協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)流程

沙東強(qiáng)

摘要 針對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)流程，從定位需求、需求分析、建設(shè)過程與應(yīng)用管理等方面進(jìn)行全面分析。

【關(guān)鍵詞】需求分析 工作流 80/20 原則

協(xié)同辦公，又稱OA，重新定義了辦公理念，由其帶來的辦公自動(dòng)化、電子表單、及時(shí)通迅等概念，不僅提高了辦公的能力，強(qiáng)化了決策的一致性，更可以起到優(yōu)化現(xiàn)有流程制度的作用。

協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)歸屬于軟件工程的范疇，需要按軟件工程的標(biāo)準(zhǔn)流程來實(shí)施，但OA系統(tǒng)實(shí)施的復(fù)雜性是其他信息系統(tǒng)無法比擬的。

近年來基于B/S結(jié)構(gòu)的OA系統(tǒng)曰趨成熟，例如電子簽名、痕跡保留、公文流轉(zhuǎn)、流程跟蹤等模塊已屬于OA系統(tǒng)的標(biāo)配模塊，針對(duì)業(yè)主需求做定制化開發(fā)成為OA系統(tǒng)的未來趨勢(shì)。

筆者全程參與了溫州鐵投集團(tuán)協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)，就建設(shè)過程中的種種體驗(yàn)，談?wù)勛约簩?duì)OA建設(shè)的一些看法。

1 定位需求是OA的基礎(chǔ)

對(duì)于鐵投集團(tuán)用戶來說，建設(shè)OA系統(tǒng)要緊密結(jié)合集團(tuán)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，尤其要從工作中的痛點(diǎn)與難點(diǎn)出發(fā)，明確系統(tǒng)應(yīng)用范圍和涉及工作部門，重點(diǎn)解決工作流程的優(yōu)化和再造。

在明確定位需求后，經(jīng)過一段時(shí)間的內(nèi)部調(diào)研，鐵投集團(tuán)OA系統(tǒng)的具體目標(biāo)也就逐漸清晰起來，主要系統(tǒng)目標(biāo)如下：

（1）搭建統(tǒng)一工作流服務(wù)平臺(tái)，基于工作流平臺(tái)，提供流程的定制及管理，實(shí)現(xiàn)審批流程的優(yōu)化，縮短審批的時(shí)間，提高公司整體的工作效率;

（2）實(shí)現(xiàn)公文處理、行政辦公、移動(dòng)辦公等協(xié)同辦公需求，擺脫時(shí)間和地域限制，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公、分布式辦公和移動(dòng)辦公;

（3）借助OA系統(tǒng)實(shí)施，梳理、固化、優(yōu)化管理流程，輔助提高管理水平，彌補(bǔ)管理支持領(lǐng)域的短板。2需求分析是OA的關(guān)鍵

（l） OA建設(shè)首先從傳統(tǒng)意義上的OA功能開始突破，對(duì)公用部分：公文管理、會(huì)議管理、日用品管理等進(jìn)行充實(shí)，提高無紙化辦公程度。

（2）對(duì)用戶個(gè)性化定制模塊進(jìn)行需求調(diào)研與原型確認(rèn)，例如會(huì)議材料生成、計(jì)劃與任務(wù)管理、食堂管理等需求。

（3）對(duì)需要二次開發(fā)來實(shí)現(xiàn)的功能模塊，如短信接口、新聞推送、內(nèi)部門戶接入等，評(píng)估開發(fā)的可行性與難易程度，合理安排開發(fā)計(jì)劃。

3 重視0A建i殳過程

OA項(xiàng)目的成功離不開科學(xué)的OA建設(shè)過程。根據(jù)OA廠商長(zhǎng)期信息化建設(shè)實(shí)踐總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，確定的鐵投集團(tuán)OA建設(shè)原則如下：

先局部后整體。針對(duì)核心問題，用最小代價(jià)、最短時(shí)間實(shí)現(xiàn)成功上線和功能確認(rèn)，達(dá)成項(xiàng)目階段性成功，為后續(xù)的優(yōu)化、提升、再造建立基礎(chǔ)立足點(diǎn)，取得集團(tuán)內(nèi)的認(rèn)同和支持。

先部署后集成。在應(yīng)用成功上線的前提下，發(fā)掘增值性需求。通過80/20原則的篩選和歸集確認(rèn)核心需求，明確清晰、穩(wěn)定、可行的應(yīng)用邊界。借助成熟的軟件工程分析和CMMI理論和方法，采取通用、高效、穩(wěn)定的技術(shù)方案和手段，實(shí)現(xiàn)高應(yīng)用價(jià)值、高穩(wěn)定性的二次開發(fā)與集成。

