淺談基層衛生計生行政文書檔案管理

冉井賢 陳清華

摘 要 衛生計生文書檔案能夠體現和反映衛生計生工作的管理能力和業務水平。隨著社會的發展和衛生計生的合并改革，衛生計生行政文書檔案管理的重要作用日漸凸顯。目前，基層衛生計生文書制作、整理、歸檔等工作不規范，存在很多問題和不足，亟須改進和規范化管理。

關鍵詞 衛生計生 文書檔案 管理 分析

衛生計生行政文書檔案是具有一定保存價值的以各種文字、圖表、聲像和電子為載體的原始記錄。衛生計生行政檔案實行科學管理，有助于衛生計生行政文書檔案的存放與使用，有助于提高衛生計生工作管理水平。衛生計生行政檔案實行制度化與科學化管理是衛生與計生局依法行政的重要基礎。如何加強衛生計生行政文書檔案管理？筆者從衛生計生行政文書檔案管理存在的問題和現代化建設策略等方面談幾點看法。

一、衛生計生行政文書檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視不夠，對法律法規執行不力

為了加強檔案管理，國家頒布了《中華人民共和國檔案法》等法律法規，但目前仍有少數領導對檔案管理工作不夠重視，缺乏科學有效的管理，未建立長效管理機制，傳統的紙質檔案沒有得到有效改進，管理意識較差，忽視檔案管理事務性工作。受傳統觀念的影響，認為檔案管理工作只是簡單的抄抄寫寫，檔案管理水平得不到有效提升，在實際工作中得不到創新，阻礙了衛生計生檔案管理工作的開展。新中國成立后，特別是改革開放以來，國家針對檔案管理工作頒布了一系列檔案管理法律法規，也出臺了一系列規范管理性文件，但對檔案管理工作的重要性仍然認識不到位，如某些單位或個人由于工作疏忽或者管理不善，導致集體或個人重要的檔案資料遺失，結果只是批評了事，甚至有一些單位覺得無所謂。沒有行之有效的管理辦法，導致對檔案管理工作不重視、不規范、不嚴謹。

（二）檔案管理工作缺乏標準

檔案管理模式老套，技術陳舊落后，大量的案卷質量不高，缺乏完整的檔案立卷、編目、檢索等工具，未按國家制定的標準規范操作。應移交檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確，不清楚哪些檔案應移交檔案室存檔。檔案管理的標準化與規范化不是使用幾臺新設備就能實現的，而是需要許多方面的因素相互協調，需要領導高度重視和各方面大力配合支持，通力合作才能完成。

（三）檔案信息化的基礎設施不齊全，設備落后

檔案信息化的基礎設施建設主要包括網絡環境建設、硬件環境建設、系統軟件建設等內容。有些基層單位沒有建立專門的檔案室和配置相應的檔案管理設備，甚至連檔案管理工作中必備的切刀、統一的檔案夾都無法購置齊備，計算機的管理更是不可能實現。檔案管理的硬件缺失導致很多原始的紙質檔案得不到有效保護，時間一長，很多珍貴的原始檔案很可能出現蟲蛀、霉變等問題，造成不可避免的損失。檔案信息管理系統在當前得到普遍應用，計算機處理信息的水平也在不斷提高，電子文檔取代了傳統的文書檔案，辦公自動化設備也顯示出了強大的優勢，但由于單位的檔案管理設備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調檔等需求難以得到滿足，增加了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員的工作積極性受到了影響，更不利于檔案的開發、收集與利用。

（四）缺乏專業的檔案管理人才

檔案管理工作需要專業的、有經驗的人才，因為檔案管理工作不是一項簡單的工作，需要管理人員具備系統的管理知識。但是在實際的工作中，學習檔案管理的人員少，從事檔案管理的人員不能系統、科學、專業、有效地對管理檔案。再加上相對于其他行業，檔案管理人員的流動性比較大，專業熟練的老員工少，業務不熟練的新員工比較多，導致檔案管理的專業人才嚴重缺乏。

