如何加強(qiáng)鐵路項(xiàng)目施工單位檔案管理

文/舒明磊

隨著鐵路建設(shè)的快速發(fā)展，鐵路項(xiàng)目檔案數(shù)量隨之增多。面對(duì)目前鐵路項(xiàng)目檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，必須實(shí)施檔案管理與工程施工同步管理，落實(shí)責(zé)任，齊抓共管，確保項(xiàng)目檔案齊全完整準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮項(xiàng)目檔案的價(jià)值作用。

自2007年鐵路第六次大提速以來(lái)，鐵路客運(yùn)發(fā)生了翻天覆地的變化，出現(xiàn)了大量的“高速鐵路、動(dòng)車、客運(yùn)專線”，國(guó)家“十三五”規(guī)劃高速鐵路將覆蓋全國(guó)80%以上的大城市。隨著鐵路項(xiàng)目的增加，項(xiàng)目檔案的數(shù)量也大幅度增長(zhǎng)，在項(xiàng)目檔案管理方面會(huì)出現(xiàn)眾多問(wèn)題。為了更加高效利用檔案，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，為集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)開(kāi)發(fā)、編研等活動(dòng)奠定基礎(chǔ)，更好地為集團(tuán)公司服務(wù)，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理就成為目前的重要任務(wù)。

一、項(xiàng)目檔案現(xiàn)狀

1.檔案原件份數(shù)問(wèn)題

鐵路項(xiàng)目一般工程量大、施工周期長(zhǎng)，一道工序就會(huì)產(chǎn)生大量資料，加之項(xiàng)目技術(shù)人員少，又沒(méi)有專門的資料員，項(xiàng)目技術(shù)人員平時(shí)工作中只填寫一份施工資料，這樣一來(lái)只能保證交給建設(shè)單位的檔案是原件，最后給施工單位留存的資料只能是復(fù)印件。另外，檔案工作和施工不同步，導(dǎo)致資料相對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度滯后。檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史記錄，必須是第一手的原始資料，復(fù)印件無(wú)論從法律角度或者從檔案本身來(lái)講，都不能發(fā)揮其憑證和法律作用。

2.工程竣工資料填寫不規(guī)范

項(xiàng)目管理一般無(wú)專門的資料員，這樣就會(huì)造成責(zé)任落實(shí)不到位，資料丟失、損壞現(xiàn)象屢屢發(fā)生。有些資料需要監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位簽字的地方不完整，有些竣工資料存在隨意涂抹和修改痕跡，甚至有些施工單位為了趕進(jìn)度，造成部分資料積壓或漏簽，以至于出現(xiàn)代簽現(xiàn)象，這樣勢(shì)必造成數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)性，一旦工程出現(xiàn)問(wèn)題，資料不但不能起到參考作用，反而會(huì)帶來(lái)困擾。

3.項(xiàng)目檔案移交滯后

在項(xiàng)目成立之初，建設(shè)方通過(guò)施工合同對(duì)歸檔資料從質(zhì)量、份數(shù)、移交時(shí)間上做了明確規(guī)定，施工單位在給建設(shè)方或運(yùn)營(yíng)單位移交資料時(shí)都比較積極、主動(dòng)。但是等到施工單位給自己公司檔案室移交資料時(shí)相對(duì)較晚，也存在應(yīng)付了事的現(xiàn)狀。項(xiàng)目完工后，大部分人員都已經(jīng)撤場(chǎng)，負(fù)責(zé)竣工資料移交的人員和資金都不足，留守人員的待遇相對(duì)較低，沒(méi)有激勵(lì)機(jī)制，影響了資料員的積極主動(dòng)性，以至于檔案移交滯后。

4.人員問(wèn)題

首先是項(xiàng)目沒(méi)有固定的資料員，管理資料的人員更換頻繁，不能始終如一地跟進(jìn)一個(gè)項(xiàng)目，往往在離開(kāi)工作崗位時(shí)也不能準(zhǔn)確交接工作，另外，項(xiàng)目所屬上級(jí)單位的檔案員多為兼職，不能全身心專一干好檔案工作，到最后也只能是項(xiàng)目交什么資料就收什么資料，完全失去了原有的監(jiān)督、指導(dǎo)業(yè)務(wù)的職能。

二、問(wèn)題分析

造成以上四種現(xiàn)狀的原因，主要有三點(diǎn)原因：

一是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)還不到位，出現(xiàn)“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象。很多項(xiàng)目只注重施工進(jìn)度和工程質(zhì)量，忽視了施工資料的收集，認(rèn)為竣工資料管理就是一項(xiàng)附屬性的工作，只有到了竣工驗(yàn)收的時(shí)候才開(kāi)始突擊補(bǔ)資料，這樣既影響了竣工驗(yàn)收也容易造成竣工資料缺失。

