院校物資采購內(nèi)部控制有效性探討

摘 要：教學物資是院校開展教學活動的物資保障，其采購環(huán)節(jié)是資金流動的一個重要組成部分，也是院校內(nèi)部控制管理體系中的一項重要內(nèi)容。文章通過對院校教學物資采購內(nèi)部控制現(xiàn)狀以及存在問題的分析，提出提升院校教學物資采購內(nèi)部控制有效性的措施，以期促進院校加強教學物資采購管理，保障院校教學物資采購內(nèi)部控制的有效性。

關鍵詞：院校；教學物資采購；內(nèi)部控制

一、引言

教學物資是院校為了開展各項教學活動而采購的教學設備和教學耗材等。近年來，隨著全球科技水平的不斷提高和教育技術的持續(xù)創(chuàng)新，越來越多新型、高端的教育設備和教學耗材投入院校使用，大大提高了院校的教學訓練水平。教學物資采購管理水平的高低不僅關系到院校的教育質(zhì)量和運行成本，還直接影響了院校的運營效率和效果，同時也與學生的教育費用高低相關聯(lián)。

基于院校的教學物資專業(yè)性強、品種繁雜、使用部門多、消耗數(shù)量大，如何加強教學物資的采購管理，提升教學物資采購內(nèi)部控制的有效性，已越來越多地受到院校管理者的關注和重視，也成為當前院校財務管理的主要任務之一。

二、院校教學物資采購內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的問題分析

近年來，隨著教育機構(gòu)財務會計內(nèi)部控制規(guī)定和招標采購相關法律法規(guī)的實施，大部分院校制定了相關的內(nèi)部控制制度，加強對教學物資采購各環(huán)節(jié)的管理，符合招標條件或在集中采購網(wǎng)招標目錄內(nèi)的教學物資基本上實施了集中招標采購；院校內(nèi)部審計制定了相應的審計制度和實施辦法，將物資采購審計列入常規(guī)審計業(yè)務，不同程度地開展了教學物資采購的比價審計，逐步規(guī)范了院校教學物資采購行為，在一定程度上提升了教學物資采購管理的效果，但是個別院校在教學物資采購管理內(nèi)部控制中仍存在一些問題。

（一）物資采購管理制度不健全

一些院校由于管理層對物資采購內(nèi)部控制缺乏了解，不重視院校內(nèi)部控制制度建設，使得教學物資采購管理無章可循；雖然一些院校制定了相關的內(nèi)部控制制度，但缺乏可操作性和針對性，或在制度的具體執(zhí)行過程中不嚴謹、不到位，使得院校僅有的一些制度形同虛設，不僅影響了教學物資采購管理工作正常、有序地開展，也導致物資采購管理崗位分工不清、授權(quán)審批越位，難以保障院校教學物資采購管理內(nèi)部控制的有效性。

（二）采購流程不規(guī)范

目前，院校的大部分科研、教育設備和教學耗材都已列入政府集中招標采購目錄，但由于教育新技術在院系的應用，還有相當一部分特殊的實驗設備和教學耗材尚未列入政府集中招標采購目錄，而由院校自行購買。一些院校由于對教學物資采購計劃的審批、采購方式、出入庫手續(xù)和付款的審批等環(huán)節(jié)缺乏必要的流程控制，采購部門忽視教學物資采購的計劃性，采購的隨意性較大，無計劃或超計劃采購現(xiàn)象時有發(fā)生；個別采購人員和使用科室由于受利益的驅(qū)使，有意化小采購計劃，分散實施采購或采購非標品種的教學物資，規(guī)避集中招標采購的約束和管理，導致院校教學物資采購內(nèi)部控制失效。

（三）內(nèi)部監(jiān)控不到位

大部分院校對教學物資采購缺乏必要的內(nèi)部控制監(jiān)管機制，沒有設立獨立的物資采購監(jiān)督部門對院校教學物資采購活動進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督，院校的教學物資采購任務仍主要依靠藥劑科、設備科直接完成。一些院校的紀檢監(jiān)察部門雖然參與教學物資采購的監(jiān)管工作，但往往只是參加招標會議見證教學物資的招投標過程，而對應該列入招標范圍的采購項目是否履行了招標流程、教學物資采購招標后的合同審簽以及科研耗材使用動態(tài)監(jiān)控等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理卻十分有限。一些院校的內(nèi)部審計部門雖然開展了物資采購審計業(yè)務，但也僅對采購發(fā)票履行簽字手續(xù)，對采購制度和采購流程的執(zhí)行情況監(jiān)管不到位，沒有充分發(fā)揮其在教學物資采購管理中的監(jiān)督作用，無法保證教學物資采購內(nèi)部控制的有效性。

