高效續編檔案館指南芻議

靳瀟颯

摘要：檔案館指南是一本全面介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和資料內容，指導利用者查閱利用檔案和資料的工具書，在利用者和館藏檔案之間發揮著重要的紐帶作用。由于館藏檔案數量的不斷增加，檔案館指南也需要根據時代發展而不斷更新。本文以2017年版《西城區檔案館指南》為例，從館藏檔案資源整合、館內全宗排列布局方式、組織機構沿革情況、館藏檔案數據更新等方面入手，探討高效續編檔案館指南的方法和措施。

關鍵詞：檔案館檔案館指南工具書全宗

國家檔案局《檔案館指南編制規范》（DA/T 3—92）中將檔案館指南定義為“全面介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和資料內容，指導利用者查閱利用檔案、資料的工具書”[1]。檔案不應只存于庫房中，其價值應流傳天下，讓世人熟知國情、讀史明智，增強民族自尊心、自信心和自豪感。檔案館指南便成為在社會公眾和館藏檔案之間構筑起高效、穩固橋梁的關鍵，它對于檢驗和促進檔案館業務基礎工作、提高檔案館工作水平、有效為社會主義現代化建設服務起著重要作用[2]。

一、2017年版《西城區檔案館指南》編修情況

西城區位于北京市首都功能核心區，地理位置十分重要，行政區劃幾經變動，檔案館指南也出現數個版本。早在1995年和1996年，原宣武區檔案館和原西城區檔案館便分別結合各自館藏，相繼編撰了《北京市宣武區檔案館指南（1995）》《北京市西城區檔案館指南（1996）》。2005年，原宣武區檔案館又在原版基礎之上再次重修編撰《北京市宣武區檔案館指南（2005）》。2010年7月1日，國務院撤銷北京市西城區和宣武區，設立新的北京市西城區，以原西城區和原宣武區的行政區域作為新西城區的行政區域，原西城區檔案館和原宣武區檔案館在合并后，也相應形成新的西城區檔案館北館及南館。因行政區劃的重大變動，以及檔案實體數量的不斷更新，早年編修的三本檔案館指南已然不能完整反映出合區后西城區檔案館的整體樣貌和七年來的最新發展態勢，重新修訂檔案館指南就變得尤為迫切。

2017版《西城區檔案館指南》（以下簡稱《指南》）在充分借鑒原有三本《檔案利用指南》的基礎上，依據國家檔案局頒布的《檔案館指南編制規范》（DA/T 3—92）和《全宗指南編制規范》（DA/T14—2012），結合館內最新實際情況進行編寫，記錄南北兩館目前館藏檔案情況和資料情況，是一本與時俱進的工具書，為立檔單位及社會各界人士進行檔案資料的檢索查閱提供了極大便利。

二、指南續編過程中所面臨的難題與具體解決措施

與現存前三版指南相比，《指南》所面臨的新情況更為特別，因合區之故，2017年版指南既要將昔日兩區館藏檔案及資料合編至一起，又要考慮合區后的最新態勢，面臨的難題主要集中在以下方面。

（一）全宗介紹的編寫

全宗介紹是《指南》的主體和核心，其編寫的好壞直接關系到《指南》質量的高低[3]，由于各檔案館館藏檔案數目和種類的不同，在具體編寫過程中會遇到諸多問題：南北兩館資源整合問題、全宗編寫排序問題、對撤銷及合并單位全宗的編寫問題。

1.南北兩館資源整合的問題及解決措施

雖然2010年原西城與原宣武便統一合并為新西城區，但由于兩區檔案館館藏檔案數目龐大，新西城區檔案館館址仍在籌備建設之中。截至2017年底，西城區檔案館仍采取南北兩館分立的模式，南館保存原宣武區檔案館館藏檔案及合區后部分進館檔案，北館則保存原西城區檔案館館藏檔案。歷史發展進程的差異導致兩館全宗號與對應立檔單位部門并不完全一致。

西城區特殊的歷史發展產生了特殊的全宗排列方式，導致在續編過程中不能籠統地將南北兩館全宗合并書寫。檔案類名的確定和檔案材料的劃分要有客觀性，應避免隨意性，所以必須按照檔案自然形成的規律，從全宗成分的實際出發，根據不同立檔單位的職能、活動和全宗內檔案成分的特點，科學合理地設置類名，有條理地進行歸類，方能系統、真實、全面地反映立檔單位活動面貌[4]。《指南》結合實際情況，將兩館館藏檔案分列兩章進行書寫，第二章著重介紹北館（原西城區檔案館）概況，第三章著重介紹南館（原宣武區檔案館）概況。為區分原宣武與原西城館藏檔案，每個檔案全宗號數字前都加漢語拼音字母以示區別，XC（“西城”漢語拼音首字母）代表北館（原西城區檔案館）館藏檔案，XW（“宣武”漢語拼音首字母）代表南館（原宣武區檔案館）館藏檔案，便可起到一目了然的效果。

