淺談高校檔案服務現代化建設

田益萌

高校檔案作為社會檔案的重要內容之一，高校檔案服務能力也隨著社會進步發展而成長。高校是知識密集型組織，高校檔案服務因其服務需求知識化，服務來源的知識化及服務價值的增值化，由傳統服務向知識服務轉變。在此基礎上，高校檔案服務能力構成為：一是館藏檔案資源利用效力，即基礎服務能力。它包含服務于師生、校友、社會組織提供的檔案憑證與依據服務力，為高校發展歷史鑒定，為高校權益維護證明。二是檔案服務增值力。通過挖掘檔案信息價值，提供具有新的利用價值信息，包括高校大學精神傳承力和文化教育的影響力、研究辦學規律的資政力，滿足具有一定特征的群體或個體對檔案信息需求的專題、定題的服務，或者對具有個性特征的特殊需求的服務。

高校檔案服務重要作用

高校檔案在為校園文化建設服務中發揮著不可替代的作用。高校檔案作為第一手資料，為校同文化提供最真實的素材。“海闊憑魚躍，天高任鳥飛”。同時高校檔案中收集了高校優秀師生的真實事跡以及師生參加挑戰杯、電商大賽以及重大科研成果的第一手資料，是校園文化的重要組成部分，可以為廣大師生提供真實的第一手資料，發揮文化的導向作用，激勵廣大師生積極提高自身的學習本領，發揮創新能力，開闊廣大視野，從最真實的素材中汲取營養，傳遞校同正能量，塑造高尚的品格。

現存問題

高校檔案在為校園文化建設服務中的存在的一些問題

（1）有的高校檔案在為校同文化建設中，對于一些科研素材等并未向在校師生開放，對于一些光榮的優秀學子的事跡也只是在新生開學時以展覽的形式向學生展覽，宣傳方式也只是單一的展覽形式。

（2）傳統的學籍檔案管理利用模式效率低下不能適應學生需求。傳統的學籍檔案管理在歸檔方面，各院系形成的紙質檔案，按學生培養層次不同，由教學秘書把從各類教務管理系統中導出打印的學生紙質學籍材料提交到各管理部門（研究生歸研究生院，成教生歸成教院，本專科生歸教務處）蓋章，再移交給檔案館歸檔保存并提供利用。在檔案利用方面，丁作人員以手工查找紙質學籍檔案，提供復印件為j三，花較長時間才能利用到檔案。而隨著出國留學熱的興起，學生都需要向申請高校提供符合國際交流標準的中英文成績單和學歷學位證明，但很多高校檔案機構因各種原因無法提供，只能提供原始成績單復印件。學籍檔案管理利用中落后、被動的工作模式越來越不適應快速發展的高校工作要求。

對于上述學生檔案在為校園文化建設服務過程中存在的問題，很大程度卜影響了校園文化的建設，不利于全方位宣傳高校光榮優秀學子、老師的事跡，不利于在高校里形成一種銳意進取、開拓創新的氛圍。

相關建議

（1）建立現代化的學籍檔案管理利用服務系統。挖掘服務功能，拓展服務空間，提高館藏檔案資源利用效率，滿足利用者快速、準確、便捷地利用學籍檔案需求。

（2）開展高校檔案編研業務，提高檔案服務增值力。高校檔案編研是檔案信息開發利用的一種高級形式，是主動地、系統地、廣泛地為高校和社會提供檔案利用的一種有效方式，是保護檔案原件和長遠流傳檔案史料的有效措施。它對于全面、系統地回顧高校的發展歷史、總結辦學經驗、積累保存資料、繼承并發揚光榮革命傳統和優良校風、學風等具有重要意義。

（3）有效利用現代化交流工具。充分利用微信公眾服務平臺。微信可以為智能手機提供即時通訊服務，而且是一款免費應用程序，因此，可以說，在日前的即時通訊軟件中，微信是最受人矚目、興起最快的。其興起的迅速主要表現在兩個數字：短短三年，6億用戶。微信的強大功能為高校檔案服務力的提升帶來了新的轉機。在高校檔案工作中，微信快速的流動速度和推廣力度可以被很好地利用，使微信城為一個新的檔案信息發布平臺。通過這個微信公眾平臺，可以每天給師生推送相關檔案知識、檔案領域的工作動態或者本高校的檔案相關信息。

高校檔案現代化的必要性

（1）有利于提高高校檔案工作效率。傳統的高校檔案管理工作，對于檔案的管理和服務通常都是通過人力進行操作的。檔案管理人員對檔案進行手工收集、整編并且管理，這種方式工作量很大，同時效率很低。隨著信息化的發展，檔案管理和服務也在由傳統的人工化向自動化發展。對檔案實行信息化管理，會大大有利于電子文件的檔案管理。在檔案服務中，通過信息化，授權范圍內的人員就可以對檔案和文件進行無時間限制以及無地域限制的遠程調閱，檔案工作的效率將得到大大提高。

（2）有利于提高高校檔案的現代化管理水平。傳統的檔案管理，因為其大都是紙質文件，對這些檔案的存放保管就需要占用大量的空間。不但如此，紙質文件存放的時間自然也有限制。檔案信息化以后，就可以建立數字檔案，方便檔案信息的儲存，同時還可以實現檔案信息的共享。總之，信息化以后，高校檔案的現代化管理水平就得到了提高。隨著檔案管理信息化的實施，檔案管理的各個環節都能實現數字化，實現傘程監控，這將大大有利于檔案的管理和服務。

（3）有利于提高檔案館的服務水平。檔案歸根結底還是為人服務的，高校檔案管理及其服務都提倡“以人為本”，也就是在檔案利用這一環節要加強其對人的服務力。傳統的手工檔案時代，要查檔案，利用者必須得親自跑到檔案館進行查詢。同時，檔案管理人員要進行手工搜索和取檔。檔案信息化以后，這種傳統的利用方式就得到了大大的改觀，利用者可以登錄檔案管理系統，或者利用檔案信息發布系統對自己需要查詢的檔案進行查閱。

[1]羅學玲.高校檔案為校同文化建設服務之探討[J].湖北師范學院學報（哲學社會科學版），2010（04）.

[2]魏維夏.如何利用檔案為校園文化建設服務芻議一一以成都工業學院為例[J].西南民族大學學報（人文社會科學版），2012（ S2）.