電子校務背景下高校檔案管理的發展思路

邢月霞

摘 要：高校檔案管理系統的更新換代推動了高校電子校務的快速發展與升級，高校電子校務的使用能夠提高檔案管理效率，讓有關流程規范化。文章從電子校務發展的分析開始入手講述電子校務普及以及推廣對高校檔案管理帶來的機遇和挑戰，并以此為基礎陳述檔案管理和電子校務之間協調發展的策略，希望可以給有關工作人員帶來一定的啟發。

關鍵詞：電子校務；檔案管理；規范化

現在計算機和網絡發展迅速，信息技術在各方面領域中都得到了廣泛的應用。而當前的高等院校也應用了這一高新技術，很多高校將電子校務作為學校現代化發展的標準或者戰略，高校之間的信息化建設已經是不可避免的趨勢。

1 電子校務的提出與發展

電子校務在短短幾年里就發展了起來，這和社會中對其的需求脫不開關系。

1.1電子校務的提出

電子校務，其正規名稱是教育電子政務，作為新時代網絡發展背景下結合了信息技術和通訊技術尖利起來的一個體系，可以通過資源共享等方式提高各部門的工作效率，進行民意收集改善決策進而服務師生。電子校務是現在高校教育信息化建設的重點所在，同時要實現教育管理現代化也必須采用電子校務的方式。電子校務的發展可以有效的提高高校教育管理信息的水平，在提高匯集相關信息能力的同時減少工作所需流程，提高效率，同時增加校園信息透明度，在從根本上提高管理水平的同時推動學校的現代化建設。

1.2電子校務的發展

自從這世紀以來快速推進教育系統政務信息化建設通知的發布以來，電子校務的發展就進入蓬勃階段。接下來出臺的一系列政策進一步強調了電子校務的重要性，在有關政策的大力支持下，高校信息化建設的發展日新月異。電子校務的發展通過將傳統的辦公流程和工作方式加以信息處理化，從源頭上改善了很多辦公過程中存在的弊端和漏洞。隨著電子校務的不斷發展，辦公的自動化電子化已經成為了必然的趨勢，因而在這一過程中高校的檔案也一定會受到新技術的沖擊，作為有關管理工作人員則要看清檔案工作的前景，看清電子校務的發展趨勢以及將可能給檔案工作帶來的機遇和挑戰，進而完善自己的工作過程。

2 電子校務時代下高校檔案管理的挑戰

電子校務的發展在給高校檔案管理工作帶來新的機遇的同時也會給檔案工作提出更高要求，帶來更多挑戰。根據目前高校電子校務的發展情況，檔案工作可以看出還有著很多有待提升的環節。

2.1檔案信息化和電子校務的發展脫節

自從上世紀中后期計算機正式在我國開始推廣使用之后，高校紛紛結合自己的需求引入并開發了有關的信息系統。而因為業務的職能具有極大差異，各部門的工作重點也不盡相同，每個部門的信息系統采用的數據庫以及具體技術通常差異很大。因而多職能部門并行且信息復雜的情況就顯得十分混亂。有學校在2002年建設成網絡檔案管理系統之后因為系統的靈活性太強，缺乏與其他部門的溝通工作，因而造成了各部門之間信息不能充分共享和溝通的現象。這就導致大量人力物力得到浪費，而且電子校務的統一化發展遲遲不能進行。如何把檔案管理的系統融入到校園整體信息化建設中去、如何實現信息系統之間的對接、如何實現信息共享等多個難題都急需得到妥善解決。

2.2檔案管理水平不足

電子校務的發展必然伴隨著校務的公開，讓師生可以快捷而方便的自行查詢，這就對于檔案的信息化提出了更高的要求。通常檔案信息化可以分為兩大層次，首先是對于檔案目錄的數據化，然后是對于檔案全文的數據化。一般檔案的信息化管理僅僅是停留在檔案目錄信息的數據化，即把檔案目錄的信息錄入到網絡中，讓師生可以享受到目錄檢索的便利，但是一直是處于檔案信息和檔案具體內容分離開的情況中。這一狀態并不能達到電子校務服務的目標，反而會拖學校信息化進程。

2.3檔案安全問題

電子校務的發展過程可以有效加強檔案部門和其他部門以及與校外只見的聯系，這一過程可以有效提高檔案有關部門的工作效率，但是同時也帶來了大量的檔案安全問題。當網絡與外界連通的情況下，就很容易出現硬件問題、黑客攻擊和操作系統等多種安全問題。檔案部門是匯集信息并加以保管的機構，必需在利用好檔案的同時重視安全問題，保證在網絡聯通的情況下檔案也不會有失竊的情況，同時保證檔案原件和數字化檔案吻合，不會泄密，否則會給檔案工作帶來巨大的損失。

