近十年關于基層檔案工作中問題與對策的研究綜述

文·袁愛潔

伴隨著科技的發展與時代的進步，作為記錄基層單位日常工作的關鍵性文獻，基層檔案及與之相關的各項工作也迎來了新的機遇與挑戰，無論是順應潮流做出變革，還是保持現狀再圖漸進，不可否認的一點是基層檔案工作的效果優劣很大程度上決定了其他基層工作開展的順利程度。因此，將當前基層檔案工作中存在的問題及其相應對策進行整理與分析，明確其現實狀況，就成為新時代基層檔案工作開展的必由之路。

在CNKI中對2007-2016年十年間的主題包含“基層檔案”與“問題”或“對策”的相關論文進行檢索，最終得到共558條命中結果。首先通過相關論文的發表年度趨勢圖，可以發現關于基層檔案工作中問題與對策的研究呈現上升趨勢，可以說明近十年中，基層檔案工作的改善受到更多研究者的重視，相關研究在未來會更加具有意義。具體如圖1所示。

接著通過導出這558條命中結果的引文信息，在NoteExpress中進行相應關鍵詞的統計分析，總共包含1289個關鍵詞，對其中39個出現次數10次以上的相對高頻關鍵詞進行提取并排列，可以從中分析出近十年關于基層檔案工作中問題與對策研究的重點著力方向。具體如表1所示。

圖1 近十年關于基層檔案工作中問題與對策研究的年度發展趨勢圖

表1 近十年關于基層檔案工作中問題與對策研究的相對高頻關鍵詞表

通過對表1中關鍵詞的整理分析，能夠得出近十年基層檔案工作中問題與對策研究主要著重于基層檔案本體的管理、基層檔案管理人員的管理與基層檔案數字化建設這三個方面。

一、基層檔案本體的管理

基層檔案本體的管理是整個基層檔案工作中最本質的內容，當前針對基層檔案本體管理中問題與對策的研究主要集中在檔案信息安全、檔案價值鑒定、檔案交接工作及不同類型基層單位應當如何進行檔案本體管理等方面。

在保障檔案信息安全方面，崔海莉[1]認為面對隨大數據時代而來的新技術、新環境和新威脅，在基層檔案管理工作中，尤其應當注意檔案信息管理的安全性，其中包括檔案數據采集和檔案信息管理系統等方面。當前，檔案數據采集的安全問題主要包括目前的檔案信息的收集范圍與形式不恰當、紙質檔案數字化的過程與結果存在隱患，因此應當重新整理檔案信息的收集范圍并避免冗余的產生，在紙質檔案數字化的過程中應當嚴格考察供方資質、遵守相關規范和建立完善的管理制度；檔案信息管理系統的安全與檔案信息的安全息息相關，其安全問題主要包括數據支持平臺和數據計算環境的安全，前者應當致力于監控管理、風險控制和規則遵從等方面，后者應當著重于為不同人群提供不同的展現界面與工具上。

在檔案價值鑒定方面，賈麗麗等[2]從微觀的角度出發，闡述了檔案價值鑒定工作中存在的問題，如需鑒定的檔案數量多而質量偏低、鑒定工作缺少計劃性、鑒定工作觀念保守和理論研究滯后、鑒定原則與鑒定標準混為一談、鑒定程序復雜等，并提出了做好檔案價值鑒定工作的對策，包括加強鑒定理論研究、轉變鑒定觀念、優化檔案館藏、加強法制建設、固定檔案接受進館制度、設立專門的檔案價值鑒定機構等。

在檔案交接工作方面，田鳳菊等[3]認為由于基層檔案管理機構的人員流動現狀，基層檔案的交接工作往往是基層檔案管理工作中非常重要的一部分，但是當前的基層檔案交接工作中存在著檔案交接不及時、檔案交接手續不嚴密、檔案監交工作不嚴格等問題，針對以上問題，提出了將檔案交接納入基層單位的規章制度中、檔案人員離崗離職前認真做好檔案移交準備工作、認真做好檔案監交工作、加強檔案交接中的思想教育工作等對策來解決。

