基于BPM的高職院校智慧校園網(wǎng)上服務(wù)大廳建設(shè)研究

王潔松 王穎

摘 ? 要：業(yè)務(wù)流程管理技術(shù)是一種以規(guī)范化的構(gòu)造“端到端”的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績(jī)效為目的的系統(tǒng)化方法。目前，BPM技術(shù)已廣泛應(yīng)用于企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化管理和政府部門構(gòu)建網(wǎng)上服務(wù)大廳建設(shè)，提升管理效能。文章以南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，介紹將BPM技術(shù)應(yīng)用于智慧校園網(wǎng)上服務(wù)大廳的建設(shè)概況，為其他高職院校提供建設(shè)參考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)上服務(wù)大廳;業(yè)務(wù)流程管理;智慧校園

信息技術(shù)不斷發(fā)展，為進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)院管理現(xiàn)代化進(jìn)程，不斷提高管理效率，最終實(shí)現(xiàn)教育信息化、決策科學(xué)化和管理規(guī)范化，南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2008年啟動(dòng)數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目。數(shù)字化校園是在傳統(tǒng)校園基礎(chǔ)上，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，將線下校園的各項(xiàng)資源進(jìn)行線上數(shù)字化，形成的一個(gè)數(shù)字空間，使得線下校園在時(shí)間和空間上得到延伸開(kāi)來(lái)。根據(jù)南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院主要信息化管理需求，辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)逐步構(gòu)建完成。隨著各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的線上辦公，一些問(wèn)題也逐步顯現(xiàn)。例如隨著南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)展需要，各行政部門的管理在不斷變革，但由于技術(shù)等問(wèn)題，相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)更新滯后。由于各個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)開(kāi)展依托于行政組織架構(gòu)，各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)“各自為政”，仍然存在“數(shù)據(jù)孤島”問(wèn)題。對(duì)于辦理同一事項(xiàng)涉及多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，需要在相應(yīng)的多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中多次申請(qǐng)、填報(bào)相關(guān)數(shù)據(jù)后提交審批，缺乏事務(wù)辦理的聯(lián)動(dòng)性，用戶體驗(yàn)不佳[1]。

教育部辦公廳印發(fā)的《2017年教育信息化工作要點(diǎn)》將推動(dòng)數(shù)字校園和智慧校園建設(shè)作為重點(diǎn)任務(wù)，要求推動(dòng)落實(shí)《職業(yè)院校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范》。南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2017年年底啟動(dòng)了智慧校園建設(shè)項(xiàng)目，旨在將校園信息化從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。為使南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院前期數(shù)字化校園中“碎片化”的服務(wù)集中化、規(guī)范化，推出智慧校園融合門戶服務(wù)大廳建設(shè)，旨在利用信息化手段，進(jìn)一步擴(kuò)大線上事務(wù)管理功能，并優(yōu)化相應(yīng)流程，提高審批效率，提高服務(wù)質(zhì)量，打破信息孤島，避免信息重復(fù)填寫，真正做到“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑路”。

1 ? ?技術(shù)平臺(tái)選擇

網(wǎng)上服務(wù)大廳建設(shè)的動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)，需要根據(jù)所在學(xué)校的信息化管理需求及時(shí)更新。重點(diǎn)高校由于師資力量較強(qiáng)，校方建設(shè)人員能在采購(gòu)軟件公司產(chǎn)品后，根據(jù)校方自身情況進(jìn)行定制化開(kāi)發(fā)，例如復(fù)旦大學(xué)從2015年正式啟用網(wǎng)上辦事大廳后，目前共有100多個(gè)服務(wù)正式上線。高職院校的師資力量和科研能力相對(duì)較弱，在建設(shè)網(wǎng)上辦事大廳時(shí)，主要是校方提出需求，由軟件開(kāi)發(fā)公司來(lái)實(shí)現(xiàn)。使用傳統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)的軟件開(kāi)發(fā)公司對(duì)于網(wǎng)上服務(wù)大廳中各模塊需求變更的響應(yīng)速度較慢，從而影響用戶的使用體驗(yàn)。因此，高職院校在建設(shè)網(wǎng)上服務(wù)大廳時(shí)，不建議選擇代碼維護(hù)量過(guò)大、日常維護(hù)過(guò)于繁瑣的產(chǎn)品，建議選擇具備良好的圖形化配置界面、代碼維護(hù)量較小的產(chǎn)品，便于網(wǎng)上服務(wù)大廳動(dòng)態(tài)建設(shè)及日常運(yùn)維。業(yè)務(wù)流程管理（Business Process Management，BPM）平臺(tái)是高職院校建設(shè)智慧校園網(wǎng)上服務(wù)大廳的理想選擇。