2.4電子檔案文件管理的不成熟性

高校檔案對于高校來說意義重大，他不僅反映了學校工作的歷史進程，同時也是教職工的勞動精華。電子小屋系統中雖然實現了文檔的電子化，但是同時也帶來了諸如電子文件歸檔和保管之類的問題。現在檔案室保存的電子檔案通常樹木非常少，和實際產生的電子文件數量有巨大差異，因而大量電子文件保存在各個職能部門當中，這就違背了電子校務發展的理念，對于學校信息的整合過程來說起著嚴重的負面影響。因而高校檔案部門需要加強對于電子文件的歸檔，提高高校信息化進度。

3 電子校務時代里高校檔案管理的發展策略

電子校務的發展在給檔案管理工作帶來基于的同時也帶來了巨大的挑戰，要借助發展的機會來實現檔案工作的現代化發展進而提高高校檔案的使用價值，這時檔案工作現在的職責所在。

3.1信息資源共享

檔案系統的信息來源是來源于各方各面的業務系統，包含了教學科研學生等多個方面，多個系統共享同一套資源。校園網電子公務和檔案系統如何對接就是信息資源發展的重點所在，所以要盡快研發出一套和電子校務相契合的體系，讓有關過程實現標準化辦公。現在應當盡量實現高校檔案管理和文件管理之間的數據轉換和信息共享，實現高校檔案管理工作的重點：信息資源共享。現在在信息化辦公室和檔案管理有關部門的辛苦工作下檔案管理系統和公文系統已經逐漸開始了對接，實現了一定程度上的文檔一體化管理，減少了投入，對于開展檔案管理等進一步工作來說具有重要意義。

3.2加強檔案管理水平

現階段采用的檔案大多數還依然是紙質檔案，開展檔案信息化就要開始將檔案的內容和檔案實體進行福祉奮力，進而加速數字化的檔案構建，完善檔案資源，進而更好的為師生服務。這也是館藏結構優化的需要，同時電子校務進行建設其關鍵也在與這里。檔案信息的數量往往很多，但是其中不同的檔案價值量不同，因而也要設置不同的開放時限，對于一些十分需要保密的檔案也要做到盡少公開甚至不公開。現在將檔案進行數字化的成本已然很高，因而檔案信息短時間內全部數字化也是不符合實際的，檔案管理的部門需要做好篩選工作，將人們真正需要的、價值高的信息優先進行數字化，建立一個真正為人們所需要的高校信息數據庫。

3.3增強電子檔案安全和防御水平

電子小五運行的過程主要是通過網絡和信息技術進行實現和展開的，在這一過程中高校檔案管理系統能否在電子校務時代中正常運行主要就在于信息能否在網絡上安全進行傳輸。要確保信息的安全性則主要要通過加強電子技術的保障，提高信息技術的掌握能力，加強有關人員對于保密技術的掌握，在技術層面上消滅安全隱患。同時建立一系列諸如身份鑒定、防火墻、數據庫備份系統等技術措施來確保信息系統的安全性。然后建立一套完整嚴格的管理制度。技術只是保護安全的手段之一，管理才是安全的核心所在。高校檔案的業務十分繁多，必需對各類有關工作人員對于檔案工作中的內容加以嚴格管理，所以可以建立起一套可以適應于多用戶同時進行操作的網絡管理系統，來對檔案信息的歸檔進行管理。

3.4增加電子文件的前端管理

文件形成之后要進行永久保存或者是刪除時需要經歷一個完整的過程的。在電子文檔生成并永久保存的國策糊弄觀眾，工作人員需要堅持有關原則，介入文件前期管理，從一開始酒確保文件的狀態和功能，把可能在文件形成階段中存在的管理功能都盡量實現。這樣可以真實可靠的控制文檔，同時可以一定程度上優化檔案的管理功能。

4 結束語

從文章中可以得出電子校務的引入對于高校檔案管理工作來說即是重大的機遇，但也意味著前所未有的挑戰，所以高校檔案應當抓住電子校務發展的機會，籍此良機加強文檔管理的信息化建設，與此同時檔案工作者應當加強自身修養，在思想技術和有關知識上提高自己，做好準備，迎接電子檔案的發展升級。

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