基層檔案工作具有相似性，但同時又具有差異性，具體表現在不同類型的基層單位中。針對企業的檔案工作，劉建華[4]分析了當前企業檔案管理現代化工作中存在的種種不足，包括檔案工作不規范、基層檔案管理不平衡、技術設備沒有物盡其用、對于檔案管理現代化的認識不足、管理人員素質低等，并逐一提出解決方案，如進行系統化的管理、加大資金投入、實現檔案管理思想的現代化、建設德才兼備的檔案管理隊伍等，為企業的檔案管理工作提供了思路。從基層機關的角度出發，劉艷花[5]闡述了當前基層機關中檔案管理工作主要存在的問題包括檔案工作人員意識薄弱、檔案交接工作不完善、經濟投入和創新不足三個方面，并提出相應解決方案，包括強化檔案管理意識、提高檔案管理的科學水平、加強檔案管理隊伍的建設等，對廣大基層機關的檔案管理工作有一定的參考價值。站在高等院校的立場，陳海英認為[6]高校檔案管理中存在的問題包括管理工作不規范、基礎設施落后、管理人員素質有待提高、管理觀念落后等四個方面，并闡述了上述問題產生的原因，并針對問題提出了解決方案，包括提供更強大的組織保障、完善管理體制和工作機制、加強人才隊伍建設、加強信息化建設等。

通過對上述論文的整理，可以發現當前關于基層檔案本體的管理中，各種類型的基層檔案管理機構都在整個檔案管理流程上存在一定程度的問題，但同時也都在提出積極的對策以期解決，最重要的是從制度與意識兩個方面入手，雙管齊下將當前基層檔案本體管理中不合理的現象向合理的方向進行改善。

二、基層檔案管理人員的管理

基層檔案管理人員是宏觀檔案工作中的基本力量，在基層檔案工作中扮演著非常重要的角色，因此對其管理效果的優劣對基層檔案工作的順利開展具有很大的影響。當前，基層檔案管理人員出現的問題主要包括素質方面、心理方面和不穩定性方面。

針對基層檔案管理人員的素質方面，普遍的認識為當前基層檔案管理人員的素質偏低，其中，施朝霞認為[7]政府機關檔案管理人員應當具有的素質包括職業道德、進取精神、服務意識、創新意識等四個方面，并分析了當前政府機關檔案管理人員存在的問題，如創新意識不足、業務素質偏低、運用信息化技術能力不足、單位領導檔案意識不強、專業人才偏少等，并提出了提高檔案管理人員素質的途徑，包括加強思想作風和工作作風建設、加強學習和教育培訓、樹立與時俱進的工作意識和不斷更新創新服務觀念等。陸曉惠認為[8]基層單位檔案管理人員素質偏低的問題主要是由非專業人員進行檔案管理和缺乏對相關人員進行業務培訓兩方面造成的，并針對上述問題提出了相關對策，包括提高領導的認識、重視學習并提高業務素質、提高服務層次與水平等。

針對基層檔案管理人員的心理方面，劉慧芳[9]分析了基層檔案管理人員心理問題的類型及產生的原因，主要包括閉塞、枯燥、焦慮和缺乏存在感等方面，從而提出相應措施以調適，包括構建和發展組織文化以提升組織和職業認同感、提高檔案管理人員的認知水平以克服倦怠情緒、加強業務培訓來克服職業焦慮感等。

針對基層檔案管理人員的不穩定性方面，林白華認為[10]基層檔案管理人員的隊伍沒有達到相對穩定的狀態，檔案工作就無法順利開展，而當前基層檔案管理人員出現的不穩定性通常是由于檔案數量少且工作量小、基層檔案管理人員未對基層檔案工作重視、相關領導與人事部門的檔案法制觀念不強、基層檔案室的勞動條件較差等造成的，因此提出相應的對策，包括加強檔案工作宣傳和提高檔案管理人員待遇、加強檔案管理人員的培訓以提升責任感、實行專業技術職務制度以提高檔案管理人員的榮譽感、改善基層檔案室的工作條件等，以期能夠解決基層檔案管理人員隊伍不穩定的問題。

人員的管理一直以來就是各項有人參與的工作中最為關鍵的一環，基層檔案工作不同于其他工作，因其工作性質而導致對管理人員的要求更為嚴格。目前基層檔案管理人員出現的上述問題，往往是由基層檔案工作的性質引起的，因此，各研究者都提出了具體的對策，努力將整個基層檔案管理人員隊伍的綜合實力提升到新的高度。

