合作·協同·融合
——大數據環境下檔案信息資源共建機制的三重境界

文 / 馬仁杰 沙洲

2015年9月，國務院印發《促進大數據發展行動綱要》，指出大數據正日益對全球生產、流通、分配、消費活動以及經濟運行機制、社會生活方式和國家治理能力產生重要影響。[1]檔案信息資源是大數據的重要來源，檔案信息資源共建是檔案信息資源發揮作用的重要保證，而檔案信息資源共建機制的優劣從一定程度上決定了檔案信息資源共建的成效。因此，探討大數據環境下檔案信息資源共建機制對檔案行業真正實現檔案信息資源共建具有重要意義。

一、相關概念及研究現狀

（一）大數據與檔案信息資源共建

“當世界開始邁向大數據時代，社會也將經歷類似的地殼運動”[2]。誠然，大數據已經深刻地影響了人們的生活、工作和思維方式，但目前社會各界對于大數據的定義尚無統一認知。著名的管理咨詢公司麥肯錫（McKinsey & Company）將大數據（Big Data）定義為：大小超出典型數據庫軟件的采集、存儲、管理和分析等能力的數據集。[3]在檔案學界，從大數據視角出發探討檔案與大數據關系、檔案高等教育以及檔案工作各個環節等問題的研究已不勝枚舉，而對于檔案信息資源共建的研究還較為少見。信息資源共建不僅是提高信息資源建設投資效益、減少重復投資、提高資金利用率的重要方法，而且是大幅度提高信息流通、信息服務保障能力、提升社會總體信息獲取能力的重要途徑。[4]檔案信息資源作為信息資源中可信度最高的一部分，其共建不僅有利于大數據環境下社會公眾更加便捷地利用檔案，而且對政府部門更為迅速、準確地進行數據分析和決策具有重要作用。

（二）檔案信息資源共建機制

“人類的各種活動和現象，紛紜復雜，卻能夠作為一個龐大的社會有機體，世代延續，生生不息，必有其一定的內在運行機制”[5]。檔案信息資源共建是一個復雜的系統工程，共建機制是影響其成效的重要因素之一。如果缺乏科學的共建機制，檔案信息資源共建的效率和效果必將大打折扣。為了了解目前我國檔案信息資源共建機制的研究現狀，筆者于2018年3月19日在CNKI上按篇名進行高級檢索，輸入“檔案信息資源共建”和“機制”兩個檢索詞，兩個檢索詞之間使用邏輯關系“并”來表達，將來源類別選為“核心期刊”和“CSSCI”，共檢出文獻3篇。吳加琪從區域檔案信息資源共建共享的角度出發，提出要建立協同機制，并認為協同機制主要包括管理協同、資源協同、技術協同、利益協同和主體協同。[6]吳加琪從浙江省檔案信息資源共建共享工作體制創新、集成創新、技術創新、政策創新的實際出發，提出該省今后應強化檔案信息資源共建共享理念、建設區域民生數字資源共享工程、構建全省檔案信息資源共建共享大平臺、發揮非政府社會組織和市場機制作用、建立全面覆蓋的檔案信息資源共建共享協調機制。[7]吳加琪還闡述了多主體參與的區域檔案信息資源共建共享的內涵與特征，并對檔案行政管理部門、跨行業系統管理部門、檔案保管單位、專家、檔案同行、市場以及公眾等各方力量參與機制進行了探討。[8]可見，目前檔案學界對檔案信息資源共建共享機制的研究較少，而單獨對共建機制的研究還處于空白。國家大數據戰略的實施給檔案信息資源共建帶來了新的契機。本文擬從大數據環境下檔案信息資源共建機制的構成要素出發，闡述其相互關系，并探討共建機制的三重境界。

二、大數據環境下檔案信息資源共建機制的構成要素及其相互關系

所謂機制，原指機器的構造和工作原理，現泛指一個工作系統的組織或部分之間相互作用的過程和方式。[9]在大數據環境下，為了保證檔案信息資源共建系統的高效運轉，應建立科學的共建機制。在建立科學的共建機制之前，首先要明確其構成要素及相互關系。

