基層事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

王旭陽

摘 要：對于事業(yè)單位而言檔案管理工作是一項具有重要意義的工作，人員檔案、技術(shù)檔案、行政檔案不同的檔案都有著其不同的重要作用。在過往我國的檔案介質(zhì)一直采用的是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案在保存以及使用的過程中存在著諸多不便，例如保存條件要求過高、使用時建檔、歸檔較為繁瑣等問題，使得基層事業(yè)單位的檔案管理工作效率低下并且檔案的質(zhì)量也較差。在這樣的情況下對基層事業(yè)單位的檔案管理進行現(xiàn)代化改革已經(jīng)成為了一項迫在眉睫的任務(wù)，不過對于檔案現(xiàn)代化管理工作起步較晚的我國而言，基層事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化還有這一定的難度。本文將對基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進行分析并且對基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的工作要求進行闡述，并提出實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：基層 事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)代化 有效途徑

我國自古以來就有進行檔案記錄的習慣，在新中國建立之后國家領(lǐng)導(dǎo)人對于檔案工作也相當重視，建立了一套在當時較為有效的檔案管理制度，但是隨著時代的變遷以及現(xiàn)代化科學技術(shù)的進步，原本的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)我國目前對檔案資料的需求，因此對檔案管理模式進行改變從而徹底進入現(xiàn)代化檔案管理時代已經(jīng)成為了我國檔案管理工作的一項重要任務(wù)。近些年我國對現(xiàn)代化檔案管的推廣工作極為重視，并且也制定了相關(guān)的制度但是對于數(shù)量眾多且習慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時代管理方式的基層事業(yè)單位，這種現(xiàn)代化檔案管理制度的出現(xiàn)無疑成為了一種挑戰(zhàn)。 今天筆者就來和大家談一談基層事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化有效途徑的相關(guān)話題。

1 目前基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

我國目前基層事業(yè)單位的檔案介質(zhì)有很大一部分還是紙質(zhì)檔案，這使得其在對檔案進行保管以及應(yīng)用方面存在著諸多的不便以及限制，例如紙質(zhì)檔案難以長期儲存需要較為苛刻的儲存條件且容易被損壞，并且需要占據(jù)較大的面積進行存儲工作，并且在檔案建立、檔案應(yīng)用以及檔案歸檔、檔案分類等諸多方面都較為復(fù)雜困難，使得檔案管理人員的工作量較為巨大。不僅如此，我國大部分基層事業(yè)單位的檔案管理人員對于現(xiàn)代化檔案管理較為陌生，并且不具備相關(guān)的專業(yè)知識。從制度層面來看基層事業(yè)單位檔案管理工作中存在著檔案序號不全、標題欠缺以及組卷差異等諸多問題，這些問題的出現(xiàn)都是由于其檔案管理制度的缺失而引起的，也是由于其始終采用傳統(tǒng)的檔案管理方式而造成的。其次，由于缺乏現(xiàn)代化的檔案管理手段造成大部分基層事業(yè)單位的檔案資料檢索還沿用著人工檢索的方式，這種檢索方式錯誤率較高并且當量地浪費人力影響檔案檢索的效率。除此之外，對于基層事業(yè)單位來說，文件檔案管理是對其未來改革與發(fā)展起到重要作用的工作，能夠幫助基層事業(yè)單位回顧歷史，規(guī)劃未來，有利于事業(yè)單位相關(guān)工作的開展。無論從經(jīng)濟角度講，還是從社會角度講，文件檔案管理工作都能夠為基層事業(yè)單位帶來一定程度的提升。但我國大部分基層事業(yè)單位缺乏有效的檔案利用方式，造成幾乎全部的檔案資料只能被束之高閣，不能被有效地利用，從而使得檔案資料失去了其存在的主要意義。

2 基層事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理的要求

現(xiàn)代化檔案管理主要是指對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改進和更新，使得基層事業(yè)單位的檔案管理工作能夠做到與時俱進，從而可以使用目前社會對于檔案的需求。對于目前的現(xiàn)代化檔案管理而言其對于基層事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理的要求主要有三個方面的內(nèi)容。下面我們來詳細介紹

