實行人員聘用制后事業單位人事檔案管理的思考

郝書輕

摘要：在中國，事業單位是一個社會服務性組織，自開設以來，廣受眾多求職者的青睞。到了2009年，隨著對事業單位全面推行聘用制度政策的展開，導致更大范圍的求職熱潮，同時也加速了事業單位人員的流動性，這就對事業單位人事檔案的管理工作造成諸多挑戰。本文旨在剖析事業單位實行人員聘用制度之后，其人事檔案管理過程中出現的主要問題，并力求提出一些行之有效的解決策略。

關鍵詞：事業單位；人員聘用制；人事檔案管理

眾所周知，事業單位指的是一個社會服務性組織，介于政府與社會之間的，涉及教育科研、文化衛生、新聞傳媒等諸多行業，可以說是中國人才的主要集中地之一，所設職位將近130多萬個，職工近3000萬人。而在2009年，開始全面推行事業單位人員聘用制。所謂的事業單位聘用制具體是指通過簽訂聘用合同，確定事業單位與工作人員的聘用關系，同時明確雙方責任、權利和義務，變行政任用關系為平等協商的聘用關系。這就在一定程度上降低了對于應聘者的地域、專業以及教育程度等的限制，并且給予受聘者更多的自由。這對事業單位人事檔案管理工作造成了諸多挑戰[1]。

一、傳統人事檔案的工作模式

實際上，人事檔案是中國人事管理制度的一大特色，需要收集、核實、記錄個人的身份、學歷、資歷等方面，來評判個人工資待遇的高低、社會勞動保障的范圍，具有法律效用。

傳統的人事檔案管理制度，大多具有相同或相似的工作模式：首先，都采用封閉式管理，當事人無法接觸自己的檔案，這在很大程度上避免了自我篡改的可能性，保證了檔案的最大可信度。其次，工作所需周期較長。主要是因為，所涉部門較多，尤其是需要與勞動部門相互協作。這就直接導致無法給當事人及相關單位提供及時且較為詳細的參考。此外，在信息采集方面，較普遍的省略具體的實地核實程序，儲存檢索模式大多無法實現及時升級更新。在建檔、轉檔中，無論對當事人還是對工作人員而言，都具有極大的挑戰性[2]。

二、事業單位實行人員聘用制給人事檔案管理帶來的挑戰

第一，人員所設地域范圍擴大，需要核實背景信息冗雜，拉低可信度。事業單位實行聘用制度之后，對聘用人員的一些條件采取放寬政策，使得可參聘人員范圍擴大，放松了地域限制。這就導致了事業單位人員應聘跨地域性的極大提升。這就加大了人事檔案管理在信息核實工作上的難度，使得實地考察更加無法實現，只能通過一些程序化卻并不一定真實的方式去進行核實工作，這也就不可避免的拉低了可信度。

第二，人員教育背景不同，文化程度懸殊大，交流管理上存在代溝。為了廣招人才，在實行聘用制的同時，整體上放寬了對于專業和教育背景的要求，這就為很多具有工作實踐經驗的、但沒有較完善的教育背景的人提供了入職可能。這個群體，在實際工作能力上，應該是佼佼者，但由于缺少規范的文化教育，在檔案資料填寫過程中會存在書寫格式不規范、個人對檔案及時歸檔意識薄弱等問題，這就會造成不必要的工作重復、檔案積壓和滯留。

第三，人員流動加速，加重了人事檔案管理工作。采用聘用制，打破了以往的“上級與下級”的工作關系，建立平級的雇傭與被雇傭的關系，給予聘用人員更多的自由，使得這種工作關系不再是固化的、穩定的。一旦被雇傭人員覺得工作環境不好，或者單位不認可被雇傭者的工作能力，這種工作關系就會發生變化。這就最終導致了，人員流動的加速化。不可避免的增加了檔案管理工作，難以保證檔案管理的質量。

三、實行人員聘用制后，對事業單位人事檔案管理工作的幾點建議

第一，適當轉變人事檔案工作意識，強化事業單位對人事管理工作重要性的認識。很多人都認為，人事檔案工作，就是錄檔、存檔，然后妥善保存就可以了。實際上，這是種極其偏狹的人事檔案工作意識。“錄檔、存檔”，實際上只是最基礎的工作程序，更重要的是之后的復核工作，主要包括定期核實在不在檔、信息是否真實、是否需要轉檔，只有這后面的工作做到位了，才能解決，事業單位實行聘用制后，人員流動周期縮短、流動頻率加大給人事建檔管理工作帶來的挑戰。同時，事業單位，也有必要加強對人事管理工作重要性的認識。雖然，人事檔案管理屬于后勤性質的工作，但他絕對是檢測應聘人員的第一關和最后一關，既能在第一時間排除不合格的應聘者，降低招聘的無效工作量；同時，也能提供最終錄用者較全面的能力素養，備案雙方的共識，避免不必要的人事糾紛。

第二，加強對人事檔案管理人員工作能力的考核，為了提升他們的能力和素養，我們具體要做到這幾個方面的工作：首先，結合定期與不定期的模式，對檔案管理人員進行工作能力和人事素養兩方面的考核，對不合格的出示警告，對優秀的給予增資、晉級的獎勵；其次，定期進行培養教育。主要是結合最新的人事檔案管理模式，共同探討最適合實際情況的人事檔案管理方式，并及時進行模擬測評，得出結論。最后，增進人情關懷。可以通過讀書會、團建等模式，豐富更新員工的知識，增進彼此之間的凝聚力[3]。

第三，擴大資金投入，全面實行人事檔案管理工作信息化的同時，及時更新管理系統。傳統的檔案管理實行的是手寫模式紙質本，有且只有一份，且實行保密制度，調閱極其不便。近年來，隨著信息化技術的不斷提升，“電子檔案”越來越受各級人事檔案管理人員的追捧。這在加速信息查詢的同時，也能在一定程度上幫助信息的更新，同時也能很好的解決人員跨區域調檔周期過長的問題。

結束語：

總而言之，隨著事業單位人員聘用制的全面推行，在人事檔案管理工作中，出現了諸如信息冗雜可信度低、無效工作量加大、信息更新不及時等挑戰。這既源于傳統人事檔案管理模式的桎梏，也有事業單位聘用制度轉變造成的影響。結合已往經驗和現代管理技術的發展，我們可以從人事檔案工作意識和模式的轉變、人事檔案管理人員能力和素質的提升以及信息化管理系統的建立的及時更新這三個方面，來有效解決這些問題。

參考文獻：

[1]馬英杰.實行人員聘用制后事業單位人事檔案管理的幾點思考[J].才智，2016（21）：260-260.

[2]馮艷.事業單位人事檔案管理現狀與對策[J].檔案管理，2015（2）：87-88.

[3]張勇.基于聘用制下的人事檔案管理分析[J].決策與信息：中旬刊，2016（8）：257.