（一）大數據環境下檔案信息資源共建機制的構成要素

1.共建主體。檔案信息資源共建機制中的共建主體是指檔案信息資源共建中的利益主體，也就是共建動力的實施者。檔案信息資源共建系統由眾多主體共同參與建設完成。這些主體可以分為四類：一是共建檔案機構，二是共建檔案專家，三是社會公眾，四是其他相關部門。其中共建檔案機構主要包括參與共建的國家和地方檔案行政管理部門、中央和地方各級各類檔案館以及機關和企事業單位等組織內的檔案機構，共建檔案專家主要包括高等院校和研究機構中參與共建的檔案學者及研究人員，社會公眾主要包括被動式參與共建的公眾和主動式參與共建的公眾，其它相關部門主要包括參與共建的各級政府以及外包企業等。

2.共建客體。檔案信息資源共建機制中的共建客體是指共建的對象，即檔案信息資源。檔案信息資源是檔案信息資源共建系統存在的客觀條件，沒有檔案信息資源自然不存在檔案信息資源的共建。大數據時代，人類信息的爆炸式增長、社會公眾檔案意識的提高以及檔案信息需求的擴大導致了檔案信息資源的總量劇增、種類和內容呈現出多樣性的特點。[10]大數據環境下的檔案信息資源一般可分為紙質檔案信息資源和數字檔案信息資源。其中數字檔案信息資源主要包括保存在各檔案機構的數字化紙質檔案和原生電子文件。隨著檔案信息化進程的不斷推進，數字檔案信息資源共建將成為大數據環境下檔案信息資源共建的主要部分。

3.共建動力。檔案信息資源共建機制中的共建動力是指推動共建的力量，也就是影響共建的各種因素的集合或使共建發生變化的力量。具體而言，共建動力主要包括法規政策、管理模式、協調手段和技術方法。法規政策為檔案信息資源共建系統的運行提供了制度保障。它要求各共建主體共同遵守一定的準則并按照嚴格的規章程序參與共建，其健全程度從一定程度上影響了檔案信息資源共建系統的健康發展。管理模式是一種管理行為體系結構。它由管理理念、管理方式和管理工具等一系列因素構成，其科學程度為檔案信息資源共建系統的可持續發展提供了保證。“協調既是發展手段又是發展目標，同時還是評價發展的標準和尺度，是發展兩點論和重點論的統一，是發展平衡和不平衡的統一，是發展短板和潛力的統一”[11]。采取一定的協調手段可以平衡各共建主體之間的利益關系，從而提高檔案信息資源共建系統的穩定程度。技術方法為檔案信息資源共建系統的正常運行提供了強有力的支持。尤其在大數據環境下，數字檔案信息資源的數量呈幾何級數級別增長，新一代信息技術的飛速發展極大地影響了檔案工作，因此運用先進的技術方法來保障檔案信息資源的共建不可或缺。

（二）上述構成要素之間的關系

從系統論角度看，檔案信息資源共建機制是一個動態的系統，系統內各要素之間存在著相互作用的關系，如圖1所示。

圖1 檔案信息資源共建機制

由圖1可見，各構成要素之間的作用并不是單向的，而是存在著雙向和多向的相互作用。檔案信息資源共建機制是一個有機的整體，在其發展過程中某一個要素并不是決定其整體功能的關鍵，關鍵是各要素之間的關系。共建主體和共建客體之間具有實踐關系和認識關系：實踐關系是指共建主體和共建客體之間具有改造和被改造的關系，即共建主體對共建客體的改造，共建主體通過共建動力來達到改造共建客體的目的；認識關系是指共建主體和共建客體之間具有反映和被反映的關系，即共建主體在通過共建動力改造共建客體的過程中，達到對共建客體的認識。法規政策、管理模式、協調手段和技術方法是共建主體推動共建客體也就是檔案信息資源共建的動力。它們來源于共建主體又被共建主體遵守和運用，處理好它們之間的關系能給共建帶來源源不斷的動力。如若處理不好，一個微小的細節都可能給共建帶來阻力。

三、大數據環境下檔案信息資源共建機制的三重境界

在大數據環境下，建立科學的共建機制對檔案信息資源共建系統的發展具有重要推動作用。從共建機制的構成要素及相互關系來看，建立合作機制是檔案信息資源共建的基礎保證，建立協同機制是檔案信息資源共建的更高要求，建立融合機制是檔案信息資源共建的最終目標。