2 ? ?BPM平臺(tái)

2.1 ?BPM平臺(tái)特點(diǎn)

BPM平臺(tái)是應(yīng)用系統(tǒng)發(fā)展過(guò)程中提出的，是一種前沿的、集成化的工作流應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)平臺(tái)，突破了傳統(tǒng)軟件架構(gòu)對(duì)于代碼本身的專注，更重視需求和流程。BPM技術(shù)的發(fā)展目標(biāo)是通過(guò)提供像搭積木一樣簡(jiǎn)單的操作，讓非IT人員無(wú)需任何編碼，也可以輕松構(gòu)建IT業(yè)務(wù)處理流程，搭建出自己的應(yīng)用系統(tǒng)。BPM進(jìn)入中國(guó)企業(yè)的時(shí)間并不長(zhǎng)，經(jīng)過(guò)很多BPM廠商多年的耕耘，企業(yè)對(duì)于BPM的認(rèn)知處在逐步成熟的時(shí)期。

南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院智慧校園網(wǎng)上服務(wù)大廳建設(shè)時(shí)所選用的BPM平臺(tái)，提供集成的動(dòng)態(tài)表單、工作流引擎、報(bào)表分析器，具有以下技術(shù)特點(diǎn)：

（1）采用Java開(kāi)發(fā)，全面兼容IBM Websphere，BEA Weblogic，Jboss，Apache Tomcat等主流應(yīng)用服務(wù)器平臺(tái)。

（2）全面支持面向服務(wù)的架構(gòu)（Service-Oriented Architecture，SOA）相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括服務(wù)層次上的信息交互規(guī)范、基礎(chǔ)通信標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

（3）在流程和表單中內(nèi)置宏語(yǔ)言（JavaScript）實(shí)現(xiàn)，在不需要重新編譯、安裝的條件下，可動(dòng)態(tài)地創(chuàng)建或調(diào)整業(yè)務(wù)邏輯。

（4）對(duì)于動(dòng)態(tài)表單所創(chuàng)建數(shù)據(jù)，創(chuàng)建了查詢微語(yǔ)言DQL（類似SQL語(yǔ)法），為檢索提供全面的靈活性和可擴(kuò)展性。

（5）實(shí)現(xiàn)幾乎所有主流數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)對(duì)象（Data Access Object，DAO）接口，系統(tǒng)可以運(yùn)行于各種主流的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)下，如DB2，MS SQL，Oracle，Sybase等。

（6）通過(guò)J2ME規(guī)范實(shí)現(xiàn)移動(dòng)終端適配器，支持廣泛的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)和客戶端多樣化設(shè)備接入服務(wù)。

（7）與ERP無(wú)縫連接，內(nèi)置主流ERP系統(tǒng)（SAP、速達(dá)、用友、金蝶等）接口，與主流ERP系統(tǒng)無(wú)縫連接，共享ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)，進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的雙向交換，并共享ERP的業(yè)務(wù)處理流程[2]。

2.2 ?BPM和OA的區(qū)別

（1）定位不同。OA系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)以人為本地協(xié)作處理各項(xiàng)審批業(yè)務(wù);而B(niǎo)PM主要管業(yè)務(wù)，是在業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)上進(jìn)行人員管理，規(guī)定“誰(shuí)”需要“在什么環(huán)節(jié)”做什么“任務(wù)”。

