淺談醫院干部人事檔案管理中存在的問題及對策分析

李娟

[摘要] 醫院干部人事檔案是記載干部不同時期的發展歷程，其不僅能真實、客觀反映干部成長經歷、思想發展等，而且其是醫院選拔、任用人才的重要依據。然而，當前我國許多醫院沒有充分認識到干部人事檔案的重要性，干部人事檔案管理工作仍存在較多缺陷。該研究就當前醫院干部人事檔案管理中存在的問題，從管理意識、檔案內容、借閱流程、從業人員素養、檔案信息開發等方面著手，提出改善干部人事檔案管理質量的有效對策，以期能提高干部人事檔案的開發率、利用率，實現醫院人力資源優化配置。

[關鍵詞] 醫院；干部人事檔案；問題；對策

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）04（c）-0092-02

在醫院的發展中，醫院干部發揮著非常重要的作用，是各項決策得以實施的重要把控人員，因此，醫院干部人事檔案管理工作的有效開展，對于提升醫院管理工作質量有著極大影響。從當前醫院干部人事檔案管理工作的開展情況來看，提升管理人員的專業技能、綜合素質注重先進管理理念和方法的運用，加強檔案使用流程的監控，對于提升醫院干部人事檔案管理水平有著重要作用。因此，在利用各種設備、注重信息化技術水平提升的前提下，醫院必須充分干部人事檔案管理的重要性，及時解決當前存在的各種問題，提高醫院干部人事檔案的有效利用率，才能真正促進醫院更長遠發展。與此同時，注重醫院干部人事檔案的參考價值，增強管理人員的保密意識，充分利用信息化管理系統，才能更好地為醫務工作人員提供幫助，最終推動醫院現代化發展[1]。

1 醫院干部人事檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

許多醫院將醫療工作發展作為主要目標，完全忽視了干部人事檔案管理的作用，普遍認為干部人事檔案管理只是單純存檔，再也不會拿出來翻閱。加之醫院領導在選人用人方面，認為實際表現最為重要，干部人事檔案只是為了應付上級檢查。在這些思想作用下，容易出現檔案信息收集不及時、內容陳舊單一等情況，人事檔案信息管理的人才開發價值完全被忽略。

1.2 檔案內容過于陳舊

受材料“十大類”的影響，醫院干部人事檔案注重干部個人職稱、工資、黨團資料等方面的內容，而反映干部工作能力、管理能力、個人業績特點等方面的內容卻屈指可數，檔案內容普遍存在不全面的問題[2]。部分檔案大量記載了干部歷史材料，而現實材料寥寥無幾。有些材料存在歸檔不及時、歸類不準確等問題，導致檔案材料短缺。此外，部分檔案在格式上還存在一定缺陷，比如檔案用紙規格不一致、目錄書寫不準確等，這些問題都會使案卷質量大打折扣。

1.3 管理模式落后

目前，許多醫院在干部人事檔案管理中仍然采用傳統的管理模式，即由相關職能部門在一定時間內將干部個人材料送至人事檔案室進行保存，這些材料大部分都是文字材料[3-4]。大部分醫院在管理手段方面多采用手工操作，耗時較長、效率低下，而且準確率較低。許多醫院單位尤其是基層醫院沒有啟用電子信息化檔案管理系統，仍然使用傳統紙質文書檔案，檢索查詢資料仍采用手工操作，整體管理水平低下。

1.4 管理人員素質低下

由于大部分醫院沒有給予人事檔案管理應有的重視，不愿意配置專業的檔案管理人員，大都是其他部門人員兼任，或者將其他部門的人員臨時借調到檔案室，頻繁更換，檔案管理隊伍不穩定。這些臨時職工大都缺乏專業知識，檔案管理能力不足。加之沒有積極開展繼續教育，導致檔案管理人員出現知識斷層情況。

1.5 檔案利用不充分

目前，醫院干部人事檔案管理仍然采用傳統“你送我裝、你借我調”的方式，雖然搜集了大量的檔案信息，但是卻不注重信息分析與開發，被動提供檔案信息，主動參與意識嚴重匱乏[5]。且管理人員查閱的內容大都是干部職稱、工資、簡歷等信息，而利用檔案信息挖掘人才、為人事決策提供參考依據的作用根本沒有發揮出來，甚至完全被忽略。

1.6 自動化程度不高

人事檔案管理既要對人事檔案的生成進行管理，又要重視人事檔案的管理，提高檔案信息的利用率。就醫院干部人事檔案管理現狀來看，基本是采用紙質檔案的形式進行管理的，且在檔案的生成、保存和檢索過程中，都沒有充分利用信息技術和計算機技術，使得醫院干部人事檔案管理自動化水平偏低，不利于檔案管理工作的發展。比如，在對干部人事檔案進行管理時，基本只利用計算機制表，再將其打印出來，由人工填寫其中的內容，再利用復印機進行復印、人工立卷，整個管理過程基本是人工操作。人工操作方式不僅工作量和工作強度大，工作效率低，還很容易出現人為錯誤。在出現手工填寫錯誤時，還需要花費大量的時間成本和人力成本，對出錯的內容進行核對、返工，會增加醫院干部人事檔案管理的成本。

