淺談新形勢下檔案管理信息化建設

賈秀平

【摘要】企業檔案管理隨著社會經濟的快速發展在逐步轉變，它作為企業重要的信息載體，記錄著企業生產經營和發展過程中大量的數據，具有十分重要的社會功能性，對企業的工作開展、市場定位和營銷管理意義重大。做好企業檔案管理工作，充分發揮其應有價值，為新時期企業的生存和發展提供有效、優質的服務，是每一個檔案管理工作人員應盡的義務。本文從檔案管理實現信息化的重要性著手，分析新時期企業檔案管理存在的問題，并闡述了相應的具體對策。

【關鍵詞】企業檔案；問題；管理對策

企業中的檔案管理是一個綜合性的過程，要從現狀入手，滿足實際要求。在后續管理階段，需要做好整體調控工作，節約成本，提高工作效率和經濟效率。

一、人事檔案管理信息化建設的重要性

（一）干部人事管理的需要

干部人事檔案對優秀干部的考察、識別、培養、任用可以提供重要的依據，同時對加強干部隊伍建設，促進工作的監察、黨政管理具有重要的意義。進行干部人事檔案信息化可以提供人員數據庫服務，對干部人事的個人履歷表、人員基本信息、干部職位變動等相關資料能夠快速地查詢，使領導和相關部門對干部隊伍的整體情況進行整體的把握和掌控。

（二）流動人員人事管理的需要

隨著流動人員人事檔案逐年遞增，流動人員人事檔案管理信息化的建設尤其重要。檔案管理的信息化極大方便了工作人員和服務對象，降低了工作量，提升了服務效率。比如應用系統智能分配方法來管理庫房，使得人事檔案出入庫更加簡便、快捷、高效和準確，讓庫房管理工作變得更加簡單，庫房空間利用更加充分合理。通過檔案信息化可實現檔案系統與互聯網數據的實時同步。同時，還可以通過掃二維碼查詢網絡數據，具備防偽驗證功能。

（三）人事信息的利用率得到了提高

傳統的人事檔案管理，對檔案的查詢工作比較費時費力，同時其準確度也較低，存在人事部門對檔案更新不及時的情況，例如有些人員已經離職，卻沒有及時對其資料進行處理等。在進行人事檔案信息化建設中，可以通過計算機對人事檔案進行管理，提高檔案工作的工作效率，信息化建設可以直接對檔案信息資源進行分類、分析、提取，和傳統的檔案管理相對比，更容易保存、查詢、修改，提升了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本。

二、企業重點建設項目檔案管理中存在的問題

（一）企業不具備檔案意識

大多數企業在進行重點項目建設時，過于注重項目為自身帶來的經濟利益與工程的施工進度，沒有將重點建設項目檔案擺在重要位置，不具備檔案意識，不了解重點建設項目檔案對于企業的重要意義，沒有針對重點建設項目檔案管理設置相應的管理制度。管理制度的缺乏導致檔案管理人員缺乏檔案意識，不了解自身工作的重要性，沒有為重點建設項目檔案管理做好準備，很多工作無法正常進行。各類檔案制作不及時，很多檔案內容不完整，檔案內容以文字作為主體，其中缺乏圖像資料，對企業重點建設項目檔案管理帶來不良影響。

（二）缺乏統籌規劃

企業檔案管理信息化建設應該是一個系統科學的過程，需要建立在宏觀指導、統籌規劃的基礎上。目前，一些企業過于追求所謂的信息化建設目標，沒有對企業當前檔案管理中的具體問題進行具體分析，存在盲目建設的現象，不僅影響了檔案管理信息化建設水平的提高，在一定層面上也影響了企業信息化管理資源的統籌與整合。還有的企業沒有從長遠的角度對檔案管理工作進行系統的規劃，在檔案管理的具體實施過程當中存在著中心工作不突出，管理效率較低的現象。這些現象都從側面顯示出企業在檔案管理的信息化建設方面還有著很長的一段路要走。

