論檔案管理制度體系建設的增強

張靜

【摘要】隨著社會經濟不斷發展，我國城市現代化建設發展迅速，并在長期的各項發展活動中，積累了大量的檔案資料，尤其進入信息時代之后，檔案管理的檔案信息產生量急劇增加，傳統的檔案管理制度和模式，表現越來越明顯的不適應性和局限性。在這種環境背景下，如何創新傳統的檔案管理制度和模式，按照一定的科學原則和準則，建立完善、系統的檔案管理制度，用于現代檔案管理，是各檔案管理部門和相關人員必須面對和解決的現實問題。筆者即從檔案管理發展現狀入手，就其管理制度體系建設的工作要點，發表幾點看法，以供相關人員參考。

【關鍵詞】檔案管理；管理制度體系；建設；增強

檔案具體是指由各類經濟活動或社會活動產生的具有相應保存價值的數據和歷史記錄，檔案資料中包含過去及現在各類社會活動和經濟活動的開展信息，對于各項事業的未來發展及決策，有著重要的參考和引導作用，科學地檔案管理，可起到提高決策科學性，避免發展錯誤等作用。另一方面，隨著社會經濟不斷發展，檔案資料數量和種類不斷增多，傳統的檔案管理制度和模式，表現出越來越明顯的局限性和不適應性，客觀要求相關部門和人員，樹立現代化的管理理念，創新傳統的檔案管理制度和模式，并相應建立符合我國社會經濟發展需求的檔案管理制度，從而全方位提高檔案管理的科學性和實效性，進一步發揮檔案管理的重要作用。本文即圍繞檔案管理制度體系建設，就其建設改革重點，進行了分析和探討，具體內容如下：

1、檔案管理制度體系建設發展現狀及相關定義分析

知識經濟背景下，檔案管理在社會經濟發展中的重要地位日益突出，檔案管理工作也受到了社會各界的廣泛重視和關注，如何創新傳統的檔案管理制度和模式，針對日益增長的各類檔案信息數據，施以科學、系統的管理，深度挖掘現代檔案信息的內部價值，成為相關部門及檔案管理人員必須面對和解決的現實問題。所謂檔案就是各類經濟活動和社會活動開展過程中產生的真實記錄和相關數據信息，其不僅是過去及現在各類經濟活動和社會活動的真實記錄，同時對于各項事業的未來發展，有著重要的參考和引導作用。

制度具體是指個體參與各項活動所需要遵守的規則和要求，體系則是制度相互制約、補充、監督形成的“集合”，具有鮮明的協調性、整體性、合理性和科學性特征。就檔案管理而言，根據現代檔案管理理念和時代發展需求，構建現代化的檔案管理制度體系，是實現檔案管理現代化建設發展，全方位提高檔案管理科學性和實效性的重要基礎。

另一方面，雖然近幾年檔案管理工作受到了社會各界的廣泛重視和關注，但就檔案管理制度體系建設工作發展現狀來看，其仍存在一定的問題和不足，制約著我國檔案管理工作的進一步健康發展。常見問題包括檔案管理制度建立習慣以業務需求為導向，相對忽略了利益主體的實際需求；檔案制度建設缺乏為社會服務及與時俱進的考慮；檔案制度建設并沒有廣泛吸收各方利益相關主體的建議等等。

2、檔案管理制度體系建設工作要點分析

檔案管理制度體系建設是一項系統、復雜的工作，由于是對傳統制度的創新和改革，故而并不具備現成的制度模板供以“克隆”或“模印”。在這種環境下，相關檔案管理部門和人員必須針對檔案管理制度體系建設，進行科學、系統的規劃，并逐步推進各項制度建設工作，從而保障檔案管理制度體系建設的科學性和合理性。具體來說，檔案管理制度體系建設過程中，相關人員需注意以下幾點內容：

2.1科學認識檔案管理制度體系建設工作的重要性和必要性

考慮到檔案管理制度體系建設的系統性、復雜性要求，以及當前檔案管理制度體系建設面臨的重視程度不足的問題，在檔案管理制度體系建設實踐過程中，各企業、單位管理層必須提高對檔案管理制度體系建設的重視，并在企業、單位內部由上至下形成一種良好的檔案管理氛圍，提高企業、單位上下對于檔案管理工作的重視和認識，從而為后續各項檔案管理制度體系建設工作的開展和落實，創造良好環境和條件。另外，相關企業和單位需將檔案管理工作作為企業管理的重點工作開展，并將檔案管理制度體系建設納入企業管理議事日程，從根本上協調檔案管理與企業戰略發展間的關系，樹立現代化的檔案管理理念，確保各項檔案管理工作的有序進行。

2.2將規范化管理作為工作切入點

檔案管理制度體系作為檔案管理工作的根本指導和準則要求，想要提高檔案管理制度體系建設的科學性和合理性，并以此為基礎規范各項檔案管理工作行為，就需要以規范化管理作為工作切入點，開展各項檔案管理工作制度體系建設工作。具體來說，檔案管理人員需從檔案管理各個環節入手，綜合加強檔案管理的規范性和科學性。同時，檔案管理人員需重點加強對于檔案收集管理的重視，并通過相關法令，突出檔案資料收集的重要地位。另外，檔案管理部門需全面落實檔案管理職責，通過職責到部門和個人的方式，確保各項管理工作的順利開展。

2.3加強檔案管理人員的專業培訓

檔案管理人員作為各項管理工作的執行者和實踐者，其個人業務能力和專業素質水平，直接影響著檔案管理工作的科學性和有效性，并且只有檔案管理人員在檔案資料收集、整理、鑒定、保管、編研和開發利用等管理環節，貫徹落實各項管理制度，才能充分發揮檔案管理制度的實際作用。因此，相關部門必須重視檔案管理人員的專業培訓工作，通過系統、專業的培訓，全方位提高檔案管理人員的業務水平和專業素質。人員培訓需從業務培訓和素質培訓兩個方面同時進行，前者側重于檔案管理專業知識、技能的培訓，尤其是新知識、新技術的提高，以強化檔案管理人員的檔案收集和管理能力；素質培訓則以問題研討會、經驗交流會等形式為主，側重于人員管理意識、責任意識、質量意識的提高，從根本上減少管理檔案管理存在的種種問題，提高檔案管理的工作效率和質量。

結語：

綜上所述，隨著社會經濟不斷發展，相關部門和人員需全面提高對檔案管理制度體系建設的重視，從檔案管理制度體系建設發展現狀入手，通過提高管理重視、加強人員培訓等措施，推動檔案管理制度體系建設工作的有序發展。

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