2.1 實現(xiàn)無紙化檔案管理工作

就傳統(tǒng)而言檔案管理工作所采用的檔案資料載體都是紙張，但是紙張無論從檔案保管的角度來講還是檔案的利用效率角度而言都是存在著較為明顯的弊端的，在這樣的情況下隨著科技的發(fā)展將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案則成為了檔案發(fā)展的必然，這種轉(zhuǎn)換就是無紙化檔案管理的首要要求，即摒棄原本的紙質(zhì)檔案管理模式而是采用更加便于保存以及應(yīng)用的電子檔案管理模式，通過檔案載體的變化而提高檔案的管理效率以及降低檔案的保存難度。

2.2 提高檔案的使用效率

無紙化電子檔案檔案管理模式除了能夠降低保存難度以外其最大的作用就是提高檔案的使用效率。基層事業(yè)單位中的文件檔案管理能夠記錄歷史進程與社會發(fā)展，是一種不可再生的資源獲取方法，檔案管理的市場化發(fā)展能夠激發(fā)社會對文件檔案的保護意識，有利于將文件檔案的作用充分發(fā)揮出來。

2.3 加強管理的數(shù)字化

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展尤其是計算機技術(shù)的發(fā)展，許多原本檔案管理過程中難以解決的問題都得以妥善的解決，因此想要進行現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)就必須加強管理當中的計算機技術(shù)應(yīng)用即加強管理的數(shù)字化，例如采用微縮技術(shù)能夠節(jié)省基層事業(yè)單位檔案管理的成本并且大幅提高檔案儲存的效率，并且延長檔案的保存周期。

3 基層事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理的有效途徑

3.1 構(gòu)建完善的檔案檢索體系

對于現(xiàn)代化檔案管理工作而言想要提高檔案的管理效率第一步就必須構(gòu)建完善的檔案檢索體系，只有檢索體系實現(xiàn)了電子化才能夠發(fā)揮出現(xiàn)代化檔案管理模式的真正優(yōu)勢。對于檔案檢索體系而言目錄是檔案檢索過程中最重要的組成部分，如今的目錄分類已經(jīng)有了專業(yè)的目錄標準化分類軟件，只需要基層事業(yè)單位的檔案管理人員通過計算機軟件對檔案索檢索的目錄進行編制就能夠在以后的電子檔案管理過程中實現(xiàn)自動匯總功能可以在很大程度上節(jié)省檔案檢索所需要花費的時間。

3.2 對檔案庫房進行現(xiàn)代化管理

檔案庫房作為存儲各類檔案的重地可以說對檔案工作而言是極為重要的，因此在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)當中對于檔案庫房進行現(xiàn)代化管理也是必不可少的，隨著監(jiān)控以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展集成事業(yè)單位的檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對文件檔案庫房的實時監(jiān)控，營造更適合檔案存放的環(huán)境，對文件檔案房中的溫度與濕度進行嚴格控制，還能夠有效防火防盜，實現(xiàn)對庫房的標準化、現(xiàn)代化管理。

3.3 強化檔案工作的輔助工作

在基層事業(yè)單位中，檔案工作的流程比較繁瑣，在管理過程中，會產(chǎn)生一些再生的檔案信息，提升了文件檔案的管理難度。如果對這些再生的檔案信息不進行處理則必然會使得檔案管理的工作量劇增給檔案管理人員帶來極大的工作眼里，因此，運用現(xiàn)代化手段強化文件檔案的輔助工作是非常重要的，不僅能夠讓相關(guān)人員的執(zhí)行更加方便，還能夠保證文件檔案信息的實時性。

3.4 加強對基層事業(yè)單位檔案管理人員的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)培訓(xùn)

由于基層事業(yè)單位的檔案管理人員一般都年齡偏大并且對現(xiàn)代化檔案管理所知甚少，因此為了能夠讓現(xiàn)代化檔案管理模式真正植根于基層事業(yè)單位就必須對基層事業(yè)單位的檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容主要是對其計算機的應(yīng)用能力和檔案管理軟件的應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使得基層事業(yè)單位的檔案管理人員能夠在日常的檔案管理工作中熟練使用計算機和相關(guān)軟件，為基層事業(yè)單位的現(xiàn)代化檔案管理模式的推廣奠定堅實基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)可以在最大程度上提高檔案管理的效率以及應(yīng)用頻次，使得檔案資料不再被束之高閣而無法發(fā)揮其應(yīng)有作用。因此，基層事業(yè)單位應(yīng)當對現(xiàn)代化檔案管理引起重視，從而促進基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作。

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