2 加強醫院干部人事檔案管理的有效對策

在新醫改不斷深入的形勢下，醫院若想做好干部人事檔案管理工作，就必須要轉變傳統管理觀念及管理方式，積極應用現代化管理手段。其中，具體方法有以下幾點。

2.1 增強檔案管理意識

為了推進醫院管理的科學化進程，國家相關部門頒布了《檔案法》[6]，所以各級醫院應該加強干部人事檔案管理工作的重視程度，并逐步完全本院干部人事檔案管理機制，明確檔案收集的方法及具體內容，使干部人事檔案實現規范化、程序化管理。①嚴格遵照《檔案法》中相關條例實施歸檔、調檔、轉檔等程序；②醫院領導應該給予檔案管理工作宏觀指導，保證檔案信息收集、歸檔、保管、利用等相關環節有條不紊地進行，同時還應妥善解決檔案管理工作中出現的問題；③加強《檔案法》宣傳力度，提高全民檔案意識，使其自覺配合檔案收集工作。

2.2 完善干部人事檔案的內容

①檔案管理機構應該制定健全的人事檔案材料歸檔制度，認真鑒別收集的資料，保證歸檔材料的真實性；②歸檔材料必須要做到準確分類、有序編排、清楚編號、整齊裝訂等；③注重收集反映個人才能的材料，比如個人專業水平、學歷學識水平、繼續教育、相關資格考試等相關信息；④及時將個人工作情況、工作業績、重點工作或重大活動中的表現情況等材料收入檔案內，為相關部門用人選人提供可靠依據。

2.3 規范檔案借閱流程

首先，創建完善的檔案查閱、借用登記制度。如需要查閱干部人事檔案，在借用前必須要填寫《查閱人事檔案審批表》，嚴格按照相關規定辦理審批手續。需要注意的是，檔案一般不能外借，如必須外借，必須要獲得主管領導的批準，并登記相關手續，在規定期限內歸還，且在借閱期間不能將檔案轉借他人。其次，查閱檔案時，必須要嚴格遵照相關保密規定，禁止出現圈劃、涂改、撤換檔案材料等情況，且不得擅自泄露或向外公布檔案信息。再次，利用現代化信息技術，創建檔案信息查閱系統，提高檔案查閱的快捷性。

2.4 提高檔案管理人員專業素養

作為檔案管理人員不僅要加強理論知識學習，樹立為人民服務的意識，不斷提升自身職業素養，同時還必須要加強專業能力建設，積極學習現代化管理方法及計算機操作技術等，自覺參與到檔案信息研究、開發工作中，努力學習網絡知識、計算機知識、電子文件管理知識等。各級醫院應該采用多種手段提高檔案管理人員的業務水平，打造一批思想素質高、業務能力強的檔案管理隊伍。比如，醫院可通過開展不同層次、類型的培訓班，及時更新檔案管理觀念及知識，做到與時俱進，全面提升檔案管理人員的綜合素質[7]。

2.5 加強檔案信息開發力度

近幾年，人事制度改革不斷延伸，相關部門對醫院人事檔案開發提出了更高的要求，要求人事檔案不僅能滿足干部工齡認定、工資制度改革等常規需求，而且還必須能反映干部學識水平和專業特長，發揮選拔人才的作用。為了使人事檔案為人才選拔提供更好的服務，醫院應該創建干部檔案數據庫，及時更新檔案信息，同時保證檔案信息的準確性、實效性，最大限度提高檔案信息的使用效率。

2.6 積極采用信息化管理平臺

采用信息化管理平臺對醫院干部人事檔案進行管理，可實現檔案管理的數字化，提升管理工作的自動化水平。所以，醫院在對干部人事檔案進行管理時，要對現代化的科學技術進行合理的運用。比如，建立干部人事檔案管理平臺，將干部人事檔案整理好，利用掃描儀將檔案掃描進計算機中，通過系統自動對檔案進行檢測。在確定檔案完整、準確后，將其轉化成圖像并對圖像進行自動檢測。在完成所有的質檢工作后，打印封面將檔案裝訂好，通過數據掛接的方式，將干部人事檔案信息轉化成數字信息，轉入到光盤儲存。當需要檢索某位干部的人事信息時，通過管理系統設定的檢索依據，輸入檢索關鍵字詞，就可快速查詢到所信息，并就其調用出來。通過信息化管理平臺，不僅能提高管理效率和準備性，還能降低管理成本，減少不必要的浪費，使醫院干部人事檔案管理更加規范化。與此同時，通過信息化管理平臺進行操作，還能確保信息的連續性和完整性。

3 小結

綜上所述，干部人事檔案管理是組成醫院人事工作的重要部分，真實、完整的干部人事檔案是醫院選拔、任用人才的重要憑據。因此，各級醫院必須要給予干部人事檔案管理工作應有的重視，結合醫院實際情況，采取多種手段，逐步完善干部人事檔案管理制度、方式等，提高醫院人事管理水平。

[參考文獻]

[1] 莫海英.醫院干部人事檔案管理中存在的問題及建議[J].廣東科技，2012，21（21）：25-26.

[2] 朱坤.新環境下醫院干部人事檔案管理的強化措施分析[J].辦公室業務，2014，23（19）：194.

[3] 胡代英.淺議如何加強醫院干部人事檔案管理[J].投資與創業，2012，6（9）：71.

[4] 倪詠梅，何劍.醫院干部人事檔案管理問題與對策[J].繼續醫學教育，2014，6（5）：121-123.

[5] 陳雷.關于醫院人事檔案管理工作的分析與思考[J].黑龍江史志，2014，30（13）：145.

[6] 冉彥.醫院干部人事檔案管理問題與對策研究[J].醫學信息，2016，29（12）：23-24.

[7] 朱月恒.淺談目前醫院人事檔案管理存在的弊端及其改革的措施[J].辦公室業務，2014，23（7）：88-89.

（收稿日期：2018-01-31）