淺談事業單位檔案信息化管理的措施

摘 要：事業單位檔案管理效率能夠影響到其服務職能的發揮，加強信息化管理是新時代下檔案管理的重要升級。計算機網絡技術的不斷革新讓事業單位的檔案信息管理效率大增。本文首先客觀評述開展檔案信息化管理的重要性，針對現狀中的不足點提出實施檔案信息化管理的有效措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

事業單位作為承擔我國政府管理工作中的公共服務職能的社會機構，往往帶有一定的公益性質。在長期面向社會公眾的綜合服務工作中，常會形成大量的工作檔案。這些檔案很多都需要保存較長時間，以滿足后期工作之需。顯然，大量檔案的存放保管需要有較可靠的管理服務，檔案管理水平的高低必然能夠體現出事業單位的綜合服務能力。在改革開放以來，事業單位的各項工作內容不斷細化，工作流程不斷改進，歷史檔案的管理也由原先的人工管理方式轉變為電子化、信息化、智能化管理。隨著未來我國各項事業的蓬勃發展，事業單位的檔案管理全面推行信息化已成必然，如何有效開展檔案信息化管理值得大家深度思考。

一、事業單位檔案信息化管理的重要性

圍繞事業單位的檔案管理開展信息化建設，其目的是時刻緊抓檔案管理工作基礎，圍繞信息化改造建設這一中心，大量引入計算機信息技術與手段，全面提升事業單位的檔案管理水平，逐步完成無紙化、無實體化檔案管理模式，逐步推行信息化、數字化管理模式。同時，檔案信息化管理還要求應在事業單位內部組建運行安全、性能優越的局域網絡，在該網絡環境中建立事業單位的檔案信息化管理系統，完成從檔案收集、整理、歸類、存管到檔案使用的全鏈條式服務，讓事業單位的檔案管理變得更方便快捷、更安全可靠。

事業單位通過信息化建設來強化檔案管理的重要性是顯而易見的，一方面，檔案管理效率大增。只要確保計算機硬件與軟件的配套更新，就能確保計算機在安全、高速運行的基礎上全面產出檔案的電子文件，通過數字信息的記錄與讀取取代傳統紙質文件的書寫與閱讀，確保了檔案信息的高速傳遞，這樣就增加了在單位時間內處理檔案管理的數量，工作效率的提升效果是明顯的。另一方面，檔案管理的安全性、準確性得到保障。多年來，不少事業單位常會出現檔案管理的不和諧聲音，不是檔案存放出現失誤導致丟失和混亂，就是檔案的后期使用出現信息不匹配，內容不吻合的問題，導致很多工作的開展無法完成正常程序。在實施檔案信息化管理后，通過電子信息的錄入自檢確保信息輸入無誤后，計算機系統會自動進行電子文檔的加密工作，同時在后臺完成相關檔案的歸檔與整理工作，實時進行自檢搜索，確保計算機系統不會出現信息失竊等問題。特別是在及時更新網絡防火墻、計算機病毒庫等安全輔助工具后，電子檔案的安全性、完整性與準確性將得到更大的保障。

二、事業單位檔案信息化管理現狀與有效措施

通過對國內事業單位現階段檔案信息化管理的情況進行調查，不難發現當前的檔案信息化管理依然存在一定的問題。第一個問題是基于計算機網絡搭建的信息化檔案管理平臺在實際應用中效果不足。信息化平臺的建設初衷在于讓更多的需要在事業單位辦理業務的用戶自行在網絡平臺上查閱歷史檔案與相關專業信息。事實上雖然事業單位已經在加大投資開展信息化網絡系統的平臺建設，但還是無法達到理想的效果，很多檔案信息并沒有及時錄入，在時間上的新舊內容歸類不清，信息的即時性與有效性大打折扣，用戶對信息平臺的利用率較低，使得不少事業單位很難組織平臺系統的二次開發，在維護與優化上投入不大。第二個問題是現階段的檔案管理安全性還難以達標。所有信息化管理平臺的建設都需要長期的維護，特別是在事業單位檔案信息化管理平臺建設初期，很多舊有檔案信息都要重新錄入轉化為電子信息，工作量必然較大，不好紙質文檔在此時容易混亂和丟失，這樣也會導致信息庫中的信息出現遺漏錯亂等安全隱患。與此同時，已經錄入平臺的檔案信息還可能因加密不穩定、技術不先進等原因遭受計算機病毒、網絡黑客等侵擾，出現非人為性的信息泄露。