（一）第一重境界：合作

大數據環境下檔案信息資源共建的合作機制是保證共建成效的基本機制。為了實現檔案信息資源的共建，合作已不僅僅是一種選擇，而是必須。由于我國各級檔案行政管理部門隸屬于各級政府，區域內的合作相對容易，因此在實現全國性檔案信息資源共建之前應優先實現區域性檔案信息資源共建。目前，浙江省通過區域內的合作在全國率先建立了檔案信息資源共建共享系統。該省采取了區域內跨行業系統檔案資源整合、建立檔案共建共享平臺、提供檔案共建共享的科技支撐和推動檔案共建共享的關鍵環節等一系列措施顯著地提高了檔案信息資源共建共享的成效。[12]

在大數據環境下，建立檔案信息資源共建的合作機制已經成為共識。在浙江省政府有關部門的引領下，越來越多的區域合作會如雨后春筍般噴涌而出。在實際的合作過程中，需要注意以下四點。

首先，進行科學的頂層設計。尤其是跨省區的檔案信息資源共建工作，只有從國家層面進行頂層設計并制定科學的規劃，才能適應大數據環境并有效地指導共建工作。國家檔案局作為級別最高的檔案行政管理部門，可以為全國的檔案信息資源共建工作制定相關規劃并完善各項政策措施。

其次，建立統一的合作組織。是否有統一的合作組織是檔案信息資源共建成敗與否的關鍵因素，離開統一的合作組織，檔案信息資源共建就會遇到阻礙。因此，中央和地方各級各類檔案館可以發揮領頭作用，與相關檔案機構共同建立起檔案信息資源共建的合作組織，如借鑒圖書館領域的CALIS建立高校檔案聯盟組織、在某個地理范圍內建立區域性檔案聯盟組織以及建立全國性檔案聯盟組織等。

再次，搭建良好的合作平臺。平臺是合作的載體，搭建良好的合作平臺可以推進合作進程、創新合作方式、降低合作成本，從而有效地促進檔案信息資源共建工作的發展。各級檔案行政管理部門和各級各類檔案館可以充當主導者的角色，充分運用大數據的相關技術搭建合作平臺，共建檔案專家、社會公眾和其他相關部門應最大限度地利用合作平臺發揮各自的優勢。

最后，設立相應的協調機構。協調機構的作用在于平衡各共建主體之間的利益分配以及破除管理邊界和合作一體化之間的矛盾。在建立協調機構的過程中應合理設置機構中的人員分配，并保持一定的人員流動頻率，從而最大程度地發揮協調機構的作用。

（二）第二重境界：協同

大數據環境下檔案信息資源共建的協同機制是合作機制的擴展。在合作機制的基礎上，協同機制可以發揮更大的效用。協同機制來源于協同理論，協同學的創始人哈肯認為，協同學（Synergetics）一詞由兩個希臘字構成，其含義是“關于協作的科學”[13]。協同不是簡單的合作，而是協作。它充分體現了“1+1＞2”的理念，即整體效應大于各組成部分的簡單相加。

在大數據環境下，檔案信息資源共建的協同機制包括共建主體協同、共建動力協同和共建客體協同。共建主體協同就是要明確各共建主體的職責、權利和義務，并以此界定各共建主體的職能范圍，從而最大化發揮各自的功能。各級檔案行政管理部門作為指導機構，是檔案信息資源共建工作的組織者，具有指導共建工作各個方面的職責、權利和義務；各級各類檔案館、機關和企事業單位等組織內的檔案機構以及其他檔案部門擁有海量的檔案信息資源，是檔案信息資源共建的參與者，具有積極參與共建的職責、權利和義務；共建檔案專家具有較高的學術水平，是檔案信息資源共建的獻計者，具有為共建工作出謀劃策的權利和義務；社會公眾不僅是利用檔案的用戶，而且是檔案信息資源共建的評價者，其意見從根本上反映了檔案信息資源共建的成效。共建動力協同主要包括法規政策協同、管理模式協同、協調手段協同和技術方法協同。法規政策協同是指各級檔案行政管理部門和各級政府在頒布和出臺有關檔案信息資源共建法規政策之前應進行一定的協同磋商，以達到避免沖突、增強各法規政策之間協同性和整體性的目的。管理模式協同是指各共建主體在管理理念、管理方式和管理工具等方面做到相對統一，并建立適當的溝通和反饋渠道。由于各級檔案行政管理部門在整個管理流程中起領頭作用，因此溝通和反饋渠道的建立也應由各級檔案行政管理部門積極主導。協調手段協同是指協調機構在協調各方利益關系的過程中應進行多方協商并采取合適的方式，如電話協調、會議協調和現場協調等等。技術方法協同是指各級各類檔案館、機關和企事業單位等組織內的檔案機構以及其他檔案部門在檔案信息資源共建過程中，盡量采用統一的信息技術標準，建立統一的信息平臺，從而實現真正的協同服務。共建客體協同也就是檔案信息資源的協同，由于檔案信息資源來源于不同的檔案機構，因此需要對不同來源、不同形式的檔案信息資源進行整理，并據此建立起相對完善的檔案信息資源體系。