（2）功能不同。一般OA系統(tǒng)的目的是協(xié)助管理。各高校在數(shù)字化校園建設(shè)階段，主要通過(guò)建設(shè)OA系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的線下收發(fā)等業(yè)務(wù)管理，主要涉及一些審批表單，是管理支持類流程。BPM在管理結(jié)構(gòu)上通常以流程為主線，重視從策略到實(shí)施至上而下的流程化、規(guī)范化管理，重視全局性的管控模式和不斷優(yōu)化。通過(guò)規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程，BPM致力于打造“端到端”的流程，來(lái)高效地提升業(yè)務(wù)管理能力和自動(dòng)化水平，降低人的重復(fù)勞動(dòng)，或者規(guī)范人員的工作內(nèi)容，提倡規(guī)范化、持續(xù)優(yōu)化的績(jī)效管理模式。對(duì)于信息化技術(shù)應(yīng)用多元化的企業(yè)，特別是在信息化應(yīng)用孤島等問(wèn)題頻現(xiàn)的狀況下，BPM的應(yīng)用空間不可估量。

（3）評(píng)估結(jié)果不同。OA系統(tǒng)常以“審批通過(guò)”為最終目的，比如“同意XXX的請(qǐng)假”。BPM系統(tǒng)主要的目的是進(jìn)行記錄和數(shù)據(jù)的匯總，更多的是一種管理方式，建設(shè)的相應(yīng)平臺(tái)系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)變更和發(fā)展不斷地拓展、優(yōu)化，是伴隨企業(yè)成長(zhǎng)的系統(tǒng)。BPM系統(tǒng)中常用的PDCA優(yōu)化方式如圖1所示。

2.3 ?BPM和OA的聯(lián)系

BPM平臺(tái)能夠彌補(bǔ)OA系統(tǒng)在管理規(guī)范性和管控方面的不足，由于OA系統(tǒng)邊界模糊，管控理念和信息化技術(shù)手段缺乏統(tǒng)一，隨著協(xié)同市場(chǎng)的成熟，在未來(lái)有可能會(huì)作為BPM整體解決方案的一部分融合進(jìn)來(lái)。BPM平臺(tái)將進(jìn)一步完善協(xié)同管理理念，BPM平臺(tái)技術(shù)也將成為未來(lái)協(xié)同管理產(chǎn)品的核心技術(shù)，成為企事業(yè)跨組織、組織內(nèi)、跨部門、部門內(nèi)、個(gè)人的統(tǒng)一協(xié)作流程管控平臺(tái)。

3 ? ?基于BPM的智慧校園網(wǎng)上服務(wù)大廳

南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院數(shù)字化校園建設(shè)已有10年，智慧校園網(wǎng)上服務(wù)大廳建設(shè)是在已有數(shù)字化校園建設(shè)基礎(chǔ)上的升級(jí)。

3.1 ?梳理優(yōu)化已有信息化管理模塊

在網(wǎng)上服務(wù)大廳建設(shè)初期，首先，對(duì)已有的信息化管理系統(tǒng)展開(kāi)梳理，選擇涉及面廣的高頻事務(wù)模塊，運(yùn)用BPM平臺(tái)進(jìn)行重構(gòu)優(yōu)化，解決以往應(yīng)用中存在的問(wèn)題。例如公務(wù)出差審批模塊，原有流程是由提交人員人工選擇后續(xù)審批人員，但常出現(xiàn)提交人對(duì)相關(guān)管理業(yè)務(wù)不熟悉而選錯(cuò)審批人員的情況，從而降低了流程審批效率。在BPM平臺(tái)重構(gòu)時(shí)，通過(guò)增加公務(wù)出差經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能自動(dòng)判斷各審批環(huán)節(jié)的審批人員，避免了人工選擇時(shí)的錯(cuò)誤，有效提高該流程的審批效率。

