關于基層檔案管理人員與數字化建設的探析

高立梅

摘要：隨著社會現代化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。信息技術的高速發展和推廣應用，使信息產業成為國民經濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產業之一，與此同時信息技術的發展與廣泛應用使檔案數字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機——這就是檔案數字化建設。

關鍵詞：檔案管理，數字化建設，人員建設

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。

我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。

一、首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。

只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分繁瑣，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，只有了解整體情況才敢于投資，那么想要了解整體發展情況的話，恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數字化建設的內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案管理標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案管理標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案管理業務要規范，檔案管理標準要建立健全和真正實施。檔案管理標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案管理標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。

2、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

四、基層檔案管理人員的建設

1、明確檔案管理人員和數字化建設的關聯

檔案管理人員不僅要具有專業的知識儲備，還需要具備良好的政治素養，在信息化進程中，檔案管理人員對于數字化建設有著至關重要的作用，建立檔案管理人員的信息庫就是一個數字化建設的開端，只為人員和人員之間更好的溝通和交流，然后吸納各地方的相應專業人才參加人才交流與培養，繼而推動數字化建設更好的發展。

2、加強檔案管理人員的培養

在數字化建設下創設一套科學、實用的人才培養機制，樹立人人都能成才的觀念。要充分認識檔案事業面臨的新的發展機遇和挑戰，堅持以檔案館事業發展需要和工作實際需求為導向，以提高思想道德素質和創新能力為核心，注重在實踐中培養、造就專業數字化建設人才。

結語

總之，通過對檔案管理人員和數字化建設的培養與建設，把我國信息化建設的程度、國力的強盛以檔案形式充分展現在人民以及國際上。信息化社會的發展對于檔案管理來說是挑戰也是機遇，只有不斷發展和創新，才能真正發揮出檔案對于社會的應用價值。

參考文獻：

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