二、檔案管理工作現代化建設策略

（一）加強對檔案工作的組織領導，明確人員職責

衛生計生行政檔案的原則性強、真實性強、專業性強、保密性強，這就要求領導高度重視。衛生計生局的領導要認識到衛生計生行政檔案的重要性，重視檔案管理制度的建設，從管理、資源、政策上給予指導、支持、傾斜，滿足檔案管理工作的需求。要配備具備較高政治素質和業務素質的檔案管理人員，成立檔案管理組織機構；鼓勵和選拔優秀人才參與檔案管理工作，不斷提升檔案管理人員的整體素質，加大對檔案人員的培訓力度，認真貫徹學習《中華人民共和國檔案法》及衛生計生行政等法律法規；嚴格檔案的收集、整理、鑒定工作，依法處理違反檔案管理法律、法規的行為，用法律的力量強化人們的檔案意識，約束部門領導和檔案人員的管理態度；提高檔案管理人員的統籌規劃和應變能力，規范檔案管理工作。

（二）加快硬件設施建設，創新檔案管理技術

第一，采用計算機、網絡、光盤存儲、圖文掃描等技術手段來進行集中式的管理，促進檔案管理數字化、科技化。

第二，完善檔案管理所需的硬件設備，配齊空調、去濕機、溫濕度計等基礎設備，保持檔案室內的溫度和濕度，配備鐵質檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機等設備。

第三，配備標準合格的檔案室和計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備。

三、加大投入，確保環境安全

第一，配備硬件設施。要有單獨的檔案室，配備具有防磁化、防碰撞、安全穩固的檔案櫥和文件柜，分類、有序、整齊地排列檔案，并配備齊全的安全防護設施和一次性鞋套等衛生設施，由專職檔案人員管理，隨時做好檔案室的防火、防盜、防蟲、防霉變等工作，定期維護和保養各類設施，增強安全防范能力。

第二，配備軟件設施，嚴格實施《衛生計生行政檔案出入庫制度》《衛生計生行政檔案借閱登記制度》《衛生計生行政檔案銷毀制度》等規章制度，要求制度上墻，并嚴格遵守。

第三，設立衛生計生行政檔案借閱登記臺、監督臺等，為檔案入室、管理、借閱、歸還提供便利。

第四，配備信息化基礎設施。充分利用信息化資源，對檔案進行全方位、多功能、多層次的現代化管理，利用多媒體功能，在確保檔案信息安全的前提下，通過磁盤存儲、光盤備份、局域網傳輸、觸摸屏查詢等方式，多媒介存儲、多方位查詢，切實做到原始資料完整化、電子載體清晰化、檢索利用便捷化、保管價值最大化。

四、加強對管理人員的培訓，建立高效的管理系統

第一，加強對管理人員的業務培訓，提高管理人員的檔案管理水平，豐富檔案管理專業知識，把先進的計算機知識應用到檔案管理的工作當中去，充分利用先進的技術，將網絡化與數字化與檔案管理有機結合起來，滿足信息化社會的需求。充分發揮計算機檢索功能，將文書檔案按照要求快速分類過濾，提高檔案管理工作的效率。

第二，實行規范管理，檔案裝訂一案一卷、一卷一號，如果涉及國家機密及個人隱私，可以單獨設立副卷，歸檔為兩卷。卷內資料應當制作目錄，放在資料首頁，去掉金屬物，有破損的要修補完整，并用阿拉伯數字在卷內資料右上角編寫頁碼。聲音及影像資料也應在儲存介質上逐件編號，單獨存放，并單獨造冊登記。衛生計生行政檔案封皮應用電腦打印，要簡明扼要，能反映卷內資料內容，根據檔案保管年限分門別類進行保管。

五、結語

衛生計生行政檔案是社會發展進步不可或缺的重要資源，衛生計生行政檔案管理工作已經成為社會信息管理工作的重要組成部分，衛生計生行政檔案是對整個衛生計生行政工作的經驗總結，它充分反映了衛生計生行政的業務技術水平和管理水平。衛生計生行政文書檔案管理工作水平與技術、人才、體制的引進和創新十分密切，堅持黨和國家提出的人才興國、技術強國的戰略指導思想，借鑒和學習先進的管理技術與理念，培養高素質、有經驗、富有創新能力的復合型人才，完善檔案管理體系，制定行之有效的獎懲與監管機制，才能有效促進衛生計生行政管理工作全面發展。

（冉井賢單位為酉陽自治縣衛生計生委<藥事服務中心>；陳清華單位為酉陽自治縣龍潭中心衛生院）