3.2 ?借助微信企業(yè)號(hào)推廣網(wǎng)上服務(wù)大廳移動(dòng)使用

根據(jù)2018年騰訊一季報(bào)數(shù)據(jù)，微信已實(shí)現(xiàn)我國(guó)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)用戶的大面積覆蓋，成為我國(guó)全民級(jí)移動(dòng)通信工具。微信企業(yè)號(hào)是為企業(yè)客戶提供的移動(dòng)服務(wù)，旨在提供企業(yè)移動(dòng)應(yīng)用入口。利用企業(yè)號(hào)，企業(yè)或第三方服務(wù)商可以快速、低成本地實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的企業(yè)移動(dòng)輕應(yīng)用，為客戶提供IT移動(dòng)化解決方案，相比通過(guò)開(kāi)發(fā)APP，具有快速移動(dòng)化辦公、開(kāi)發(fā)成本較低、零門檻使用的明顯優(yōu)勢(shì)。因此，南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院將智慧校園融合門戶對(duì)接微信企業(yè)號(hào)，促進(jìn)網(wǎng)上服務(wù)大廳的移動(dòng)使用。

（1）應(yīng)用推廣難度。在數(shù)字化校園推廣OA系統(tǒng)移動(dòng)辦公中，需要終端用戶安裝指定的APP，推廣難度大。同時(shí)，由于終端用戶智能手機(jī)操作系統(tǒng)差異性大的問(wèn)題，移動(dòng)APP運(yùn)行的穩(wěn)定性不理想，更進(jìn)一步加大了其推廣難度。微信是師生智能手機(jī)覆蓋面最高的移動(dòng)通信工具，通過(guò)對(duì)接微信企業(yè)號(hào)，使用網(wǎng)上服務(wù)大廳，不需要終端用戶額外安裝特定的APP，主動(dòng)接受性高。

（2）審批消息提醒。在數(shù)字化校園OA系統(tǒng)移動(dòng)辦公中，通過(guò)移動(dòng)APP綁定短信網(wǎng)關(guān)、發(fā)送短信的方式來(lái)提醒相關(guān)審批人員及時(shí)移動(dòng)辦公。但由于短信網(wǎng)關(guān)具有不穩(wěn)定性，對(duì)移動(dòng)辦公的處理時(shí)效性會(huì)有明顯影響。對(duì)接微信企業(yè)號(hào)后，通過(guò)微信推送消息，能穩(wěn)定、及時(shí)地提醒相關(guān)審批人員，極大地提高了網(wǎng)上服務(wù)大廳辦理時(shí)效性。

3.3 ?PC端和移動(dòng)端一致更新及時(shí)性

在數(shù)字化校園推廣OA系統(tǒng)移動(dòng)辦公中，當(dāng)主管部門對(duì)相應(yīng)業(yè)務(wù)模塊提出修改需求時(shí)，乙方公司完成PC端修改后，存在以下問(wèn)題：

（1）由于移動(dòng)端和PC端使用不同的技術(shù)平臺(tái)，因此，移動(dòng)端APP的更新滯后于PC端。

（2）由于iOS平臺(tái)APP更新需要等待審核，因此，iOS平臺(tái)的APP更新滯后于安卓平臺(tái)的APP。

上述問(wèn)題均影響終端用戶的應(yīng)用體驗(yàn)。智慧校園網(wǎng)上服務(wù)大廳采用的BPM平臺(tái)支持PC端和移動(dòng)端的同步更新，同時(shí)，移動(dòng)端建立在微信企業(yè)號(hào)基礎(chǔ)上，完美地解決了上述兩個(gè)問(wèn)題。

