科研院所合同信息化協同管理平臺的構建

李加宏， 趙 鵬， 楊瑞娟， 宋方方， 丁 虹， 張壽彪， 陳俊凌

(中國科學院 等離子體物理研究所，合肥 230031)

0 引 言

“以信息化帶動工業化，實現社會生產力的跨越式發展”早已成為國家發展的綱領性指導思想[1]，而科研信息化正推動21世紀科學與產業的變革，科研信息化是利用信息技術，促進資源共享，推動科研轉型的一個重要手段[2]。從科研項目管理[3]具體實施的角度來看，科研信息化是對科研項目不同階段進行信息共享、數據交互的資源統籌與規劃的過程，合同管理作為科研項目管理的關鍵環節[4]，是項目實施的重要依據。完善的合同管理在科研項目的順利開展與驗收都具有重要的作用，利用信息化手段對合同的全生命周期進行動態追蹤、協同管理，有效提升了科研項目實施過程中的合同管理能力，從而提高科研項目管理水平。

本文結合科研院所合同管理工作的特點及部門業務的需要，在結構框架上采用多層架構模式，功能上采用模塊化設計，初步構建了基于合同全生命周期的信息化協同管理平臺，包括合同基礎管理、關鍵節點預警、查詢與報表、系統接口、系統維護與數據管理等業務管理模塊，實現合同履行管理的動態化與協同化，提高合同管理的效率，防控合同風險，確保合同順利與及時履行，提升管理水平與核心競爭力，同時對合同進行實時動態多維度的分類查詢，實現精確的課題經費執行情況數據統計與分析，為科研經費高效使用與科學合理配置提供依據。

1 構建合同信息化管理平臺的必要性

科研院所的合同種類多樣，多為非標物資、服務、技術協作、委托加工等，合同金額大，技術參數要求高，參與的合同主體多，付款方式及驗收要求各不相同，在現有的管理模式下，項目組與合同管理部門根據自身工作需要建立相應的合同臺帳，數據與信息交互缺乏有效的交互和共享，導致各部門之間管理未能有效銜接、實時性差、工作效率不高等問題[5]，集中體現在以下幾個方面。

(1) 合同檔案翻閱困難。合同檔案目前主要以紙質形式存檔，數量大，對于不同人員需要歷史合同檔案材料時，存在查找與翻閱不方便等困難，同時也不利于歷史合同的查找與比對分析。

(2) 進度控制困難。由于合同數量多，參與部門與人員多，合同的進度控制靠常規的辦公軟件已很難滿足科研項目管理的需要，管理人員或項目組想全面了解合同的執行進度存在一定的困難。

(3) 信息匯總困難。采用常規的辦公軟件管理時，由于存在各部門記錄的數據格式與內容不統一，信息錄入時間也不完全一致，合同相關的信息匯總工作需要耗費大量人力物力且存在較大偏差。

(4) 缺少動態響應機制。缺少對合同履行、合同款支付、貨物驗收等關鍵節點的有效控制，無法有效幫助項目組掌控課題經費使用情況的即時動態，進而難以實現科研項目的長遠規劃。

為了提高工作效率，使合同管理規范化、協同化，由各部門的分散管理轉化為協同管理，將歷年合同數據變為共享的動態數據庫，建立一個有序結構的檔案、數據共享與分析、集中化管理的合同信息化動態平臺很有必要。

2 合同信息化管理平臺的系統結構

通過調研國內外各科研院所及高校的管理方法，特別是國家大科學工程[6]及ITER組織在合同管理方面的要求與經驗，結合等離子體物理研究所在履行各種合同中遇到的實際情況及差異化要求，根據管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，確立不同功能間的邏輯關系，明確前置事務、后置事務、需要輸入的信息和輸出的信息，對比較復雜的環節再分解，優化處理[7]。借助計算機輔助工具，系統在結構框架上采用多層架構模式，各項系統功能采用模塊化設計。

2.1 平臺結構的架構模式

在架構模式上采用多層架構模式，主要分為表示層、業務層和數據層，分別由客戶端、業務服務器和數據庫服務器實現[8-9]。具體系統架構如圖1所示。

圖1 系統架構模式

(1) 表示層即是整個系統的客戶端。主要處理數據呈現，即向系統的業務服務器提出數據請求，業務服務器通過相關的網絡傳輸協議將相應的數據傳遞給客戶端并顯示給用戶。

(2) 業務層則是具有應用程序擴展功能的業務處理服務器。主要接受用戶數據請求，并連接數據庫，數據庫服務器將數據處理的結果返回給業務服務器，再由業務服務器傳回給客戶端。

(3) 數據層則是數據庫服務器。主要處理系統的數據邏輯，接受業務服務器對數據庫的操作，實現對合同關鍵數據的錄入、修改及查詢等。

2.2 功能模塊的構建

主要采用模塊化設計來實現各項功能，包括平臺管理、合同基礎管理、關鍵節點控制、查詢與報表、系統接口及系統維護與數據管理等一系列功能模塊[10-11](見圖2)。

(1) 平臺管理模塊。用戶的基本操作，包括用戶身份驗證、密碼修改、權限控制等。其中平臺管理員通過后臺管理可實現用戶管理、界面定制等功能，確定權限域并對不同的角色分配相應的權限，以保障平臺與數據的安全性、增強平臺的靈活性，同時對平臺的基本數據進行維護，數據庫的恢復與備份等功能。數據備據，同時當系統出現崩潰等故障或者進行平臺遷移時，可用備份數據進行恢復。

