人力資源檔案信息化建設的意義

趙佳

摘 要：在我國信息技術高速發(fā)展的背景下，人們的生活水平也在不斷的提升，先進管理理念和技術的廣泛應用，都為我國檔案管理工作的開展開辟了新的途徑。人力資源檔案作為整個檔案管理中最重要的部分，進行人力資源檔案管理信息化 建設十分必要，需要我們必須轉變原先管理方式，利用先進的電子技術手段，推動人力資源檔案信息化建設，提升人力資源檔案管理的效率，從而實現(xiàn)人力資源檔案信息化。筆者結合檔案信息化管理的實踐經(jīng)驗，提出人力資源檔案信息化建設的必要性及意義，針對人力資源檔案信息化建設現(xiàn)狀，提出了推進人力資源檔案信息化建設路徑，這對提高企事業(yè)單位人力資源管理水平具有重要的現(xiàn)實意義。

關鍵字：人力資源；檔案；信息化；意義

1引言

人力資源檔案的信息化主要是為了適應社會發(fā)展的需要而產(chǎn)生的，同時也是實現(xiàn)人力資源檔案資源為社會服務的重要途徑。因此，人力資源檔案管理部門應該順應人力資源檔案信息化的發(fā)展趨勢，對檔案管理 的相關機制進行改進和完善。

2人力資源檔案信息化建設的必要性及意義

2.1人力資源檔案信息化建設是構建人力資源管理系統(tǒng)的基礎

企業(yè)單位通常實行多層級子公司或事業(yè)部管理模式，事業(yè)單位實行人事部門主管，各部門分管的二級管理模式，管理幅度、跨度較大，人力資源檔案亦呈現(xiàn)多層級管理模式。這種多層級管理模式，使管理信息傳遞不到位，政策執(zhí)行不一致，造成人力資源檔案管理流程不規(guī)范，檔案信息轉遞、刷新不及時。未形成系統(tǒng)化的 動態(tài)跟蹤管理，造成員工檔案的新材料不能及時存入檔或者檔案資料不完整的現(xiàn)象。因此，構建以人力資源管理系統(tǒng)為基礎的人力資源檔案信息化建設，是解決 人力資源檔案信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的有效路徑。

2.2人力資源檔案信息化建設有利于人力資源管理工作的開展

經(jīng)濟的發(fā)展、科學技術的進步，使得目前我國各個行業(yè)之間的競爭力在不斷地加劇，人才作為企業(yè)之間競爭的核心，完善企業(yè)人力資源檔案管理工作是提升企業(yè)競爭力的關鍵手段。企業(yè)的發(fā)展離不開人才，而健全有效的人才檔案管理體制又是保障企業(yè)人才流失的關鍵，因此，企業(yè)人力資源檔案信息化建設如何，會直接影響企業(yè)的發(fā)展和競爭力的提升。針對目前我國企業(yè)的發(fā)展狀況，人力資源檔案信息化建設能夠極大的提升企業(yè)人力資源管理工作的效率，更是實現(xiàn)企業(yè)人才有效管理的必要條件。原先我國企業(yè)在進行人力資源管理還采用傳統(tǒng)的手工管理方式，這樣的方式極大的降低了企業(yè)人力資源管理的效率和質量。改變傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式，利用目前先進的信息技術手段，在實現(xiàn)信息資源共享的同時，提升人力資源管理的模式。

2.3提升檔案服務水平需要進行人力資源檔案管理信息化建設

進行人力資源檔案管理的最終目的就是實現(xiàn)人力資源檔案資源的共享。原先手工人力資源管理的方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)對人力資源檔案信息的需求。伴隨著我國信息時代的到來，網(wǎng)絡技術的發(fā)達，強化人力資源檔案信息化建設已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然要求，信息化建設能夠極大的提升人力資源檔案服務效率和質量，便于企業(yè)管理者利用信息數(shù)據(jù)庫進行人力資源檔案管理信息的查閱，一方面降低了企業(yè)成本提升了檔案查閱的準確性和效率，另一方面還實現(xiàn)人力資源檔案管理 的規(guī)范和統(tǒng)一。

