企業外事接待禮儀與注意事項分析

李新榮

【摘要】改革開放的深入和中國加入世界貿易組織（WTO），以及奧運會的成功舉辦，所有方面中國和世界其他國家正以前所未有的速度全面展開-中國人民也越來越覺得生活不再是一個自給自足的封閉狀態，整個世界經濟、政治和文化發展也都是緊密相連。本文論述了外事企業的禮儀和注意事項。

【關鍵詞】企業外事接待 禮儀 注意事項 分析

一、前言

對中國人來說，最重要和最頻繁的工作之一就是接待外國來訪者或外國技術人員來中國工作。周恩來總理曾經說過，“外交無小事”是外交事務重要性的深刻體現，任何微小的外交細節都將產生巨大的影響。除了繼承和發揚我國服務客人的優良傳統外，還應借鑒國際慣例的接待方法。在款待外國客人或技術專家時，企業應仔細考慮許多實際因素，并討論外國專家的禮儀和注意事項。

二、籌備階段

指定的企業外事接待要想成功完成接待任務，接待團隊通常需要建立一個全面的規劃，負責處理發生在接待外國朋友的所有事情上，這是很重要的，團隊也將成為指揮接待任務的指揮所，負責接待團隊領導作為總指揮官，要完全負責這次接待任務。一般大型企業均設有專業外事接待部門，負責外事工作。對于一些小型企業，可以臨時調派一名或幾名負責外事接待的關鍵人員，企業負責人，如廠長，經理應作為主管外賓接待的負責人。根據外籍人員來訪時間，企業應提前組成接待團隊，并根據以下各方面安排和安排外事接待任務：

（一）進行前期具體安排：

為了方便接待人員了解接待工作的現狀，應設置一個謹慎的中外書面接待時間表，安排內容的總表應包括：指導方針、會議和簽約儀式、宴會、旅游、交通、用餐時間、陪同人員等細節。時間表應該盡可能的長，以便與對方的接觸者進行協商，同時也要考慮客人的習俗和宗教信仰。需要具體安排工作包括：安排接送人員和車輛，住宿和支付方式，陪同人員或翻譯，日常用餐地點和時間，工作和休息地點，會議室，溝通方式，路線和時間，在某些情況下甚至安排宗教活動。日程表上的內容簡單易行，但不像公司計劃外國客人來訪那么容易。在使用交通工具時安排外賓，例如，一些小型企業沒有專業汽車或指定司機負責接待客人。因此，在中國與外國客人一起工作非常重要。如果沒有條件，可以臨時從其他企業轉移車輛或安排機動車解決問題。

（二）通知日程安排：

外國客人來訪的接待團隊最后定稿后應通知相關人員名單，如有必要，可與外賓聯系，提前向客人打印，以便提前做好準備。

三、迎送與會議階段

（一）迎接到訪

在接待外賓時，外賓從飛機、車輛或輪船上下來后，接待人員應向客人介紹迎賓員的姓名和功能，并歡迎客人。當外賓主動擁抱我們的員工時，我們可以做出相應的表示。如果要送花，應在接待客人的主要領導和客人握手后安排。在乘坐公共汽車時，客人首先應站在車的右側，并與左邊的主人在一起。在外賓和陪同人員上車后，開車到酒店。在途中，隨行人員應選擇一種有利于對外宣傳的機器，如在前往外賓途中所看到的歡迎標志和文化景觀。

（二）召開會議

會議安排會議的時間、地點、主要當事人、其他具體安排和有關通知，應當通知對方。如果有合影，也需要事先拍好照片。主人在中間，主人旁邊按照禮賓的順序，雙方安排在主人兩邊。開會前，主人應在門口迎接客人，在大樓的前門等候，或在休息室等候。如果主人不在大樓前面，工作人員應在大樓入口處見面并介紹客廳。會議結束時，主人應客人的前面的車或在門口，和客人送行。兩邊領導人會晤，除了隨行人員和必要的翻譯和錄音的帖子，其他員工應推出。避免在談話中進進出出。

四、告別階段

當外賓訪問或工作將結束離開時，接待客人的各種企業不能忽視告別的重要性，在某種程度上，再見或告別儀式，歡迎儀式具有相同的效果，如果歡迎儀式，砰地一聲，顯得告別儀式的敷衍，客人會覺得突然孤獨或失望，我們也失去了禮儀。雖然告別儀式可以相對簡單而快捷，但也必須精心挑選，以滿足送別人員的要求，對數字的限制，對同一身份，職責應清楚劃分。在接待外賓的過程中，是否正確地執行了送別期間的操作是最后的、也是至關重要的一部分。

五、需要特別注意的幾個問題

通過多年來與外賓見面或在企業進行了長期的工作，我逐漸總結出一些特別需要注意的關鍵問題。我在實際工作中確實有很大的經驗，任何不當的處理細節都會導致不可估量的后果，相反，注重細節也會使企業受益。以下是工作中需要注意的幾個最重要的問題：

一是為了在機場或車站迎接外賓，有必要確保收站的時間準確。一般的城市機場是室內，距企業都有很長的距離，所以交通問題使得我們要做好準備，尤其是在冬天或壞天氣時，更應該提前開始或咨詢道路交通部門。想象一下，當一位不懂語言的外國客人可以在機場看到車排隊，人們會有多么焦慮。

二是對外賓的住宿和交通應仔細安排。如果是在中長期從事技術服務的外國客人，企業應仔細安排其餐飲、住宿、運輸路線和交通運輸。外賓的住宿位置應該干凈、安靜，具有中國特色。食品應清潔衛生：酒店應該是一個正規的酒店，可以提供定期周到的服務。企業提供的交通工具應當安全、整潔。司機應該有規律的訓練，養成良好的性格，遵守交通規則。最好是用簡單的方式能與外賓交流。交通路線應該是寬敞和發達的，車輛不應該頻繁的開車到市區或偏僻的街道。

三是外賓應在企業的工作環境中精心安排。應該為外國客人預留一個單獨的辦公室，與此同時，辦公室應配備基本的辦公設施和生活設施，除了常規的辦公設備，比如電腦、手機、復印機，打印機，和文具，也特別注意開放的互聯網業務，國際長途電話服務或提供當地的電話卡，所以企業外國客人自己的人員，以滿足技術問題的溝通和聯系。

六、結束語

總之，“外交無小事”作為我們的外交標準不僅在其他國家得到了廣泛的應用，而且也成為了接待外國朋友的原則。這是一件小事，也是件大事。把小事當作大事來對待，有兩種不同的后果。周總理說外交不是小事也就不足為奇了。妥善處理外事工作，讓外國朋友在中國感受到中國人民的熱情，實現中國最優秀的外國朋友來華訪問的目的，為企業的發展做出應有的貢獻。