3.4 ?移動(dòng)辦公深度提升

在數(shù)字化校園推廣OA系統(tǒng)移動(dòng)辦公中，相關(guān)業(yè)務(wù)流程只能在PC端發(fā)起審批申請(qǐng)，移動(dòng)端只用于輔助移動(dòng)審批，并不是完全意義上的移動(dòng)辦公。基于BPM平臺(tái)構(gòu)建的網(wǎng)上服務(wù)大廳，除發(fā)文管理模塊（移動(dòng)端不便于發(fā)文擬稿），終端用戶可在移動(dòng)端發(fā)起業(yè)務(wù)流程的審批申請(qǐng)，基本實(shí)現(xiàn)了真正意義上的移動(dòng)辦公。

3.5 ?推進(jìn)更新相關(guān)管理制度

在數(shù)字化校園原有高頻事務(wù)模塊的BPM平臺(tái)重構(gòu)的過(guò)程中，為優(yōu)化審批流程，對(duì)南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院原有相應(yīng)管理制度提出了更新的需求，即網(wǎng)上服務(wù)大廳建設(shè)工作中遇到的優(yōu)化、簡(jiǎn)化問(wèn)題，促進(jìn)更新了南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的管理制度，使建設(shè)工作有章可循，使管理制度隨著智慧校園建設(shè)動(dòng)態(tài)更新而變革。

3.6 ?擴(kuò)展網(wǎng)上服務(wù)大廳業(yè)務(wù)模塊

數(shù)字化校園中原有高頻事務(wù)模塊的BPM平臺(tái)重構(gòu)后使，由于優(yōu)化了流程，操作更便捷，事務(wù)處理的時(shí)效性明顯提高，獲得師生廣泛好評(píng)。南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院各管理部門對(duì)各自管理業(yè)務(wù)，積極分析信息化管理可行性，主動(dòng)提出信息化管理需求，使網(wǎng)上服務(wù)大廳業(yè)務(wù)模塊不斷擴(kuò)展。在面對(duì)新增的大量建設(shè)需求時(shí)，注意梳理業(yè)務(wù)模塊之間的聯(lián)系，選擇從根源管理業(yè)務(wù)模塊開(kāi)始建設(shè)。例如教務(wù)處提出教學(xué)日志信息化管理，通過(guò)分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來(lái)源，選擇從課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)計(jì)劃管理源頭開(kāi)始建設(shè)，從而使相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)管理。

3.7 ?助力高職院校績(jī)效工作監(jiān)督管理

在高職院校從線下審核遷移到在線審核中，部分職能部門的管理工作人員對(duì)信息化辦公管理的認(rèn)可度還不夠高。在數(shù)字化校園階段，由于在信息化管理中缺少有效的監(jiān)督管理功能，部分業(yè)務(wù)模塊的流程審批進(jìn)度常常出現(xiàn)多天停滯不前的情況。在智慧校園網(wǎng)上服務(wù)大廳建設(shè)中，借助BPM平臺(tái)流程績(jī)效分析和管理功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)線上辦公所有人員工作績(jī)效的有效監(jiān)督管理，從而進(jìn)一步提高網(wǎng)上服務(wù)大廳事務(wù)流程處理的時(shí)效性。

4 ? ?結(jié)語(yǔ)

目前，網(wǎng)上服務(wù)大廳是高職院校智慧校園建設(shè)中的重點(diǎn)和熱點(diǎn)。根據(jù)南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，網(wǎng)上服務(wù)大廳選用BPM平臺(tái)，建設(shè)速度和質(zhì)量都較理想，所獲得的上述建設(shè)經(jīng)驗(yàn)供各高校參考。隨著網(wǎng)上服務(wù)大廳中各業(yè)務(wù)管理模塊的不斷推進(jìn)，為高職院校大數(shù)據(jù)治理建設(shè)提供了豐富的數(shù)據(jù)源。同時(shí)，根據(jù)高職院校智慧校園大數(shù)據(jù)治理過(guò)程中的數(shù)據(jù)源需求，網(wǎng)上服務(wù)大廳的業(yè)務(wù)管理模塊建設(shè)也在持續(xù)推進(jìn)中。

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