關于人事檔案管理特征及作用的思考

王丹琪

摘 要：人事檔案是人才信息的主要來源和承擔的載體，是一個人的個人經歷、工作表現以及其他重要事件的記錄，充分完整地反映出一個人的生平，是管理人才信息的重要手段，如果想長久發展下去就離不開人事檔案的管理，人事檔案對人才的選拔和任用發揮有著十分重要的作用。本文首先分析了企事業單位人事檔案管理的內容和含義，然后對企事業單位人事檔案管理的特征進行分析，著重探討企事業單位人事檔案管理的作用。

關鍵詞：人事檔案管理：管理水平；特征；作用

要想不斷提高人事管理水平，促進企事業單位自身的長遠發展，就需結合企事業單位的實際情況，改變傳統思維模式，真正建立起適應現代企事業單位的人事管理制度，使其符合時代特色，以此進一步提升企事業單位競爭力。目前，隨著改革的深入，企事業單位的作用越來越突顯出來，人事改革也越來越徹底，而人事檔案管理在企事業單位體制改革中所占有的比重越來越大，人事檔案管理也越來越重要。

1 企事業單位人事檔案工作的主要內容

1.1 檔案材料是否齊全、完整，檔案內容是否客觀、真實

人事檔案是一個人經歷和社會實踐活動的歷史記錄，是歷史地全面地了解一個人的重要依據，橫觀，是一個人所從事某項工作或某一階段的真實記錄，縱觀，是對一個人一生經歷與表現得全面記載，所以，檔案材料的齊全、完整、客觀、真實是人事檔案開發利用的根本保證。通過注重檔案資源的“全”和“真”，能夠客觀反映干部成長歷史和職業生涯變化軌跡，真實展現干部自身特點和個人品行，使組織人事等利用部門對檔案信息依據感到可信、可靠。

1.2 檔案材料手續是否完備

干部人事檔案材料手續的完備，是確保檔案內容質量的重要方面。中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出，今后凡需歸入檔案但手續不完備的材料，均應先將手續補辦完備才能歸檔。所以，人事檔案所收存的每份材料都要完整，材料的時間、來源要清楚，有頭有尾，不缺張少頁，手續完備。在材料鑒別上要做到“取有據、舍有理”，嚴格把好“入口”關。

1.3 檔案中有無錯裝、混裝的材料

人事檔案是本人的歷史情況和現實情況的客觀反映，似是而非、失實的材料不允許歸入人事檔案或應從人事檔案中剔除出去，必須杜絕張冠李戴、同名異人等情況，否則將會對干部本人帶來不應有的損失。錯裝混裝材料的情況，在干部人事檔案審核中屬于“單項否決”項目，必須引起干部檔案管理人員的高度重視，不斷增強工作的責任心，以嚴密細致的工作態度對待每一卷檔案。

1.4 檔案整理是否符合要求

干部人事檔案整理工作，是檔案建設最基礎的工作之一。通過整理，便于檔案材料的保管、利用和科學化管理。中組部《干部檔案整理工作細則》要求，“整理干部檔案，須做到認真鑒別，分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。因此，為保證原始檔案材料的完整齊全，保證新整理檔案材料的規則規范，對每一卷檔案在技術加工中都必須力求細節到位，爭取做到“六細致，六保證”，即：材料拆起細致，保證不破壞、不損傷原材料；材料裁剪細致，保證對拆起的不合規格的材料合理裁剪，方便裱糊；材料加邊包邊細致，保證不壓字，不壓線，不損傷材料內容；材料壓平細致，保證已裱好的材料平整不皺折；類標頁標書寫細致，保證材料整齊美觀；目錄填寫打印細致，保證與材料內容完全相符，不錯位，達到“完整、真實、條理、精煉、實用”的“十字”。

2 企事業單位人事檔案管理特征

2.1 企事業單位人事檔案管理具有現實性

企事業單位是根據資料和檔案來考察一個人的，只有了解一個人的上學期間的經歷，工作期間的表現以及日常生活的行為，才可以做到對這個人的認知，更加方便對他進行工作上的調動以及人力資源上的配置；還有就是人員檔案對企事業單位內部的升職提干有著十分重要的影響，在實際的工作中具有一定的現實意義。