（三）第三重境界：融合

大數據環境下檔案信息資源共建的融合機制是協同機制的升華。在合作機制的基礎上，協同機制為融合機制的建立提供了保障。融合機制是一種更深層次的共建機制，其優點在于進一步消除了由各種差異導致的不穩定狀態，從而促進了檔案信息資源共建系統的穩步發展。

在大數據環境下，檔案信息資源共建的融合機制包括共建主體融合、共建動力融合和共建客體融合。共建主體融合是指各共建主體在協同的基礎上，通過各種形式相互滲透和交融。例如，各級檔案行政管理部門定期指派相關人員到其他共建檔案機構進行學習和交流、各級各類檔案館和企事業單位內的檔案機構之間進行深度溝通、各共建檔案機構邀請共建檔案專家對共建工作進行深入的指導等等。在共建主體融合的過程中，特別要注意加強共建檔案機構與社會公眾的融合。共建檔案機構可以讓社會公眾積極地滲透到檔案信息資源共建中來，主動地參與檔案信息資源的共建工作。例如，為社會公眾開辟及時的意見反饋渠道并與其進行充分的信息交流、為社會公眾提供個性化的服務方式并運用數據挖掘技術深度挖掘其潛在信息需求、為社會公眾搭建透明的監督平臺并自覺地受其監督等等。共建動力融合主要包括法規政策融合、管理模式融合、協調手段融合和技術方法融合。法規政策融合是指各級檔案行政管理部門和各級政府在協同的基礎上，在擬定法規政策之前要充分了解不同檔案機構的工作現狀，并在進行多方調研之后，根據各檔案機構的相關反饋進行法規政策的詳細論證，從而保證相關法規政策具備較強的適用性。管理模式融合是指各共建主體將不同的管理理念、管理方式和管理工具等進行融合，從而避免出現管理偏差等問題，如以人為本理念和知識為本理念的融合、系統管理和目標管理的融合、PDCA和標桿管理的融合等。協調手段融合是指協調機構在多方協商的基礎上，將多種方式綜合運用，以達到更好的協調效果。技術方法融合是指檔案信息資源共建的實際操作主體在資源共建的技術方法方面不僅要采用統一的標準和平臺，而且要進行更深層次的聯合研究和開發，并在技術方法領先的部門優先采取試點工作，吸取相關實踐經驗，最終應用到共建工作中，例如應用云計算技術建立檔案云、應用人工智能技術實現檔案信息資源的智能化收集和分類、應用區塊鏈技術提高檔案信息資源共建的參與度和可靠度、應用量子保密通信技術保證檔案信息傳輸的安全性等等。共建客體融合也就是檔案信息資源的融合，在建立相對完善的檔案信息資源體系的基礎上，要加強檔案信息資源之間的融合。檔案信息資源的融合既是快速、高效利用檔案的重要保證，也是檔案信息資源共建的最終歸宿。綜上所述，檔案信息資源共建融合機制的建立會極大地提高共建的成效，從而為檔案信息資源的共享提供了保障。

[1]國務院.國務院關于印發促進大數據發展行動綱要的通知[EB/OL].http://www.gov.cn/zhengce/content/2015-09/05/content_10137.htm.

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