2.全宗編寫排序的問題及解決措施

《檔案館指南編制規范》（DA/T 3—92）中對全宗介紹編寫順序作出如下定義，“依其實際整理、保管的體系為單位，對檔案數量、內容及其特點等分別進行介紹……館藏重要全宗一般要逐個介紹；非重要全宗可將職能、任務、性質相近的組合在一起綜合介紹”[5]。參照編制規范要求，結合編制舊例及其他地區檔案館指南編制辦法，全宗介紹續編主要可采取以下兩種編寫順序：一是按照全宗號的前后順序依次進行編寫；二是根據各立檔單位不同性質和職能先進行相關分類，再進行編寫。

《指南》借鑒2015年版《通州區檔案館指南》以及《紹興市檔案館指南》，但在具體操作過程中發現，按照全宗號順序依次進行編寫弊端較大，不僅會使得整本書結構臃腫、喧賓奪主，同樣也會讓《指南》篇幅龐大、不便利用[6]。因此，《指南》采用的是第二種編寫排序方法，即按照黨群序列（區委、人大、政協、群團組織）、區政府及各委辦局序列、城建城管序列、科教文衛體序列、街道序列、垂直單位序列、國資委序列等全宗群順序進行分類，再在每個類別下按全宗號順序依次進行編寫，最后匯總形成完整的全宗體系。

3.編寫更名、撤銷及合并單位全宗的問題及解決措施

伴隨區情政情的不斷變化、經濟的高速發展及社會各界活動的日益豐富，各立檔單位也發生極大變化。在續編過程中必須用發展的眼光看問題，詳細了解各立檔單位最新發展態勢，尤其是對撤銷及合并單位全宗應及時更新。采用“成立、設立、設置、演變、更改、改為、改組、改隸、隸屬、變更、合并、合署辦公、撤并、撤銷、結束、癱瘓”[7]等詞語用法時，需嚴謹、真實、準確地反映其在各個時期的演變過程。

2017版《指南》在各全宗介紹下都詳細標明了該立檔單位進館檔案的起止時間，例如：中共北京市宣武區委員會（1949～2010）全宗，是指宣武區委檔案的最初形成時間為1949年、進館檔案年份終止時間為2010年。由于西城區行政區劃曾歷經內二區與內四區、西單區與西四區、西城區與宣武區等多次變化，因此各全宗單位的名稱以合并后的現有名稱或撤銷時的名稱為準。歷經多次調整、多次變化名稱的立檔單位，編寫名稱時以館藏檔案截至時的名稱為準、予以在目錄前標識。

在編寫撤銷機關、臨時機構等已經終止的立檔單位，或檔案已經終止向檔案館移交的立檔單位時，應查明其檔案移交終止年度，并在全宗名稱后加“”號標識，并在該全宗介紹前標注“本全宗已終止”字樣。

（二）各類信息的核實與補漏

在續編過程中，對各立檔單位內部機構的設立和變更情況、黨政機關主要領導人和負責人具體任職的情況等各類信息，均參照三本舊有指南，并結合各立檔單位所撰寫的《全宗介紹》、《組織機構沿革》、《大事記》等編研材料進行更新。但囿于建國初期檔案、革命歷史檔案因年代久遠而記錄不準確，加之各立檔單位的檔案室管理人員水平參差不齊，導致在整理和編寫各類編研材料時詳略不一，信息完整性和準確性也不能完全得到保證。歸檔文件材料完整率低以及檔案中缺少記錄、記錄不完善等情況都給《指南》的續編帶來極大挑戰。

當一些歷史問題已無法查證時，具體補救措施包括：從其他關系較為密切的全宗處找尋；參考《組織史》、《黨群志》、《政權志》等較為嚴謹的史志，相互驗證、注明出處；對于一些“兩塊牌子、一套人員”的立檔單位，以及“合署辦公”、“對內對外名稱不同”的單位，更應仔細弄清來龍去脈，理清其歷史上的機構沿革和發展變化[9]。