三、基層檔案數字化建設

隨著時代的發展，數字化早已滲透進各個傳統領域中，基層檔案工作也不例外。但是，在基層檔案數字化建設的進程中，伴隨著可以大幅提高的工作效率、更加方便地提供利用等優點之外，也不可避免的要面臨各種各樣的挑戰。

就基層檔案數字化建設方面，王佳敏[11]分析了基層檔案管理數字化的意義，并提出當前存在的問題主要包括基層檔案室的檔案數據庫建設能力有限、檔案管理系統與辦公自動化軟件之間無法有效對接、數字化檔案為其當下的管理與利用帶來諸多不便，針對這些問題，提出可以通過逐步建立檔案管理數據庫、實行檔案保管“雙套制（同內容的紙質檔案與電子檔案雙套保存）”、改進檔案信息管理系統、加強數字檔案的安全保護、適時建設本單位檔案數據網等對策解決。黃彩珍[12]認為數字化是新時代基層檔案工作的必由之路，并且存量數字化和增量電子化是當前基層檔案數字化的主要途徑和工作內容，同時提出當前基層檔案數字化的問題主要包括觀念落后、經費缺乏、缺少專業人才與知識、內容較少、標準不夠健全等，因此要更新觀念、增加經費、擴大專業人才隊伍、提升專業知識、以民生為內容進行豐富、健全相關標準、注重數字化安全等。

檔案數字化建設是一項較為專業的工作，而鑒于絕大部分基層檔案管理部門并沒有足夠的技術條件來推動數字化建設，因此往往采取外包的方式來完成。賴相燕認為[13]基層檔案數字化建設可以采取外包的方式完成，但是由于檔案信息的特殊性，在數字化外包的過程中也產生了一些關于安全保密的問題，如外包程度高而監管不到位、安全保密責任知曉率低、制度不健全、人員流動性大而保密意識不強等，因此提出了相應的對策，包括加強教育并提高安全保密意識、執行規章制度并強化安全保密監管、加強技術保障等，以期可以解決外包中安全保密的問題。

作為基層檔案保管機構的基層檔案室，其數字化水平很大程度上會對基層檔案數字化建設的成果造成影響。因此，基層檔案數字化建設不僅包含檔案本體的數字化，同時也包含基層檔案室的數字化。劉華闡述了[14]基層檔案室數字化的意義，又提出了當前基層檔案室數字化中存在的問題，包括計算機硬件與軟件的滯后、檔案收集不全面、檔案管理人員技術能力不足、數字化檔案的安全性不強等，因此提出了相應的對策，如構建合理的基層檔案室管理機制、提升數字化檔案室的軟硬件水平、加強基層數字化檔案資源庫建設等對策以期能夠解決上述問題。

數字化是不可避免的趨勢，而且勢必會對現有基層檔案工作方式造成影響，但如果因噎廢食，基層檔案工作便只會落后于時代。所以通過對上述論文的整理，能夠發現基層檔案數字化建設正在步步為營地進行推進，雖然有主觀和客觀上的問題，但都能提出合理的對策來進行應對。

無論時代如何變化，圍繞著基層檔案工作的優化都不曾停滯。我們應不斷地發現其中問題，并積極提出對策進行改善，只有如此，才能繼續推動基層檔案工作的前進，并保證其他基層工作的順利開展。

● 參考文獻 ●

[1]崔海莉. “大數據”時代檔案信息安全管理新思考[J]. 檔案學研究，2015，（01）:93-96.

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[3]田鳳菊，姜以敏. 基層單位檔案交接工作常見的問題及對策[J]. 黑龍江史志，2008，（13）:37.

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[3]黃彩珍. 論基層檔案數字化建設[J]. 檔案天地，2014，（S1）:84-86.

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[10]林白華. 淺談基層檔案人員隊伍的不穩定性及對策[J]. 中國西部科技（學術），2007，（13）:135-136.

[11]王佳敏. 基層檔案管理數字化面臨的問題及其對策[J]. 檔案，2010，（05）:59-60.

[12]黃彩珍. 論基層檔案數字化建設[J]. 檔案天地，2014，（S1）:84-86.

[13]賴相燕，陳雪. 基層檔案數字化外包安全保密的問題與對策——以浙江省某縣為例[J]. 城建檔案，2016，（02）:16-17.

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