2.2 企事業單位人事檔案管理具有真實性

企事業單位的人事檔案的收集過程是十分嚴格的，即使是隨著人員的增加，隨著時間的推移，要收編和整理的檔案越來越多，但是在這個過程中仍然要保持著高水準的真實和嚴格的要求；在日常的維護和利用等方面都是按照規章制度來嚴格進行的，這樣才能保證企事業單位人事檔案的管理有一定的權威性，保證了真實性。

2.3 企事業單位人事檔案管理具有保密性

不管是企事業單位領導的檔案還是普通員工的檔案都是絕密的文件，不是隨便就可以查閱的，需要辦理一定的手續，人事檔案中的東西都是真實的，其中包括一些重大的事件，如果被傳播出去對員工的隱私保護是不利的，一旦機密的情報泄露不利于事業單位的發展，嚴重的可能會對國家的安全造成影響，因此企事業單位人事檔案的管理是機密的。

2.4 企事業單位人事檔案管理不是長期固定的

人事檔案記錄的是一個人的真實情況，但是這個情況不是一直不變的，員工職位的變化和個人情況的變化都會使得檔案中的信息發生變化，從員工剛剛開始工作，一直記錄到員工離開，這是不斷發展著的，正是因為這樣，企事業單位的人事檔案管理是具有動態性的。

3 企事業單位人事檔案管理的作用

3.1 促進企事業單位的進步

社會的不斷發展促進科技的進步，科技的進步意味著對人才的要求進一步提升，人才素質的高低直接決定著企事業單位的成敗，是科技的競爭說到底也是人力資源的競爭。人才在當今社會的競爭中地位越來越高，而人事檔案是人才信息的縮影，可以盡快反映出一個人才的特點和信息。加強對企事業單位人事檔案的管理，是對人才的考察和了解，可以幫助企事業單位選擇出合適的人才進行發展，幫助企事業單位的進步。

3.2 企事業單位人事檔案管理是人力管理的重要工具

人事檔案的管理是人力資源管理的一部分，人力資源的管理就是更好地利用人才，要想充分發掘一個人的潛力就要充分了解一個人的生活經歷以及工作的表現，充分了解一個人的全面信息才可以合理地進行人力資源的配置。

3.3 企事業單位人事檔案管理是人力資源重要信息的儲備資源

人事檔案的建立是為了人力資源的配置，人力資源的科學管理是衡量工作效益和管理能力的重要標準。一份真實的人事檔案不僅僅是一個人成長的歷史憑證，更重要的是，一份完整真實的人事檔案是企業招收員工和進行人力資源配置的重要依據。

3.4 企事業單位人事檔案管理是人才資源開發的重要依據

企事業單位人事檔案管理可以更好地實現人力資源的配置，人事檔案的存在是為了更好地進行人力資源的開發和建設，為了使每一個員工都能夠在自己的工作崗位上有更好的發揮，可以充分利用人事檔案的管理，科學預測人力資源的配置，充分發揮人事檔案的作用。

4 企事業單位人事檔案管理工作的重要性

企事業單位的人事管理中的檔案管理是有著獨特的重要性的，無論是一個政府機關還是企業的工作單位都可以利用檔案管理進行綜合的分析，根據自己所掌握的現有的資源進行人力的配置，根據長遠的發展目標確定人才的安排，不斷提高人才的綜合素質，從整體上提高企事業單位的工作效率，促進企事業單位的發展，對整個人力資源的合理配置也是有著重大的意義。

5 結語

總之，企事業單位人事檔案的管理是十分真實可靠的，具有機密性，在實際的工作中有著一定的現實意義；人事檔案是重要的信息資源，在人事管理的工作中起著十分重要的作用，保證了人力資源開發的順利進行，是人力資源人才配置的重要保障，進行人力資源的優化配置，保證了企事業單位的健康持續發展，因此在以后的人事檔案管理工作中要提高管理人員的綜合素質，保護好人事檔案，使得人事檔案發揮更大的作用。

參考文獻

[1]管惠娟.北京市某綜合醫院合同制護士離職分析及對策建議[J].中國社會醫學雜志，2017，34（04）：418-421.

[2]王璟.柔性引才用才機制應用研究[J].經濟師，2017，（09）：243-244.

[3]王俊艷.人事管理在企事業單位的探索研究[J].中小企事業單位管理與科技（中旬刊），2015（10）.19-20.