信息化時代下圖書館檔案管理工作思考

代宏

[摘要] 信息化時代已經到來，信息化、數字化也成為了圖書館發展的主要方向，檔案管理作為圖書館重要的工作內容之一，也需要對其加強信息化、數字化建設。該文主要以高校圖書館的角度出發，分析檔案管理工作信息化建設的現狀及其主要內容，最重要的是要分析出如何才能夠做好檔案管理工作，在此基礎之上為加強其信息化建設提出一些建議，希望能夠為圖書館檔案管理工作的發展帶來有效的幫助，使得圖書館檔案能夠發揮出最大的用處。

[關鍵詞] 信息化；圖書館；檔案管理

[中圖分類號] R1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）04（c）-0155-02

檔案中記錄著圖書館的實際運營情況以及多年的發展狀況，是圖書館最為重要的一部分內容，因此加強圖書館檔案管理工作也是具有非常重要的意義的。尤其是信息化時代的到來，該項工作需要切實加強信息化建設才能夠滿足時代發展的要求，發揮其應當具有的作用。為此該文對信息化時代下的高校圖書館檔案管理工作進行思考，分析其發展現狀以及加強信息化建設的一些方法，為相關人員開展工作提供參考意見。

1 高校圖書館檔案管理工作的簡單介紹

1.1 高校圖書館檔案管理工作的內容

高校圖書館檔案管理工作的內容主要包括對檔案進行收集和整理、歸類和保存以及使用3個方面，看似非常簡單的工作，但是實際做起來卻是非常復雜的，需要檔案管理人員付出很大的精力并且具備足夠的細心和耐心程度。接下來詳細介紹一下各項工作內容，首先是對檔案進行收集和整理，檔案管理人員需要對圖書館內工作的所有工作人員的身份情況以及職位狀況等多方面內容進行詳細的調查，整理成檔案，除此之外還包括各種書籍的購買、借出以及放置位置等多項內容進行收集和整理，總而言之，檔案中需包括與圖書館有關的全部情況。歸類和保存是指將所有的檔案按照一定的類型進行分類，這樣有利于在使用時能夠快速查找，保存是為了保證檔案的完整性，這項工作是至關重要的，在保存過程中檔案管理人員需要注意的問題比較多。對于電子版的檔案來說需要加強安全性管理，盡量使用加密軟件，而對于紙質版的檔案來說，就需要注意防潮防火，應當放到專門的存放柜中。以上所做的所有工作實際上都是為了能夠更好地使用，所以使用才是最關鍵的工作內容，完整的檔案能夠體現出高校圖書館的現狀及發展狀況，為圖書館的繼續發展提供相應的參考依據，具有非常重要的意義。

1.2 高校圖書館檔案管理工作的重要意義

現如今之所以十分重視信息化時代下高校圖書館檔案管理工作，就是因為該項工作具有非常重要的意義，對于高校圖書館的建設及發展來說都是至關重要的，而圖書館又是高校的重要組成部分，為學生提供各種學習資料以及自主學習的環境，所以接下來將對信息化時代下高校圖書館檔案管理工作的重要意義進行相應的分析及介紹。圖書館檔案管理工作非常復雜，任務量很重，之前一直是靠檔案管理人員進行人工整理、歸類，所以很容易出現失誤，稍有不慎就可能導致檔案出現錯誤。而信息化時代下的高校圖書館采用各種先進的技術設備，基本上所有的工作內容都能夠由計算機完成，這樣能夠大大提高工作的準確率，而且工作效率有很大程度上的提升，減輕了檔案管理人員的工作壓力。而且建立電子檔案能夠方便實現信息共享，只需要通過遠程數據傳輸就能夠彼此之間共享消息，而不是像紙質版檔案那樣耗時耗力。建立電子檔案還有利于使用者快速查找所需要的檔案內容，只需要輸入相關的詞匯進行搜索即可得到想要的檔案，極大地方便了檔案的使用。檔案管理工作的主要作用就是為使用者開展相關工作提供一定的參考意見，所以快速找到所需檔案資料是非常重要的，無疑信息化發展達到了這一目的。

1.3 圖書館檔案管理信息化建設的必要性

現如今各高校圖書館都十分重視檔案管理工作的信息化建設，是因為這是具有必要性的，而且在很多方面都能夠顯示出信息化建設的必要性。眾所周知，傳統的檔案大多都是以紙質版形式存在的，所以在放置和保存上都比較麻煩，需要占用大量的空間，尤其是隨著圖書館的運營時間的延長，檔案資料的數量也在急劇增多，也就需要有更多的空間來存放這些資料，所以為圖書館內各房間的分配使用造成了巨大的壓力。而進行信息化建設就能夠有效改善這一狀況，檔案以數據形式進行存檔，只需要一臺電腦就能夠輕松儲存所有的檔案資料，無需占用巨大的空間。而且紙質版檔案還存在一個嚴重的弊病，那就是查找起來不方便，在使用過程中容易被損壞，基于各種不利原因，大部分檔案都是被收藏起來，很少使用，這就使檔案管理工作失去了意義。對其進行信息化建設就不需要考慮檔案在使用過程中是否會被損壞，而且查找起來也非常方便，正是因為便于使用，才會有更多的人想去使用它，因此能夠創造便捷的使用條件也是圖書館檔案管理信息化建設的必要性之一。綜合來看，信息化建設在檔案管理工作上確實是起到了非常重要的作用，這是信息化時代給人們帶來的巨大福音，人們還需抓住這次機會，努力完善檔案管理的建設工作。