(2) 合同基礎管理模塊。實現合同基本要素的錄入、修改與刪除等操作，同時對合同履行的不同階段進行相應的數據動態更新，如進度驗收、最終驗收、合同終止等。此模塊是本系統的核心功能，也是實現項目組與合同管理人員需求最重要的部分。

(3) 查詢與報表模塊。合同管理的擴展功能之一，項目組通過系統內置的查詢系統，輸入關鍵字段進行相關的數據查詢統計，如合同執行情況、課題經費使用情況、經費占用情況等，可以通過多種條件組合篩選實現數據多維度的輸出。

(4) 預警模塊。該模塊通過發郵件或站內短信等方式為項目負責人及合同管理人員對合同付款、合同驗收等關鍵節點進行提示，幫助相關人員提前做好課題經費使用規劃和決策分析。

(5) 平臺接口模塊。合同管理平臺作為科研項目管理的非常重要的一個環節，與之相關的包括項目進度管理、課題經費管理、固定資產管理、財務管理、質量管理等系統等。本模塊業務用于與其他管理部門相銜接，以實現不同管理部門之間的數據傳輸。

(6) 合格供應商模塊。制定相應供應商信用評價體系及名錄，對供應商進行全方位評價，對已經進入供應商名錄的資質進行動態維護和更新等管理。

3 合同信息化管理平臺的功能和作用

合同管理平臺采用信息化手段將不同表現形式的合同數據通過掃描識別、手工輸入等方式轉化為數字化信息，實現合同起草、簽訂、執行、變更、收付款、驗收、存檔、查詢與統計、經費審計、質量管理等合同全生命周期的信息化管理與控制，實時對合同各個環節進行動態更新與追蹤管理，建立一個有序結構的合同檔案庫、數據共享與分析、集中化管理的信息化動態系統。通過有效挖掘合同相關的標的物型號與價格、供應商信息、歷史合同數據等，為物資采購及合同簽訂提供數據參考，實現合同履行過程的動態化、協同化和網絡化管理，提高合同管理效率，防控合同風險，確保合同的順利與及時的全面履行[11]，提升管理水平。

3.1 實現合同全生命周期的動態管理

合同簽訂后，將各項基本信息(項目名稱、項目負責人、合同名稱、合同編號、采購物品名稱及型號與數量等)錄入管理平臺，通過該平臺對合同全過程(已付款項、應付款項、已報銷款項、合同變更、合同中止或終止、違約與爭議處理、存檔、查詢與統計、經費審計、質量管理)進行跟蹤與監控。對進度驗收、進度款支付等關鍵性時間節點進行自動提醒，并對合同終止、合同變更、合同解除、合同轉讓等異常情況進行狀態跟蹤，利用信息化手段實現合同生命周期內各環節有效的動態管理。

3.2 合同資料信息化存檔、查閱與對比

合同履行是一個動態的過程，在合同履行的各后續環節中會產生相關的過程資料，包括詢價文件、談判過程記錄、審批材料、合同文本、技術要求文檔、雙方主體會對合同付款及驗收條件進行調整等內容進行書面補充等，這對于衡量與評價合同主體的履約能力，明確合同主體的權利、義務和責任具有重要作用。紙質合同的歸檔會占用大量的空間資源，而且依靠人工查閱很難做出及時響應與完整和全面的統計。

運用信息化技術科學地管理合同存檔，實現合同數據電子化、存檔管理規范化，可解決原有存檔管理存在的紙質合同檔案查閱不方便、空間占用大、收集不完整、歸檔不及時等各種局限性。利用合同的信息化管理平臺，項目負責人、合同管理人員、審計人員通過相應的權限配置直接調閱合同電子化檔案，實現合同檔案網上遠程查詢，提高合同檔案綜合利用的及時響應能力和檔案工作對科研項目的支撐能力[12-13]。

3.3 建立合同相關人員與部門之間的協同管理

在合同履行過程中，涉及的項目組與合同管理部門的人員較多，因職能不同而相互較為獨立，導致信息溝通與反饋不靈敏、不及時，進而可能會產生合同進度控制困難、關鍵節點處理不及時、實際交付與合同的技術參數要求不相符等問題。

發揮合同管理平臺的樞紐作用，將與合同相關的人員、部門等有機聯系起來(見圖3)，完善合同管理部門、相關職能部門與項目組之間的協同配合[10]、信息交互及監督體系，各部門與人員對合同的協同化管理。各部門通過該平臺可以及時對合同信息進行修改、變更和補充，實現不同的參與者相互傳遞信息并保證合同相關資料與信息的統一性與及時性，確保合同的簽訂、履行和爭議處理等關鍵環節均處于有效管控狀態，保證合同全面正確履行，增強合同風險防范能力。

