事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

王艷晶

摘 要：隨著人事制度改革的推進，人們思想觀念的改變，以前認為事業單位是“鐵飯碗”的觀念正有所改變，人們的就業自由度逐步提高，人才流動頻率加快，人事檔案不再對人才的流動具有強大的制約作用。但單位用人機制的市場化改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的看法，這在某種程度上嚴重制約了人事檔案發揮其應有的價值。本文分析了事業單位人事檔案管理存在的問題，并提出了問題對策。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；問題；對策

1 事業單位人事檔案管理的意義

事業單位人事檔案管理是人事管理中十分重要的組成部分，人事檔案管理工作是人事管理工作的基礎，在進行人事管理中通過對人事檔案進行系統整合，除了能夠保證員工資料的完整性以及人員審核的必要性外，對事業單位的整體發展也有重要意義。人事檔案負責登記單位員工的詳細信息，關系著單位員工的個人隱私，而還有部分檔案中記錄著員工的重要經歷，不論是商業工作還是政府工作都需要對事業單位人事檔案管理做好充足保密措施，保證人事資料不被泄露，保障員工和事業單位雙方的利益。事業單位人事檔案的相關資料能夠幫助領導了解人員的相關信息，為管理人員進行職工的調動和安排提供充足的基礎資料，也為員工的發展和轉業提供條件。把握好事業單位的人事檔案，能夠充分了解各部門各人員的具體情況，為事業單位合理規劃各項工作，進行人員調配做好充足的準備。事業單位人事檔案管理具有一定的現實意義，良好的人事檔案管理能夠保證人事檔案的隱蔽性，同時也保證了人事檔案的完整性，方便相關工作人員在第一時間了解自己所需了解的人員相關信息，更好的進行人力資源分配。有序的人事檔案管理和良好的人力資源分配能夠為事業單位發展提供更高效的人力支持，促進事業單位未來發展。

2 事業單位人事檔案管理存在的問題

2.1 基礎設施薄弱

在目前的事業單位中，人事檔案管理的方式主要有兩種：一種是以往使用的紙質信息檔案管理；另一種是引進了現代信息技術而形成的部分電子檔案。據筆者調查了解，有不少事業單位受辦公場地的限制往往“因地制宜”將人事檔案跟倉庫、閱覽室等場所打包組合，不僅無鐵門、鐵窗、等安全防護設施，也無專門的閱檔區、借閱區等功能區，防火、防盜、防潮也停留在勉強應付的水平上。

2.2 缺乏對人事檔案管理的重視

人事檔案管理看似簡單且不出成績，因此很少有領導和同事對其關注并對該項工作存在一定的誤區，認為人事檔案管理作為保管的事務性工作，只是簡單的抄抄寫寫，沒有任何管理的難度，且沒有創造出任何經濟效益，只需要做好歸檔工作，確保檔案信息的安全性即可，因此導致經費不足、人員較少、場所簡陋，人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，檔案管理人員也越來越懶散，檔案收集意識淡薄，對檔案管理水平造成嚴重影響。

2.3 管理水平不夠高

隨著事業單位人事制度改革工作的積極推進，事業單位內部的人事檔案會發生很明顯的改變，而在事業單位內部對于人事檔案管理工作人員來說，這些工作人員并沒有足夠多的專業經驗，同時也沒有掌握足夠多的檔案知識培訓理論，檔案管理知識管理觀念都比較淡薄。甚至有的檔案管理人員是一個人從事很多職業的，在檔案管理工作中沒有投入足夠多的精力，這樣一來就會嚴重影響檔案管理的質量。同時事業單位的檔案管理手段是比較傳統和落后的，在查找檔案的時候，大多都還都是進行人工查找，人工操作的效率是比較低的，不能夠在統一時間內查找更多的檔案資料，這樣一來檔案管理的效率就會嚴重降低。

3 事業單位人事檔案管理的問題對策

3.1 建立建全人事檔案管理制度

第一，建立人事檔案的收集制度，明確收集范圍。第二，做好人事檔案材料鑒別、歸檔制度。要嚴格把關，確保每一份收入人事檔案的材料是完整、正確、真實、手續齊備的。第三，建立人事檔案的借閱制度。人事檔案一般不外借，確需外借時，需說明理由，并填寫《檔案借閱表》，由本人及領導簽字后，方可借閱。并愛護借閱的檔案，不得涂改、增添等，否則，將視情節嚴重程度，按照相關法律法規進行處理。第四，檔案管理員不得管理本人及真系親屬的檔案。

3.2 完善基礎設施設備

第一，設立專門的檔案庫房區、閱檔區、檔案工作人員辦公區“三區”分離，鐵門、鐵柜、鐵窗“三鐵”齊全，配齊空調、滅火器、除濕機等設備，做到防盜、防蛀、防光、防高溫、防潮“五防”。第二，配齊掃描儀、專用計算機、專用網絡、打印機等電子設備。完備的基礎設備設施，能提高檔案管理工作的工作效率、保證工作質量、提高管理水平，促進檔案管理工作的安全、高效運行。

3.3 制定統一、規范的管理標準

第一，從人事檔案管理人員入手，各單位主管部門或上級人事檔案管理部門應該經常組織相關專業人員進行專業、系統的技能培訓，加強檔案管理人員的專業知識素養，提升專業技術技能，提高檔案管理工作效率。第二，上級檔案管理部門及時制定、更新相關的檔案管理制度，并下達至每一單位、每一檔案管理人員，統一的管理標準，既能規范檔案管理人員的行為，實現檔案工作的統一化管理，又能保證本單位人事管理工作的及時高效運行，還能為各單位之間的人員調動、交流時及時資源共享，提高便利性和及時性。

3.4 強化人事檔案管理信息化

人事檔案能真實、詳實的反映一個人的思想、學習、工作、生活等各個方面的情況，單位的人事檔案庫就是一個巨大的人才信息庫，各個單位的人才信息庫組成了“人才信息大數據”，大數據的開發利用不僅對本單位的人事人才隊伍建設有著巨大的便利性，對全省乃至全國的事業單位的人事人才建設有著深遠影響，因此事業單位人事檔案管理工作應該盡快利用網絡的資源優勢，將信息化、科學化、共享化跟人事檔案管理相結合，提高檔案管理工作效率，實時準確的傳輸人才資源信息，使人事檔案工作更具時效性、真實性，也有利于人事檔案管理的系統化、科學化、規范化，真正提高工作效率，為合理優化人才資源提供強大的基礎支撐。

3.5 提高人事檔案利用水平

人事檔案的利用除了個人在升學、升職、評定職稱、調動、辦理養老保險、退休等業務的時候需要，為單位提供人事人才服務、合理推進單位人力資源整合、利用外，還應該為單位內部各部門之間協調人力資源關系等方面起到積極作用。所以要提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個真正為單位和職工服務的工具。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。人事檔案管理人員應該轉變思想認識，改變被動、單一的服務形式，開發檔案管理的服務形式多樣化，提高檔案管理工作的能動性，不斷提高檔案利用水平。

4 結束語

隨著干部人事制度改革工作的順利推進，為事業單位的人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰與發展機遇。相關的事業單位，應該緊緊抓住人事制度改革這一時機，積極從制度方面和觀念方面進行改革，以便于能夠更好地適應當今社會的發展趨勢，同時這也能夠滿足人才市場的根本需求。做好人事檔案制度改革工作，能夠為企業選擇更多優秀的人才，從而促進事業單位的良好發展。

參考文獻：

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