2 加強高校圖書館檔案管理工作信息化建設的有關內容

2.1 加強檔案管理數字化建設

信息化時代下需要加強檔案管理的數字化建設，因此應當主要從以下幾個方面做起。首先需要更新檔案管理理念，檔案管理員不能局限于傳統的管理方式，而是應當時刻關注社會的發展狀況，不斷學習新形勢下的管理理念，在管理理念、管理方式、管理內容上做到與時俱進，這樣才有利于加強檔案管理的數字化建設，使其符合信息化時代下的發展要求。更新檔案管理理念可以通過多種方式進行學習，圖書館就是一個有利于學習新知識的大環境，各種書籍能夠方便圖書管理員及時掌握各種先進的管理經驗，了解檔案管理工作的發展狀況。還可以通過發達的網絡環境學習檔案管理知識，網絡上有很多與此相關的視頻和文字資料都能夠為檔案管理員學習管理知識帶來一定的幫助。另外，圖書館自身也可以通過舉辦講座、培訓等方式宣傳新的管理理念，整體做到與時俱進。除了更新管理理念之外，在管理方式以及管理內容上也需要做出相應的改變，加強數字化建設無疑需要依靠先進的計算機技術，這也是信息化時代的顯著特征及優勢，將計算機技術應用到檔案管理工作中能夠創造更加便捷的工作條件，為用戶提供多種使用方式，接下來將詳細介紹這部分內容。傳統的檔案多是以紙質版文字、錄音、視頻資料等方式進行存檔，當使用時需要花費大量的時間進行查找，而且也在很大程度上阻礙了資源共享，所以利用網絡技術能夠將檔案以電子版文字、圖像等方式記錄下來，將其壓縮后分享到平臺上，以供用戶下載和查閱，極大地方便了用戶的使用過程，具有非常顯著的作用。

2.2 明確分配檔案管理人員的工作任務

圖書館檔案信息化管理是一種需要檔案管理人員和信息化設備相關結合的管理方式，對于檔案管理人員的要求是非常高的，因為檔案管理人員在此過程中具有非常重要的作用和不同的工作內容，所以需要為其明確分配工作任務，以確保整體的工作質量。主要工作內容分為3個部分，分別是數據錄入、信息處理和使用以及對信息化設備進行維修3個方面，對于工作人員也有不同的要求，以下內容將分別對這3個部分內容進行介紹。①數據錄入，這一工作任務對于工作人員的專業水平有一定的要求，因為漢字具有其獨特的性質，在理解方面存在一定的難度，而進行信息化管理又要求部分檔案以數據形式進行錄入，這就要求工作人員具備很強的理解能力和錄入數據的基本操作技能。②信息處理和使用，這部分工作內容是最為重要的，是工作人員與信息化設備直接結合的一部分，工作人員需要對所有信息化設備具有充分的了解，包括其工作原理、工作性能和使用方式，具備熟練的操作技能，這樣才能夠確保該過程的準確性。③對設備進行維修，這項工作內容看上去不是檔案管理工作的重要任務，但是實際上卻會對檔案管理工作的質量和效率造成非常嚴重的影響，為了確保工作效率，必須保障各種信息化設備的運行，對其出現的故障及時進行維修并更換落后的和不能使用的設備，這是設備維修人員的主要工作任務。所以除了要求維修人員具備專業的維修技能之外，還需要其具備認真的工作態度和高度的責任心，定期對各種信息化設備進行仔細檢查，及時發現故障，能夠在有效延長設備的使用壽命，降低檔案管理工作所投入的運行成本，所以這項工作內容也是不容忽視的。通過以上內容的介紹，可以了解到檔案管理工作的信息化建設還需要對工作人員提出更高的要求，明確分配工作任務，這是整體工作質量得到保障的前提條件。

2.3 加強對檔案管理信息化建設安全問題的重視

信息化建設為圖書館檔案管理工作的發展帶來了巨大的幫助，所以現如今相關部門都在高度重視這項工作，但是有個問題是絕對不能夠忽視的，那就是網絡安全問題。檔案的數字化使其在使用過程中出現了比較大的安全隱患，因為現如今依然存在網絡環境不夠安全這一情況，檔案資料容易遭到破壞和盜取，所以加強檔案管理信息化建設還需要提高對其安全問題的重視程度，加強網絡安全管理，可以通過加訪問密碼、進行實名制訪問、數字簽名等方式來提高訪問的安全性，這是圖書館方面需要做到的。然而網絡這個大環境要想進行有效的安全保證，還是需要整個社會重視，僅靠一部分人是無法做到的，所以還需提高全民素質以及網絡安全意識，大家共同營造一個安全的網絡環境。

3 結語

綜上所述，信息化時代的到來為高校圖書館檔案管理工作的發展創造了非常便捷的工作條件，對其向前發展起到了有效的促進作用，所以加強信息化建設成為了該項工作一個主要的發展方向和工作內容，需要相關人員及部門共同努力進而達到這一目的。為此該文主要介紹了檔案管理工作的一些基本內容及其加強信息化建設需要注意的一些問題，希望能夠為相關人員開展此方面的研究工作帶來有效的幫助，使得圖書館檔案管理發揮其巨大的作用。

[參考文獻]

[1] 劉彥.信息化時代下圖書館檔案管理工作創新[J].中國管理信息化，2013（12）：85-86.

[2] 趙振武.信息化時代下圖書館檔案管理工作問題研究[J].辦公室業務，2014（12S）：136.

（收稿日期：2018-01-23）