三、提升院校教學物資采購內(nèi)部控制有效性的措施

（一）健全物資采購內(nèi)控制度

健全的物資采購內(nèi)部控制制度并有效實施是提升院校教學物資采購管理內(nèi)部控制有效性的基礎。院校應通過建立健全內(nèi)部控制制度來規(guī)范教學物資采購流程以及標準，并定期對制度運行情況進行考核評價，以保證院校資產(chǎn)的安全完整，有效地防范經(jīng)營風險，使院校的各項經(jīng)營活動處于適時監(jiān)控狀態(tài)，確保教學物資采購活動工作能夠有序、規(guī)范地開展。

1.建立物資采購管理制度和崗位責任制。院校應根據(jù)教學物資管理的特點，建立物資采購管理制度，明確教學物資采購計劃的編制、審批、執(zhí)行，貨款支付，實物驗收入庫、出庫，報廢處置等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制要求；建立物資管理崗位責任制，合理設置采購管理部門的崗位，明確各崗位的職責、權(quán)限，確保教學物資采購環(huán)節(jié)中不相容崗位職務的分離，加強對教學物資采購活動的制約和監(jiān)督；保證教學物資采購得到全程有效的控制。

建立物資采購招標管理制度。應成立院校招標管理委員會和院校招標監(jiān)督委員會，招標管理委員會由院校領導和物資采購主管部門負責人組成，并根據(jù)各職能科室所承擔的采購工作，在招標管理委員會下設科研、教育設備及耗材等采購小組，負責組織實施教學物資的招標采購工作。明確招標管理委員會成員和招標監(jiān)督委員會成員的職責和權(quán)限，并且對教學物資采購的招標方式和監(jiān)控流程作出相應的規(guī)定，加強對教學物資采購招投標工作的管理和監(jiān)督，確保教學物資采購招標活動公開、公平、有效。

（二）設置科學合理的采購管理流程

管理流程是否科學、合理，是提升教學物資采購內(nèi)部控制有效性的關鍵。院校應從教學物資采購計劃的編制與審批、供貨單位的選擇與采購價格確定、采購合同簽訂與執(zhí)行管理、采購數(shù)量的入庫驗收與質(zhì)量確認、采購付款與采購價格審核、實物出庫與使用管理等采購流程進行科學合理的設計，實現(xiàn)教學物資采購規(guī)范化管理。

教學物資采購申請與審批環(huán)節(jié)。采購計劃的申請與審批環(huán)節(jié)是教學物資采購管理內(nèi)部控制的重點。采購部門每月應根據(jù)院校運營和臨床業(yè)務的需要，按照使用部門的需求和倉庫庫存情況提出教學物資采購申請，由物資管理部門匯總編制采購計劃，報主管院領導審批；然后再根據(jù)經(jīng)審批的教學物資采購計劃編制采購方案，采購計劃要明確教學物資的品名、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、質(zhì)量、售后服務等。

供貨商的選擇與采購價格確定環(huán)節(jié)。供貨商的選擇與采購價格確定環(huán)節(jié)是確保院校采購資金得到有效利用、經(jīng)營成本得以合理控制的重要環(huán)節(jié)。采購部門應根據(jù)教學物資采購方案，通過公開招標、競爭性談判或院內(nèi)招標議價等方式來確定供貨商和采購價格。屬于招標采購 范圍內(nèi)或者限額達到招標采購要求的教學物資采購項目，必須依據(jù)政府集中招標管理的相關規(guī)定進行招標采購；對于單臺或批量采購金額達到規(guī)定的金額，但又未列入政府集中招標范圍的教學物資采購項目，應通過競爭性談判或院內(nèi)招標議價等方式，選擇信譽好、質(zhì)量佳的供貨商，確保教學物資采購價格公平、合理。

合同的簽訂與執(zhí)行管理環(huán)節(jié)。采購合同的簽訂與執(zhí)行管理是教學物資采購管理內(nèi)部控制的重要一環(huán)。院校通過訂立書面的采購合同可以防范和規(guī)避教學物資采購風險，維護院校的合法權(quán)益。在確定供貨商和采購價格后，對教學設備和批量的教學物資采購項目，物資采購管理部門應根據(jù)招標文件和雙方達成的產(chǎn)品品種、采購數(shù)量、采購金額、交貨時間、付款方式和質(zhì)保金等條款，以及各自的權(quán)利和義 務與供貨商簽訂采購合同。采購合同在正式簽訂前必須經(jīng)院校財務、審計、紀檢監(jiān)察部門以及院校聘請的法律顧問，對采購合同的合規(guī)性、合法性等內(nèi)容進行聯(lián)合審查，降低采購合 同簽訂的風險。在采購合同簽訂后，要存財務、審計等部門備查，加強對合同執(zhí)行各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理。

實物清點驗收入庫環(huán)節(jié)。實物清點驗收入庫是教學物資采購內(nèi)部控制的關鍵環(huán)節(jié)。院校收到采購的教學物資后，物資采購管理部門應根據(jù)采購合同的約定和隨貨同行聯(lián)，及時組織采購部門、倉庫部門對所采購的教學物資進行清點，檢查產(chǎn)品包裝和規(guī)格外形，辦理驗收入庫手續(xù)，編制“入庫單”，登記“庫存明細賬”。驗收的內(nèi)容包括品名、產(chǎn)地、廠家、規(guī)格型號、參數(shù)、數(shù)量、單價、質(zhì)量、有效期等，確保物資入庫驗收資料齊全，合同約定、隨貨同行聯(lián)和實物一致。