3人力資源檔案信息化技術路徑及建設策略

3.1加大檔案信息資源整合的力度

檔案資源整合應在“統(tǒng)一領導、分級管理”的檔案工作體制下實現(xiàn)現(xiàn)有國家檔案資源的有效配置，以適應檔案資源社會共享的需要。檔案資源的整合的基本途徑在于整理與組合。整理不僅指檔案的基礎性整理（系統(tǒng)化與編目），而且包括檔案的研究性整理（編纂加工，使內(nèi)在價值得到提升）；組合則是根據(jù)整合的目標，采取法律、行政、 技術、輿論等方面的措施使國家檔案資源在結構上趨于合理、在配置上趨于優(yōu)化。就檔案資源整合的目的而言，檔案資源管理主要涉及物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合、應用系統(tǒng)整合等方面。物理資源的整合是將已有的各類檔案資源進行綜合利用；數(shù)據(jù)資源的整合是將各個獨立、分散的數(shù)據(jù)庫，通過信息技術實現(xiàn)邏輯上的整合，形成社會所需的完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；應用系統(tǒng)的整合是指構建基礎框架等，將不同時期、不同技術建立的系統(tǒng)，相互整合聯(lián)結構成一個整體。

3.2選擇合適的人力資源檔案信息化建設系統(tǒng)，優(yōu)化業(yè)務流程

在梳理人力資源管理體系基礎上，企事業(yè)單位應該積極與管理軟件供應商、相關專門管理咨詢公司充分溝通，把企事業(yè)內(nèi)部的管理語言轉化為技術人員、操作人員易于理解的信息技術的語言進行軟件開發(fā)。此外，在選擇信息軟件和系統(tǒng)時，首先要注意分析軟件產(chǎn)品與企業(yè)自身管理需求之間是否能夠契合，企事業(yè)單位應根據(jù)自身情況，綜合考慮各項因素，選擇相關軟件產(chǎn)品。企事業(yè)單位應以自身所處的行業(yè)、面對的群體以及未來戰(zhàn)略的發(fā)展方向為指導，去尋找并創(chuàng)建適合本單位的人力資源管理與人力資源檔案信息化建設相兼容或集于一體的管理系統(tǒng)。

3.3人力資源檔案管理工作模式的轉變

要實現(xiàn)人力資源檔案信息化建設，首先要做的就是對人力資源檔案的管理模式進行優(yōu)化。隨著信息技術的高速發(fā)展，人力資源檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級，為了促進我國人力資源檔案建設與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進，推進人力資源檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優(yōu)質服務。首先，健全人力資源檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將人力資源檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進行高效查詢。其次，實現(xiàn)電子材料與紙質材料的聯(lián)合，將紙質人力資源檔案與信息系統(tǒng)、各項登記本聯(lián)系起來，互相核對，找出人力資源檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時修正，促進人力資源檔案管理的規(guī)范性。

3.4加大培訓，提升檔案管理人員的職業(yè)素質

企事業(yè)單位需要充分發(fā)揮企事業(yè)單位人力資源檔案管理信息化的作用，取得長遠發(fā)展，人才是重中之重。人力資源檔案管理工作是專業(yè)性、政治性、機密性較強的工作，涉及個人的隱私和企業(yè)員工的成長、工作、遵紀守法的記錄，其材料份數(shù)多，資料復雜，實現(xiàn)信息化管理，對檔案管理人員要求，不僅具備一定的政治素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，還要具備一定的檔案業(yè)務知識、電腦操作知識、速錄技能、一定的軟件應用能力和網(wǎng)絡知識，才能做好人力資源檔案材料的管理和存放，才能做好人力資源檔案的信息化維護和管理。因此，要組建一支高素質和高水平的使用和維護隊伍，一方面應該不遺余力地吸引優(yōu)秀的復合人才；另一方面應該重視企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓和繼續(xù)教育，重點是使用人員對信息系統(tǒng)的保密意識和規(guī)章制度及操作規(guī)程培訓，并對使用過程中發(fā)現(xiàn)問題及時組織學習，讓使用人員熟悉實際情況。

4 結束語

隨著時代的發(fā)展，經(jīng)濟的水平的提升，信息化技術應用的范圍越來越廣泛，企業(yè)之間競爭也在不斷加劇，因此實現(xiàn)人力資源檔案管理信息化建設已經(jīng)成為企業(yè)生存和發(fā)展的重要和關鍵手段，將目前發(fā)達的網(wǎng)絡技術和信息技術有效的應用都人 力資源檔案管理中去，建立人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，便于人力資源檔案的查詢、管理，更能夠提升企業(yè)在激勵市場競爭中競爭力，減少企業(yè)人才的流失，實現(xiàn)企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。

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