提升企業辦公室行政管理質量的重要作用

王偉

摘要：企業自身的行政管理水平影響著企業的發展、決策等多個方面，甚至影響著企業的經營管理。如果要促進企業工作效率的提升，保障行政管理質量符合企業發展的需求這是企業目前最需要考慮的問題。本文通過對辦公室行政管理工作的職能進行論述，以此來探討提高企業行政管理工作質量效率的策略和方法，并針對如何提升行政管理質量水平，提出明確的策略意見。

關鍵詞：行政管理水平;行政管理質量;重要作用

引言

對于每一個企業來說，它在發展過程中的管理水平如何往往體現出了其企業自身的決策協調能力。企業想通過加強行政管理部門的智慧，可以精準的了解其他部門之間的活動明細，可以根據具體的工作內容進行運營的決策，確保企業經營管理工作的發展。辦公室就是作為行政管理工作的主要載體，承擔著重要的行政管理職能。

1.企業辦公室行政管理的具體內容

1.1檔案的管理

檔案的管理是辦公室行政管理中的重要內容，檔案的管理收集可以確保企業目前的生產和經營，辦公室行政管理職能包括對于檔案的收集審核和查驗。管理企業的檔案需要對于企業的檔案類別進行整理，對于不同的檔案類別要歸置到不同的位置上，對于圖文檔案、影像檔案都要進行及時的收集。

1.2文書的管理

文書承擔著企業各個部門職能的基本責任，每個文書的形式內容有所差異，做好文書的收集，并對文書進行分別的存放，對于企業行政管理人員來說至關重要。要精細化的做好對于文書的規整工作，才能有效的提升企業自身發展和管理的效率。

1.3會議的管理

企業召開各項會議需要辦公室的行政管理人員參與其中，要明確會議的流程，及時記錄會議中所提到的意見，同時要注意會議室的上報和審批工作的完成，要做好對于到場成員的統計。行政管理人員需要各司其職，分配好自身的工作，確保企業自身管理的實效性，要采取相應的措施來減少企業的開銷，對于企業的會議時間要進行及時的控制，企業會議的內容要進行按時的記錄。

2.企業辦公室行政管理的作用

2.1辦公室行政管理的策劃作用

加強行政管理工作的落實可以有效的為企業出謀劃策，辦公室行政管理相當于企業的軍師，需要確保企業自身運營管理的有條不紊，行政管理人員要了解各個部門和各個崗位的具體情況。尤其是對于企業基層單位的各個信息要進行及時的收集，收集企業的方案給上級行政管理人員，要結合自己的所見所聞和各部門之間提出來的具體問題策略扮演參謀的角色。行政管理人員要和上級領導的思想相一致，在工作中要確保每一個政策的落實。

2.2辦公室行政管理的輔助作用

企業在發展過程中企業的主體是決策層，行政管理是領導的決策職能落實的催化劑。企業的行政管理的作用可以幫企業的各個職能機構搭建橋梁和扭扣，可以對于信息進行收集，結合當前國家的相關政策和經營管理的改制措施，更好的確保制度的完整性。可以集思廣益整合每一個行政工作人員的具體言論，并提出好的建議，有助于企業的發展。行政管理人員同時也可以加強對于基層人員的深入調查，篩選出具有科學合理的企業經營理念和建設性的策略給企業者使用。除此之外，行政管理人員還可以針對企業所發布的新政策，傳達到每一個部門負責人的手中，并對于決策的落實情況妥善處理。

3提升企業辦公室行政管理質量水平的建議

3.1樹立辦公室行政管理精細化思想

企業在發展過程中企業的辦公室行政管理人員要參與到企業的重要活動的策劃和決策之中，要加強對于日常事務的管理和業務的協調，推進整個企業的發展。為了確保企業的行政管理質量符合企業自身的標準，所以需要在實際工作中將精細化管理的思想納入到每一個部門，精細化的管理思想不僅僅是一種手段，更是一種觀念。這就要求各部門單位加強對于行政管理的重視，如果對于行政管理工作略微忽視，那么就無法傳達精細化管理這一思想。在行政管理工作過程中，要讓行政管理工作的每一個人員明確文檔的管理、會議的安排和對于企業的協調統一流程的落實。要讓企業的辦公室行政管理工作朝向精細化的方向發展，要對于每一個會議流程和文檔的整理嚴格化、程序化的落實。增強行政管理人員的素質，同時有意識的培養行政管理人員自身的責任感，來增強企業的生命力和活力。

3.2完善行政管理的規章制度

企業在發展過程中規章制度是保證企業運營的重要法則，對于企業的辦公室行政管理人員來說也需要一套有律可依，、有章可循的相關行為制度。對于行政管理人員來說要重要的遵守現階段所需要提出來的工作操作流程。辦公室管理工作人員首先要負責對于辦公室的文書進行檔案的整理，要求完全按照公司的規章制度進行整理，保證文件的真實性和價值性，不能為了貪圖私利而銷毀文件資料或存在文件資料造假現象，要為企業的決策提供相應的依據。行政管理是一個長期性系統性和精細化的工作，在具體工作過程中要不斷完善制度，而行政管理人員也要學會總結日常工作中的事務，在各大會議、大小事務決策時，要掌握相關的開會經驗和開會流程，管理審核等多個項目的合理安排，為日后的工作提供借鑒和參考的依據。

3.3提升辦公室行政管理隊伍的素質建設

無論是思想還是制度都需要不斷的嵌入到企業自身的建設中，對于企業來說要不斷的完善行政管理工作的整體素質和工作質量，就需要完善行政工作管理人員的工作能力。即使制度再完善，如果不能提高行政管理工作隊伍的建設的話，就無法提高行政管理工作的質量，因此行政隊伍管理隊伍建設的過程中，要加大對于行政管理部門的建設力度，提升工作人員的整體素質，改掉不良的社會陋習。及時發現行政管理工作中存在的問題，并總結經驗，將每一個行政管理的任務落實到個人，落實責任的明細，確保崗位的分工明確和責任落實，提升行政管理水平。

結束語：

辦公室行政管理工作涉及到企業的各個方面，無論是從思想制度和人員方面都需要不斷的借鑒企業的成功案例，結合企業自身發展情況，完善企業的管理體系，確保企業自身管理的做大做強。

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（作者單位：中海油常州涂料化工研究院有限公司）