采購貨款結(jié)算環(huán)節(jié)。采購貨款結(jié)算是教學物資采購活動的終端環(huán)節(jié)。采購貨款的支付應由采購部門根據(jù)到貨驗收情況，連同采購發(fā)票、隨貨同行聯(lián)和采購合同等資料填制付款通知書，經(jīng)采購部門負責人、審計科以及院領導審核簽字后送財務科，財務科再根據(jù)院校資金安排、合同約定等辦理采購貨款的支付手續(xù)，確保財務入賬手續(xù)齊全、兌付依據(jù)完備、與合同約定相符。

（三）監(jiān)督制度和流程的有效落實

有效地落實內(nèi)部控制制度和采購流程是提升教學物資采購管理內(nèi)部控制有效性的關鍵，院校通過強化內(nèi)部監(jiān)督管理機制可以保證教學物資采購內(nèi)部控制管理工作的有效實施。內(nèi)部審計、紀檢監(jiān)察部門作為院校教學物資采購的監(jiān)督管理部門，應全程參與內(nèi)部控制制度和流程的制定和執(zhí)行，對教學物資采購活動涉及的各個環(huán)節(jié)實施全程監(jiān)督管理，切實發(fā)揮其內(nèi)部監(jiān)督的職能作用。

紀檢監(jiān)督。紀檢監(jiān)察部門應充分發(fā)揮紀檢監(jiān)察在物資采購管理中的監(jiān)督職能，監(jiān)督院校物資采購部門嚴格執(zhí)行招標管理辦法，全程參與教學物資采購的監(jiān)督。在教學物資采購前要檢查應列入招標范圍的采購項目是否都履行了招標流程；招標文件的制定是否符合招標法的相關要求，是否嚴格地執(zhí)行招標程序；專家的抽取是否符合規(guī)定的程序，投標的企業(yè)是否達到規(guī)定的數(shù)量；投標文件是否密封，采購合同是否與招標文件的要求相符等。同時還要對科研和高值教學耗材的使用情況進行動態(tài)監(jiān)控，確保教學物資采購流程執(zhí)行到位，規(guī)范合理使用，有效地遏制醫(yī)藥購銷領域的不正之風。

內(nèi)部審計。內(nèi)部審計在院校內(nèi)部控制體系中占據(jù)著重要的地位，并在教學物資采購管理中起著不可替代的作用。內(nèi)部審計要重點關注物資采購部門是否有恰當?shù)?職責分工，各不相容崗位職責是否分離，是否建立了采購審批制度，制度的執(zhí)行是否有效，檢查納入招標范圍的品種是否嚴格地執(zhí)行政府集中招標采購，采購的價格是否與中標目錄價格相符；對未納入招標范圍的教學物資采購項目，是否經(jīng)過詢價和議價程序；對批量或大宗的教學物資采購項目是否經(jīng)過招標程序選擇供應商和確定采購價格；采購價格是否與招標或議價確定的價格一致。同時，內(nèi)部審計還要加強對采購合同簽訂和執(zhí)行過程的審計監(jiān)督，審查采購合同的條款是否與招標文件一致，是否符合合同法的相關要求，合同金額是否與中標金額一致；建立臺賬登記采購合同貨款的支付情況，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行。隨著骨科、顱腦外科和心臟介入等高值教學耗材在臨床的使用，內(nèi)部審計應將內(nèi)部控制的觸角延伸，對教學物資使用過程進行監(jiān)控，檢查教學耗材計價是否與物價部門核定的加成率相符、使用數(shù)量是否與收費數(shù)量相符，避免錯收和漏收，確保耗材費用真實、合理。

此外，院校還可以通過問責制的建立，明確教學物資采購部門和人員的管理職責，增強其內(nèi)部控制意識；建立物資采購管理績效考核機制，將管理績效與科室和個人評優(yōu)、評先以及個人晉升相結(jié)合，以此推動院校教學物資采購管理內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行，提升教學物資采購管理內(nèi)部控制的有效性。

四、結(jié)語

綜上所述，健全物資采購內(nèi)部控制制度，規(guī)范教學物資采購的流程，強化制度和流程的執(zhí)行力，是提升院校教學物資采購管理內(nèi)部控制有效性的有效措施。教學物資采購管理內(nèi)部控制是一項復雜而艱巨的工作，院校必須努力創(chuàng)新內(nèi)部控制手段，適時完善內(nèi)部控制制度，才能確保教學物資采購管理內(nèi)部控制有效實施。

參考文獻

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（作者單位：陸軍軍事交通學院鎮(zhèn)江校區(qū)）