如何接待好來訪的學(xué)校

章立早

[摘 要] 如今各地之間的校際參觀互訪活動日益頻繁，那么，要接待好來訪的學(xué)校就必須做到：了解來訪學(xué)校的情況和需求；準(zhǔn)備好接待工作；對接待的人員要有一定的禮儀訓(xùn)練；整個接待的流程中務(wù)必要有交流和互動的環(huán)節(jié)；注重通過接待來訪塑造學(xué)校良好的形象；尤其還要注意在接待來訪時不得違反相關(guān)接待規(guī)定。

[關(guān)鍵詞] 校際參觀；互訪；來訪學(xué)校

近年來，各地之間的校際參觀互訪活動日益頻繁，對于接待學(xué)校而言，通過向來訪學(xué)校介紹自己學(xué)校的辦學(xué)經(jīng)驗和成果，不僅為展示學(xué)校辦學(xué)特色和亮點提供了契機(jī)，更有利于提高學(xué)校的知名度，而且準(zhǔn)備接待和進(jìn)行接待的過程也是反思的過程，并通過總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗和成果來發(fā)現(xiàn)存在的問題，進(jìn)而有利于促使學(xué)校工作更上一層樓。那么，如何接待好來訪的學(xué)校呢？

一、了解來訪學(xué)校的情況和需求

如，來訪學(xué)校辦學(xué)情況如何，這次來訪一共有多少人，來訪者來訪的時間和具體的職務(wù)級別是什么，主要想?yún)⒂^什么等。如果想了解辦學(xué)經(jīng)驗和成果，可能就需要校長比較詳細(xì)地介紹情況；如果想了解學(xué)校課改情況，可能就要安排聽課的環(huán)節(jié)；如果想了解班主任工作的情況，可能就要安排觀摩班級主題班會或其他班級活動的環(huán)節(jié)。

二、準(zhǔn)備好接待工作

來訪前除了做好學(xué)校的環(huán)境布置和衛(wèi)生打掃外，就是要制定接待來訪的方案，整個方案必須包括：本學(xué)校的簡介、參觀學(xué)校各項內(nèi)容的時間安排、接待的規(guī)格、參觀校園的路線、參與接待的具體責(zé)任人和工作人員（誰介紹情況、聽哪位教師的課、觀摩哪位教師的主題班會等）、學(xué)校大型顯示屏字幕標(biāo)語、學(xué)校宣傳片的播放、照相的地點和時間、接待的具體流程等。接待的具體流程一般有三種：1.先介紹學(xué)校的整體情況，再帶來訪者參觀校園；2.先參觀校園后再重點介紹情況；3.邊參觀校園邊介紹情況。這三種接待流程各有利弊，筆者認(rèn)為應(yīng)該將三種接待流程結(jié)合起來：根據(jù)來訪者的需求，先簡單介紹相關(guān)情況，讓來訪者有初步的了解；然后帶他們邊參觀邊詳細(xì)介紹；最后將來訪者集中起來再進(jìn)行總結(jié)性介紹，并請來訪者或提建議，或介紹他們學(xué)校相關(guān)的辦學(xué)經(jīng)驗和成果，這樣就分享了各自學(xué)校的辦學(xué)經(jīng)驗和成果。在準(zhǔn)備接待或接待的過程中，都有可能發(fā)生意想不到的突發(fā)情況，在可能的情況下還要制定應(yīng)急預(yù)案。

三、對接待任務(wù)比較頻繁的學(xué)校人員進(jìn)行禮儀訓(xùn)練

因為在接待中的禮儀表現(xiàn)，不僅關(guān)系到其本人的形象，而且還涉及他所代表的學(xué)校的形象。因此，一定的禮儀的訓(xùn)練必不可少。這些禮儀訓(xùn)練包括：衣著如何打扮和如何談吐；問候和迎客的禮儀；招待賓客的禮儀；送客的禮儀；座位安排的規(guī)則；茶杯的安放、沏茶、端茶遞水、遞送水果小吃等的禮儀、接待時間的把握與控制等。接待人員進(jìn)行一定禮儀的訓(xùn)練，可以使整個接待過程不僅井然有序、也展示了學(xué)生、教師、校長謙恭有禮的涵養(yǎng)。

四、整個接待的流程中務(wù)必要有交流和互動的環(huán)節(jié)

很多接待學(xué)校只重視展示自己的辦學(xué)經(jīng)驗和成果，但忽視與來訪者的互動與交流。其實，接待學(xué)校與來訪者的學(xué)校在辦學(xué)過程中都有各自的優(yōu)勢，通過交流和互動這個環(huán)節(jié)，可以取長補(bǔ)短，共享辦學(xué)經(jīng)驗和成果，以利于共同提高辦學(xué)水平。

五、一些重要的、高規(guī)格的接待，為塑造學(xué)校良好形象提供了最佳時機(jī)

可以安排當(dāng)?shù)孛襟w記者參加采訪，將接待來訪的學(xué)校上升為當(dāng)?shù)氐慕逃侣勈录⑼ㄟ^來訪者的口耳相傳，從而塑造了學(xué)校良好的形象和提高了學(xué)校的知名度。

六、不得違反相關(guān)接待規(guī)定

不少地方教育主管部門都有相關(guān)接待規(guī)定，不得違反。具體說就是接待費用標(biāo)準(zhǔn)要符合相關(guān)規(guī)定；陪同人員要做到精簡，不必要的陪同人員盡量不參與用餐接待，并盡量在校內(nèi)安排工作餐，提倡節(jié)儉，反對浪費，切莫用公款進(jìn)行娛樂性接待和消費；一切接待工作不得影響學(xué)校工作的正常進(jìn)行；注重辦學(xué)經(jīng)驗和成果的交流，以提高各自學(xué)校辦學(xué)水平為根本目的。

（作者單位：福建廈門市教育科學(xué)研究院）