先縱向后橫向。根據(jù)組織管理的原則，應(yīng)先建設(shè)公共性規(guī)范，再建設(shè)具有業(yè)務(wù)特色的個(gè)性化規(guī)范。同時(shí)，考慮系統(tǒng)首期部署的范圍和日后模塊推廣的方便性、可復(fù)制性，應(yīng)優(yōu)先完成一個(gè)垂直業(yè)務(wù)體系的部署，再著手進(jìn)行橫向推廣。

先組織后個(gè)人。因協(xié)同辦公系統(tǒng)屬于協(xié)同平臺(tái)應(yīng)用范圍，不但是一個(gè)組織溝通管理的平臺(tái)，更具備了個(gè)人事物處理和組織管理的強(qiáng)大功能。能夠?qū)⒔M織級(jí)的任務(wù)下達(dá)、相關(guān)指令、信息等與跟人工作的日程、計(jì)劃知識(shí)、任務(wù)再分工、項(xiàng)目、部門、團(tuán)隊(duì)等管理緊密結(jié)合。加速組織與外部資源的協(xié)同性，提升組織敏捷應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)變化的能力。

先期關(guān)注建設(shè)以剛性流程為核心的集團(tuán)應(yīng)用，提升關(guān)鍵業(yè)務(wù)的運(yùn)行效率。其次關(guān)注建設(shè)以柔性流程為核心的個(gè)體業(yè)務(wù)模式提升，創(chuàng)造全員基于OA為核心的高效、便捷的全新業(yè)務(wù)模式。

4 0A重建設(shè)更重應(yīng)用管理

OA系統(tǒng)建設(shè)成功與否，不僅僅是在產(chǎn)品技術(shù)方面，更重要的是在應(yīng)用與管理方面。很多集團(tuán)都存在OA系統(tǒng)重建設(shè)輕應(yīng)用管理的現(xiàn)象。而OA系統(tǒng)是應(yīng)用性很強(qiáng)的軟件系統(tǒng)，它不僅實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，更加轉(zhuǎn)變了管理者的意識(shí)和手段。通過OA系統(tǒng)的建設(shè)可以對(duì)集團(tuán)流程進(jìn)行充分梳理，優(yōu)化固有、僵化的流程，再造符合業(yè)務(wù)特色、適度超前的流程，給集團(tuán)注入新的活力。

從實(shí)踐層面來看，筆者認(rèn)為要想讓OA成為一個(gè)組織管理的重要平臺(tái)，真正發(fā)揮作用，必需要考慮長(zhǎng)期發(fā)展機(jī)制。首先需要設(shè)置OA管理員，要求熟悉各個(gè)業(yè)務(wù)部門情況，具備協(xié)調(diào)組織能力。另外隨著應(yīng)用的深化，要設(shè)置的崗位有：部門公文管理員、部門文檔管理員、部門新聞管理員，并結(jié)合監(jiān)察室的監(jiān)督員來配合相關(guān)工作。還要制度化保障，把OA的使用變成制度、使之合法化。最后要增加正向激勵(lì)，我們應(yīng)該去創(chuàng)造更多的獎(jiǎng)勵(lì)，可以征求對(duì)流程的優(yōu)化建議，可以鼓勵(lì)管理建議，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀新聞稿……鼓勵(lì)表彰的過程中，企業(yè)的價(jià)值觀中推崇什么一目了然，文化逐漸成型。

5 0A建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作

任何應(yīng)用系統(tǒng)在推廣使用時(shí)，都不可能是十全十美的。很多人都有一種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這個(gè)OA系統(tǒng)還沒有做到最完善的地步，還不具備使用的條件，一定要等到一個(gè)完美的系統(tǒng)擺在面前才會(huì)使用。如果這樣的話，永遠(yuǎn)發(fā)現(xiàn)不了該系統(tǒng)的不足，始終感覺該系統(tǒng)很陌生。其實(shí)人與系統(tǒng)是需要互相適應(yīng)的，人需要不斷地摸索使用，從而適應(yīng)這種工作方式和使用方法，在使用中發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)的不足，然后根據(jù)用戶的合理性要求，技術(shù)人員不斷地改進(jìn)和完善，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和人的統(tǒng)一。OA系統(tǒng)在最初時(shí)，可能不具備完全運(yùn)行的條件，也許只實(shí)現(xiàn)了部分功能，但是大家一定要看清系統(tǒng)的潛在的價(jià)值，這需要用戶和技術(shù)人員共同的努力。

參考文獻(xiàn)

[1]李云燕，淺談協(xié)同辦公系統(tǒng)在本集團(tuán)公司中的管理應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2012 （18）.