為強化檔案信息化管理效率，以上問題亟待解決，可從幾方面措施來加強：

（一）不斷完善信息化管理平臺與系統

第一，事業單位檔案管理的目標要明確。檔案管理要同事業單位的職能工作同步進行，體現與時俱進。要順應時代發展要求，主動建設智能信息化管理平臺。積極建立健全各項管理制度，在思想、行為等方面對工作人員形成約束，加強對工作任務的分工與考核。第二，信息化管理平臺與系統的性能是否優越，受到計算機硬件與軟件質量水平的影響。現階段的信息化管理平臺都是內部與外部互通的網絡架構，因此不能將信息化管理平臺設計成僅限檔案管理部門的系統，而是應該在事業單位各部門之間形成有效鏈路，確保各部門均能直接進入信息化管理平臺，同時，事業單位之外的其他用戶及外來信息也應該通過各種高速信息通信網絡實現連接。

（二）不斷提升檔案管理資源的網絡開發水平

事業單位的檔案信息屬于不容忽視的重要資源，在加強檔案信息化管理的同時開展檔案資源的開發管理是十分必要的。一旦所有的檔案信息資源出現缺漏，檔案信息化管理也就無安全準確性可言。第一，應加強檔案目錄信息資源的建設管理，必要的情況下應對事業單位不同部門中的分散信息進行匯總。第二，事業單位的檔案信息在使用數字化手段進行處理后，能夠將各種存儲檔案實體逐步轉變為信息源，所有的數據對象都需結合技術措施提升數據對象的完整準確性。第三，存儲在信息化管理平臺中的檔案信息，還需要按照平臺設置規則進行再處理，力求將最簡版本最終呈現在檔案信息使用者面前，提升工作效率。

（三）不斷提升檔案信息資源的安全性

事業單位的檔案信息化管理建設需要日積月累的漸進過程，短時間內要達到理想效果并不容易。由于初期在紙質文件與信息平臺之間的數據導入存在遺漏的風險，所以必須加強對安全性管理的重視。要對全面實施信息化管理的網絡建設安全問題提高重視，特別是要做好各種檔案信息的數據備份；周期性開展網絡病毒庫的更新，對病毒木馬進行查殺；工作人員還應該提升信息平臺的查閱使用權限設置，著重加強各種加密技術的研究與應用。

（四）不斷增強檔案信息化管理人員的素質技能

事業單位的檔案信息化管理人員的專業素質會直接影響到檔案管理的效率。人員隊伍的素質越高，能力越強，檔案信息化管理的安全性、準確性就會贏得越理想的成果。事業單位的檔案管理部門應該慎重對待專業隊伍建設問題，將人員的培養及考核納入階段性工作中，通過篩選培育出一支思想積極、技術過硬、創新進取、樂觀熱情的檔案管理隊伍，不斷強化檔案信息化管理的高要求與高標準。

三、結束語

得益于計算機網絡技術的不斷革新，檔案管理的信息化程度成為事業單位檔案管理的一大關注重點。檔案信息化管理在簡化流程、提升效率、縮減耗時上優勢明顯。鑒于事業單位檔案信息化管理所存在的不足，應著重從完善信息化管理平臺、提升資源網絡開發水平、提升信息安全性、增強人員素質技能幾方面加以改善。

參考文獻

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作者簡介

劉林松（1978-），男，漢，山東省濱州市，職稱：檔案管理員，學歷：本科，主要研究方向：檔案管理