任務，檔案管理信息化建設必然會取得顯著的效果，這是國家黨政機關和企事業單位在未來發展的過程中明確的方向。

參考文獻

[1]易琛.探究提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].辦公室業務，2017（18）：181.

[2]陳麗君.淺論信息化時代檔案管理人員應具有的素質[J].辦公室業務，2017（11）：139.

[3]于春霞.探討檔案信息化建設及檔案服務工作問題[J].中國管理信息化，2016，19（02）：176.

（作者單位：墨江公路分局）