（三）檔案管理方法落后

據筆者了解，受傳統檔案管理方式的影響，我國很多企業的檔案管理工作方法仍停留在手工操作階段，這已經遠遠滿足不了新時期企業發展的需要。比如在有些檔案主題中，還存在多種資料、多個部門混亂不清的現象，在移交整體檔案資料時會有很多重復文件。如何在龐大的文件庫中快速篩選出有效的資料信息，并對這些信息加以處理和利用，實現企業檔案管理的信息化，是傳統手工檔案管理非常棘手的問題。也有一些企業為跟上時代步伐為檔案管理部門建立了現代化的管理設備，但許多檔案管理者缺乏現代化專業的檔案管理能力，只會簡單的目錄編制、資料統計和信息檢索，不能合理運用計算機檔案管理軟件。隨著企業檔案數量的不斷增多，這種管理方法不能滿足現代企業發展的需要，無法實現檔案管理的核心價值。

三、如何做好企業檔案管理工作

（一）企業領導保持重視

企業領導需要改變對重點建設項目檔案管理工作的看法，對重點項目檔案管理工作保持足夠的重視，將重點建設項目檔案管理工作作為企業日常工作的一部分，將企業重點項目檔案記錄與企業重點工程項目建設同步進行。在檔案管理人員安排上，需要具有專業素質與能力的人員擔任這一工作，提升企業重點建設項目檔案管理工作的整體水平，同時，將檔案內容作為重點建設項目工程質量的參照。企業領導需要提升企業員工以及工程施工人員的檔案意識，讓他們了解到重點建設項目檔案管理對于企業以及自身的重要性，保證重點建設項目檔案的完整。

（二）加強對企業檔案信息化的規劃和指導

為了更好地促進企業檔案信息化建設的水平，在今后的企業檔案管理優化和升級過程當中，應該在國家相關部門頒布的企業檔案管理條例的指導下，不斷地在企業檔案信息化的規劃和指導方面進行系統的優化。一方面，結合企業自身的檔案管理實際制定相應的檔案管理政策和體系，為企業檔案管理信息化建設指明方向。在進行具體的規劃與指導的過程當中，應該充分發揮信息化的技術手段，促進企業檔案信息管理的科學化水平。另外，還應該從宏觀的頂層設計以及微觀的應用細節等方面進行實施，從而為今后企業檔案管理信息化發展提供方向層面的指導。

（三）提升企業檔案管理人員的職業素質

可以從以下幾點提高檔案管理部門員工素質：首先，加強理論知識和相關計算機軟件的操作培訓，做好員工在崗教育工作，并對培訓和實際操作結果進行考核，優勝劣汰。其次，聘用專業的檔案管理人員，適當進行人員調整，淘汰空占職位者，對優秀的員工及時褒揚和獎勵。此外，安排本單位檔案管理人員去優秀企業學習交流，改善工作方法，提高檔案管理的工作效率，還可以和同行業舉辦區域檔案管理工作經驗交流會，共同商討和解決工作中的難題，找到科學合理的對策。最后，逐步完善崗位競爭機制，大大提高檔案管理人員工作的主觀能動性，真正做到為企業和員工提供優質服務。隨著信息化進程的不斷加快，企業和員工對檔案信息的需求在不斷增多，加大了檔案管理的工作量和工作難度，使得檔案管理部門疲于應付這些需求而無暇其他工作。在檔案管理信息化建設中，自動式服務在有效緩解檔案管理部門工作壓力的同時提升了檔案查詢的工作效率。

（四）打破傳統模式，構建網絡信息平臺

傳統的管理模式，需要大量的人力作為支撐保證，而建立起信息化的管理模式，就可以減少人力資源的浪費。使用現代化的技術，可以讓檔案得到及時更新，實現檔案的動態管理。同時建立電子檔案，打破傳統的統一模式，構建一套完善的檔案管理體系。而要構建一個網絡信息平臺，就需要各單位之間通過局域網進行連接，實現檔案資源的快速共享，以便在有需要時能夠及時得到相關資料。為了保護人員的隱私，也要注意對于檔案管理的安全保護工作，避免信息流出造成的一系列影響，同時在信息傳遞時也要進行有效監控和記錄保存，避免造成檔案安全問題。

綜上所述，在新的發展時期，企業在發展的過程中對信息的需求量在不斷增加，在檔案管理過程中面對的問題也越來越多，企業檔案管理工作仍需不斷創新和完善，相關工作人員的專業技能和職業素養也需逐步提高，同時企業要及時為檔案管理部門更新電子設備，注入新的活力，才能穩步提升檔案管理的工作效率，實現企業檔案管理的高效率和信息化，從而更好地為企業和職工服務。

參考文獻

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