大數據時代的企業檔案信息化建設

周毅 曲睿婷 韓永輝 莊莉

摘要

在互聯網技術持續完善、多媒體設備日益普及以及數據信息處理平臺不斷升級等因素的共同作用下，企業檔案從紙質資料轉化為電子資料的速度也在逐漸加快。使得企業傳統檔案信息化建設工作中存在的弊端不斷凸顯，很難滿足大數據時代企業生存和發展的需要。文章在參考前人研究結果的基礎上，對大數據時代企業檔案信息建設工作中存在的問題進行了詳細的論述，并根據筆者多年的工作經驗，提出了幾點完善大數據環境下企業檔案信息化建設的建議，以供各位讀者參考。

【關鍵詞】大數據 檔案信息化 實用性 安全性

隨著企業生產經營活動的不斷增多，企業所涉及的檔案資料也會持續增加，而檔案資料作為企業制定正確發展戰略和控制運營風險的主要參考依據，能否對其進行信息化管理，直接決定這我們獲取檔案信息資源的準確性和實用性，因此，完善企業檔案信息化建設，是企業生存與發展的必由之路。例如，如果我們不能從企業所掌握的檔案資料中獲取有價值的信息資源，就很難準確掌握企業發展的機遇和存在的安全隱患，從而降低企業自身的盈利能力和市場競爭能力。此外，由于電子檔案資料是在近幾年才得以廣泛運用的，所以，其信息化建設的標準、途徑以及人才等都還處于形成階段，在很大程度上降低了企業檔案信息的時效性和安全性。因此，研究大數據時代企業電子檔案信息化建設這一課題具有十分重要的意義。

1大數據時代企業檔案信息建設存在的問題

1.1電子檔案信息安全性低

每個企業在生產和運行的過程中，都會產生或多或少的機密檔案，而截止到目前為止，我們依然沒有設計出安全性能較高的電子檔案管理軟件，且電子檔案的傳輸與保存大多是通過第三方軟件加以實現，所以，我們很難全方位的確保企業電子檔案信息的安全。例如，很多企業常常通過QQ、微信、郵箱等平臺傳輸電子文件，所以，一旦企業收發文件的賬號和密碼外泄，就會造成檔案信息泄露的現象。再有就是，很多企業為了獲取同類行業的商業機密，常常會聘請黑客入侵競爭企業的電子文件管理平臺，獲取核心機密，因此，如何提高電子檔案信息的安全性，己成為當前制約電子檔案信息化建設的首要瓶頸，同時也是企業在大數據環境下開展電子檔案信息化建設工作的主要難題。

1.2企業缺乏信息化建設標準

當前，雖然很多企業都紛紛參與到電子檔案信息化建設的潮流中，但是由于此項工作起步較晚、發展速度過快，使得與之相匹配的建設標準還處于探索和形成階段，以至于在使用電子郵件的過程中常常出現電子文件的搜集、編號、查找以及格式等存在不一致的現象，在很大程度上降低了我們使用電子檔案資料的速度和效率。例如，一些企業為了防止文件接收部門修改或編輯電子文件，常常會將文件設置成PDF格式或CAJ格式，而這兩種格式往往都需要使用與之相匹配的閱讀器才能將其正確打開并瀏覽其他內容。也就是說，當我們在接收到PDF格式或CAJ格式的相關資料時，我們還必須要下載PDF閱讀器或CAJ閱讀器才能準確的獲取文件中的信息。

2在大數據時代企業檔案信息建設辦法

2.1增強企業電子檔案信息的安全性

筆者在參考相關研究資料之后，將增強企業電子檔案信息安全性的方法總結為以下幾個方面：首先，通過宣傳教育的方式，不斷向電子郵件收發部門傳遞確保電子文件安全的重要性，使工作人員能夠積極主動的參與到電子文件的保密工作中。其次，將文件收發密碼設置為動態密碼。例如，我們可以將所需電子文件上傳至企業共有的文件儲存平臺，并設置專人管理該平臺，當其他部門需要查閱和使用資料時，必須向管理員申請動態密碼后，直接登錄文件儲存平臺即可。這樣一來不僅有效的減少了文件傳輸過程中的風險，同時還可以防止密碼外泄。再次，凡是涉及企業機密的電子文件，都必須備份，且設置專門的打開密碼，密碼由發件部門與收件部門各保管其中一部分，使用者必須同時經發件部門與收件部門負責人批準后，才能正確的打開電子郵件，從而降低機密文件丟失或泄露的風險。

2.2健全企業檔案信息化的規范標準

建立統一、規范的電子檔案信息化標準，有助于增強電子郵件的安全性、實用性以及客觀性，是我們充分利用電子檔案信息資源的前提和保障，可從以下幾個方面加以完善：

（1）建立統一的電子文件格式、傳輸途徑、儲存平臺。例如，當多個部門同時將電子文件發送至同一部門時，如果存在文件格式、傳輸途徑、儲存平臺等不統一等問題，就會導致收件部門所收文件格式不一致、漏收或重收文件等問題，從而降低其自身的工作質量和工作效率。

（2）建立統一的電子文件編號制度，并制定文件資料收發記錄表，詳細登記企業各部門間的往來電子文件，以便于我們在查找和使用某一電子郵件時，可以對其進行快速、及時、準確的定位。

（3）建立統一的文件收發制度和收發流程，如我們在發送電子文件的過程中，常常會存在著無法判斷收件部門是否已經接收文件的問題，使得我們不得不打電話與收件部門進行確認。但是，如果我們能夠明確要求收件部門在收到文件之后要將信息及時反饋給發件部門，就能有效避免上述問題的出現。

3結束語

從上文所論述的內容中我們不難看出，對大數據時代的企業電子檔案開展信息化建設，具有增強電子文件安全性、客觀性以及實用性等作用，在提高電子檔案信息資源有效利用率、增強企業盈利能力和市場競爭能力等方面都起到了十分重要的作用。但是，受管理人員責任意識不強、電子檔案管理標準不統一以及管理平臺安全性能低等因素的影響，我們在開展企業電子檔案信息化建設工作中依然存在著諸多的問題，身為大數據環境下企業檔案資料管理人員的我們，必須在今后的工作中不斷總結和積累工作經驗，積極完善自身的專業知識和業務水平，才能準確的發現制約電子檔案信息化建設的因素所在，并采取行之有效的措施加以應對，為電子文件信息資源價值和使用價值的提升奠定堅實的基礎。

參考文獻

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