（三）語言和詞匯的使用

一部高質量的檔案館指南應該是信息內容與外部形式的完整統一[10]，在編寫過程中，除充分熟悉館藏檔案內容、核實信息準確性之外，還應認真錘煉語言詞匯，力求在保證內容真實客觀的基礎上，讓語言詞匯更加通順樸實，體現工具書的目的和功效。

《指南》不同于學術著作和文學創作，其工具書的特性決定了它的語言主要是說明、敘述性的，專業性不能太強，也不能帶有文學色彩。這就要求編纂者在概述時應盡量使用中性詞，用詞要準確、語氣要適當、語言要簡練，不能將個人看法帶入書中，也不能對內容作任何渲染和抒情式描寫[11]。

三、指南續編的經驗

總而言之，《指南》基本完成續編任務，在“檔案館概況”、“館藏檔案介紹”、“館藏資料介紹”幾個方面基本達到“系統、科學、實用”[12]的效果。在此次續編過程中，有如下經驗可與業內同行分享[13]：

1.豐富的館藏檔案資源及科學有效的檔案管理體系是編修一部高質量《檔案館指南》的基石。巧婦難為無米之炊，應當用續編《指南》的方法來促進收集、整理、編目、保管、鑒定、統計等各項基礎工作的進行。只有各項基礎工作健全完備，續編《指南》工作才易于開展。

2《.指南》的關鍵在于對全宗介紹的編寫。全宗介紹是《指南》一書的主體和核心，高水平的全宗介紹是編纂出一本高質量《檔案館指南》的關鍵所在。編寫過程中必須將主要精力投入全宗介紹，在“全宗名稱、全宗號、立檔單位沿革、檔案情況、檔案內容介紹”[14]各方面都應做到準確完整、簡明扼要。

3.須正確處理開放與保密的關系。續編過程中要高度重視保密工作，對部分涉密檔案嚴格把控，謹防在編寫中泄露國家機密。同時也要從實際出發，對于保密期限已滿、可向社會開放的檔案，應堅定不移貫徹《檔案法》各項規定，經檔案館開放鑒定工作小組鑒定后向社會開放，續編版《指南》也應及時更新保密檔案到期開放的內容，做到與時俱進。

4.《指南》編寫須源遠流長。隨著社會發展，館藏檔案和資料的數量也會不斷增加，館藏內容也會隨之更新，各階段的《指南》編寫只能反映當時檔案館館藏檔案和資料的情況。續編《檔案館指南》并非一勞永逸之事，而是一項需要不斷重復和更新的工作。每次續編都應查漏補缺，在尊重原有《指南》的基礎上盡量完善，并留下續編底稿，總結經驗教訓，以供后來續編人員借鑒參考。

注釋與參考文獻：

[1]檔案館指南編制規范（報批稿）[J].檔案工作，1988（9）：1.

[2]張玉榮，陳壯.編制檔案館指南方法的幾點認識[J].四川檔案，2004（5）：37.

[3]羅培.《檔案館指南》中“全宗介紹”編寫瑣談[J].檔案與建設，1989（6）：38.

[4]彭會蘭.編寫《檔案館指南》全宗介紹的幾點體會[J].檔案學研究，1995（2）：41-42.

[5]國家檔案局.中華人民共和國行業標準：檔案館指南編制規范[J].貴州檔案，1996（3）：16-18.

[6]徐玉清，王阿茶，王茂法.編寫《紹興市檔案館指南》的體會[J].浙江檔案工作，1983（8）：16-18.

[7][11]柯黎，孫鐵鷹.瑣談編寫《檔案館指南》體會[J].湖北檔案，1997（6）：24-25.

[8]北京市西城區檔案館編.西城區檔案館指南（2017年版）[M].西城區檔案局（館），2017（12）：2-3.

[9]羅昌俊.當好蘭臺的“架橋人”——編寫《檔案館指南》的經驗與教訓[J].四川檔案，1996（3）：35-37.

[10]翟春宗.淺談《檔案館指南》編寫中的語言詞匯運用[J].湖北檔案，1997（3）：41.

[12]馮玉江.系統、科學、實用——《檔案館指南編制規范》小議[J].湖北檔案，1994（5）：17-18.

[13]司馬實.編纂《檔案館指南》淺議[J].檔案管理，1988（1）：27-29.

[14]翟學超.檔案館指南編制方法的幾點認識[J].檔案學研究，1992（3）：25.

作者單位：北京市西城區檔案局