圖3 各部門與人員協同化管理

3.4 實現多層次、多維度的經費執行統計與分析

利用合同管理平臺，對已簽訂合同相關的履行情況可實現多層次、多維度的數據統計，如按課題編號、日期、項目負責人(經辦人)姓名、已支付款項進行統計分析等，并以文字或圖形報表等形式輸出統計數據。根據統計結果及數據報表，實時動態的掌握課題經費執行現狀。

通過合同管理信息化平臺對科研項目的經費進行多方面分析，了解應支付款項的趨勢，便于對當前經費使用進行控制或調整，彌補目前現有ARP系統只統計已支付合同款、不體現應支付款項及更新日期滯后的問題，進而實現科研經費的高效與科學合理的配置。

3.5 實時更新合格供應商名錄

根據本單位的采購或外包等質量管理要求，制定相應供應商信用評價體系，對合作的供應商的主體資格、經營許可證件、財務狀況、技術能力、生產能力等合同履約能力進行全方位評價，完善合格供應商的評審、復評等制度程序，實時更新合格供方名錄與數據庫[14]。

3.6 降低人員流動對合同全過程管理的影響

在國內國際合作日益增加，以及一系列國計民生的政策出臺，合同管理人員及項目組人員出差、出國及休假等已成為常態，合同管理系統作為透明共享的信息集中化平臺，有效降低合同履行過程對個人的依賴，避免人員流動影響合同的全面履行。

4 結 語

利用計算機與網絡技術，結合科研院所合同管理的實際情況，建立基于合同全生命周期的信息化處理平臺，實現對合同各環節的動態與協同管理，不僅能夠解決現有合同管理方式存在的各種問題，同時對于等離子體物理研究所這樣國內外合作項目多、科研經費來源廣泛、各科研項目結題時間不統一的科研院所來說具有非常重要的意義。

(1) 提升合同管理水平。利用集中化在線管理，對合同全生命周期的各環節進行動態追蹤和閉環管理，促進人、財、物等要素合理組織與充分利用，使合同管理科學化、規范化，提高合同管理效率與水平。

(2) 降低合同風險。完善各部門之間的協同配合、信息交互與監督體系，使合同簽訂、合同付款、合同驗收等關鍵環節都處于有效的控制狀態，保障合同全面履行，增強風險防范能力。

(3) 科研經費的高效合理配置[15]。對合同進行實時、動態、多維度分類查詢與監督，及時掌握科研經費使用動態并進行精確的數據統計分析，為科研經費高效使用、分配與落實等科學合理配置提供依據。

參考文獻(References)：

[1] 衣文敏. 以信息化帶動工業化實現社會生產力的跨越式發展[J]. 發展論壇,2001(7):40-42.

[2] 陳明奇, 吳麗輝. 中國科學院科研信息化回顧與展望[J]. 中國科學院院刊, 2013(4):461-467.

[3] 米 曉, 許鳳琴, 李瑞瑞. 關于加強高?？蒲许椖康倪^程管理[J]. 實驗技術與管理, 2009, 26(10):155-157.

[4] 張繼霞, 趙睿英, 高培峰,等. 高等學?？蒲许椖恐匈Y產管理問題研究[J]. 實驗技術與管理, 2016, 33(10):270-273.

[5] 杜永生. 項目合同管理中的主要問題分析及對策[J]. 中小企業管理與科技旬刊, 2009(8):28.

[6] 儲 慧,趙君煜.“EAST超導托卡馬克核聚變實驗裝置”的運行管理[J].科技管理研究,2015,35(21): 186-189.

[7] 戰 玥. 通過合同管理的信息化提高合同管理水平[J]. 現代經濟信息, 2012(8X):61.

[8] 吳 鋒. 淺談J2EE平臺的科研合同管理信息系統的設計與實現[J]. 計算機光盤軟件與應用, 2014(23):277-278.

[9] 薛建輝, 劉 杰. 基于語義Web的知識管理系統的研究[J]. 食品科學技術學報, 2007, 25(1):59-61.

[10] 王國華, 徐 俊. 實驗室項目建設和采購管理信息化研究與實踐[J]. 實驗室研究與探索, 2016, 35(8):259-261.

[11] 王 正, 王剛剛, 蔣 瞻,等. 儀器設備購置及合同查詢系統應用[J]. 實驗技術與管理, 2016, 33(3):138-141.

[12] 劉 靜. 高校設備檔案管理存在的問題及對策[J]. 實驗室研究與探索, 2015, 34(11):274-276.

[13] 尹立蘋, 李彥啟, 楊美榮. 加強高校采購檔案規范化管理的探索[J]. 實驗室研究與探索, 2013, 32(4):224-226.

[14] 王力綱, 李瓊生. 基于TOPSIS的教學儀器設備供應商評價與決策[J]. 實驗室研究與探索, 2011,30(8):409-411，414.

[15] 劉 歡, 聶 飛, 王麗麗. 基于模板的科研經費精細化管理[J]. 實驗室研究與探索, 2016, 35(5):240-244.