二是項(xiàng)目資料人員的檔案業(yè)務(wù)水平和歸檔意識(shí)參差不齊，加大了檔案質(zhì)量控制的難度，檔案管理責(zé)任落實(shí)不到位，相應(yīng)的約束激勵(lì)政策也不到位。

三是缺乏相應(yīng)的激勵(lì)約束機(jī)制。無(wú)論對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，還是對(duì)檔案相關(guān)人員，都缺乏考核，造成檔案工作主動(dòng)性不強(qiáng)。

三、項(xiàng)目檔案管理思路

1.檔案管理與工程施工同步實(shí)施

將檔案管理融入工程管理的全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的同步實(shí)施：項(xiàng)目初期，集團(tuán)公司應(yīng)以文件形式點(diǎn)對(duì)點(diǎn)地將檔案收集范圍和整理要求的相關(guān)文件發(fā)至項(xiàng)目部，引起項(xiàng)目相關(guān)人員的重視，讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目資料員從開(kāi)工就了解集團(tuán)公司對(duì)檔案的要求，將檔案的收集、整理工作滲透到日常工作中；在施工過(guò)程中，集團(tuán)公司檔案人員可適時(shí)到項(xiàng)目部進(jìn)行指導(dǎo)工作，實(shí)地檢查項(xiàng)目資料的形成、積累和管理工作，對(duì)于不合格的檔案立即整改，將問(wèn)題消除在現(xiàn)場(chǎng)或初始狀態(tài)；在項(xiàng)目竣工時(shí)，項(xiàng)目所屬上級(jí)單位檔案人員應(yīng)參與預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，建立檔案管理成效與項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)考核、乃至與公司招投標(biāo)資格掛鉤，凡是項(xiàng)目檔案管理不規(guī)范、為后期檔案利用不暢、給公司帶來(lái)?yè)p失的單位，應(yīng)予以嚴(yán)肅追責(zé)，可取消一定范圍內(nèi)的投標(biāo)資格。

2．全員參與，逐級(jí)管控

根據(jù)“誰(shuí)形成，誰(shuí)整理”“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，檔案管理不僅僅是項(xiàng)目資料員的個(gè)人工作，也是整個(gè)項(xiàng)目，乃至所屬上級(jí)單位的工作之一。檔案管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，根據(jù)集團(tuán)公司二級(jí)建檔、二級(jí)管理的原則，項(xiàng)目資料員應(yīng)先對(duì)項(xiàng)目檔案按照公司發(fā)文及檔案管理制度組卷，將卷內(nèi)目錄發(fā)至三級(jí)單位檔案員，待檔案員檢查無(wú)誤后，再向二級(jí)單位檔案室報(bào)審，通過(guò)層級(jí)指導(dǎo)、檢查，不僅將檔案工作做細(xì)、做實(shí)，還可以提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

3．落實(shí)責(zé)任，齊抓共管

在項(xiàng)目成立之初，應(yīng)設(shè)立資料室，并配備專門的資料員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目從開(kāi)工到竣工所有資料的管理，這樣既對(duì)全程資料質(zhì)量監(jiān)管，又將歸檔工作化解到日常工作中。同時(shí)，建立工程檔案管理激勵(lì)機(jī)制，將項(xiàng)目檔案整理移交工作納入三方協(xié)議或者內(nèi)部承建協(xié)議中，通過(guò)檔案保證金或項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)抵押金等手段，激勵(lì)項(xiàng)目相關(guān)人員做好歸檔工作。

4．加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)檔案專業(yè)人才

檔案隊(duì)伍建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)，特別是檔案專業(yè)技術(shù)人才與現(xiàn)有需求缺口較大，具有實(shí)際檔案工作經(jīng)驗(yàn)的人員較少。檔案人才除了靠理論知識(shí)學(xué)習(xí)，更多的是來(lái)自于實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，要從實(shí)踐中鍛煉出來(lái)。特別是二級(jí)、三級(jí)公司的檔案管理人員，只有提高了自身的專業(yè)素質(zhì)水平，才能真正落實(shí)監(jiān)督、指導(dǎo)作用。單位應(yīng)定期組織項(xiàng)目資料的相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，熟知竣工資料組卷方面的知識(shí)和流程。

鐵路項(xiàng)目檔案與鐵路施工是相輔相成的，每一次技術(shù)革新、成果創(chuàng)新都是以檔案為基礎(chǔ)，從檔案資料中提取施工技術(shù)創(chuàng)新所需，反之，又為檔案積累奠定基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)，鐵路項(xiàng)目檔案的收集、整理等工作是尤為重要的。