機關檔案技術應用措施及管理工作分析探討

李永萍

摘 要：檔案易于保存，其主要對社會活動進行記載，通常表現為音像、圖表以及文字等形式。在這當中，機關檔案大部分是行政事務文件等，涉及到執行代議機關所制定的法律與決定，以及管理政府事務、軍事和外交等內容，由于具有信息資源的屬性，因此對于機關事務活動至關重要，應用性很強。本文闡述了現階段機關檔案管理工作的不足之處，并且提出了針對性的完善建議。

關鍵詞：機關檔案管理 信息化管理 檔案數據庫系統

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）12（b）-0163-02

1 現階段機關檔案管理工作的不足之處

1.1 人才培養有所缺乏

現階段，國內在培養檔案管理人員方面，存在一定的劣勢，主要是近些年來，高校才開始設置檔案管理專業，這就造成該專業的人才匱乏，不能滿足社會的崗位需要。而且，在目前的機關單位當中，大部分的檔案管理人員并沒有系統地學習過檔案知識，不具有專業背景，因此在相關的工作實踐當中，由于缺乏足夠的理論以及應用知識，再加上沒有更多培訓與再教育的機會，這就造成機關檔案管理隊伍整體水平不高，專業技能偏低，結構組成不合理。除此之外，機關單位沒有認識到檔案管理工作的重要價值，因此造成檔案部門經常缺少經費，從而影響到培養以及配置檔案管理專業人才。

1.2 規章制度不健全

現階段，大多數機關檔案管理工作所采取的管理模式都是粗放型的，不但缺乏完善的管理制度，而且還缺乏健全的規章制度以及崗位職責，這就造成在歸檔時，審查不細致，材料存在遺漏，甚至還會出現造假的現象，這都極大地影響到檔案的完整性以及真實性。

1.3 缺乏先進的管理模式，信息化水平不高

在檔案管理工作方面，大部分機關單位目前都是采用以往的管理模式，機關檔案大部分是紙質的，難以保障檔案信息化水平。紙質檔案雖然可以作為一種記錄或者是憑證，不過在信息化年代的今天，其所存在的弊端越來越明顯，比如很難保管、歸檔工作繁重等，因此有必要引入數字化以及電子檔案。

2 如何完善機關檔案管理工作

2.1 強化組織建設，創建專業的機關檔案管理隊伍

在目前的形勢之下，以往的機關檔案管理模式已經顯現出一定的滯后性，因此我們應當不斷地完善檔案管理工作，首先就應當具備一只高水平的檔案管理專業隊伍。現階段，機關檔案管理工作人員應當具備較強的綜合素質，可以緊跟社會潮流，積極適應機關事業發展的實際需要。檔案工作的專業性以及技術性都很強，每一個環節都會涉及到相關的理論與技術，因此現階段機關單位所招聘的檔案管理人員，必須是具有相關專業背景的人才，因為他們在檔案管理方面具有較強的理論與實踐經驗，可以更好地完成該項工作，并且保證檔案管理的質量。同時還應當重視對在職檔案工作人員的專業培訓以及再教育，保證他們通過學習，進一步地轉變理念，更新自身的知識結構，學會先進的檔案管理辦法，這樣才能不斷地提高機關檔案管理工作的水平。

2.2 強化制度建設，保證制度執行

目前，機關檔案管理工作為了得到進一步的完善，應當通過制度管理人與事，缺乏制度管理就無從談起，建立并且完善有關機關檔案管理的各項規章制度，才能使機關檔案管理工作走向正規化以及科學化。第一，建立健全機關檔案管理責任制，將責任落實到各個崗位，增強機關檔案管理工作人員的自覺性，避免出現工作方面的失誤，并且在搜集管理檔案材料以及移交歸檔環節加大力度。第二，實施競爭上崗制，選拔出真正高水平的人才，提高機關檔案管理工作的整體水平，培養更多高素質的復合型人才。第三，建立健全有關的經費支付預算制度，確保檔案管理工作的消耗供給，確保充足的培訓教育經費，從整體上提高檔案管理工作的服務質量，使其符合現代化標準。

2.3 應用新型管理模式，推動機關檔案管理工作的信息化

目前，信息技術發展的尤為迅速，這給以往的生產方式以及模式帶來了很大的改變，過去所應用的檔案管理模式以及管理平臺，開始顯現出滯后性，難以完全符合社會發展的要求。為了保證機關檔案管理工作可以長期穩定地發展下去，并且不斷地提升服務效率與質量，我們應當正確應用科技文明的成果，采取檔案數字化管理，使機關檔案管理不斷地走向信息化。

2.4 機關要拓寬管理平臺，創建檔案數據庫系統

機關單位創建檔案數據庫平臺是應用數字信息技術的一種表現，這樣有利于提高檔案管理工作的質量，實現信息化以及現代化的檔案管理。

第一，推動檔案信息的數字化，將檔案信息轉變成二進制代碼，可以利用計算機識別，并且把數字代碼進行存儲，通過各種格式比如視頻文件、音頻文件以及圖像文件等，轉變為數字信息。

第二，將轉化完成的數字信息輸入到數據庫管理平臺，使其成為可以通過計算機讀取的數據，在輸入時，必須認真地校對，保證存儲的數據沒有任何的錯誤，同時還應當被計算機所識別。

第三，內在調整數據庫檔案業務環節。

（1）使管理工作更加的簡化，這需要應用各種有效手段簡化檔案，以此避免出現凌亂的現象，從而符合檔案管理的系統化要求，方便檔案的管理以及查詢。

（2）加強檢索工作，方便使用者查詢檔案信息。

（3）在保管以及保護數據方面，存儲數據庫的載體應當具有多種功能，包括防磁場、防塵以及除塵等，并且嚴密監控計算機病毒，保證數據處于安全的狀態。

2.5 機關檔案管理人員不但要整理好檔案，還要對其妥善的搜集、利用以及保管

檔案管理工作包括幾個環節，分別是搜集、保管、整理以及利用。檔案部門通過搜集工作可以實現檔案的積累，這也是該項工作的第一步。整理也就是把凌亂的檔案進行排序，這個環節至關重要。保管是從物質的角度增加檔案的使用壽命，該環節也很關鍵。而利用檔案是該項工作的終極目標，可以體現出檔案所具有的價值。檔案的上述四個工作環節，應當做到全面搜集、統一整理、認真保管以及合理利用，這也是檔案工作的指導原則。機關檔案管理人員在具體的工作實踐當中，需要嚴格遵守以上原則。第一，全面搜集，這實際上是搜集了相關的物質元素，這項工作完成的好壞，會影響到以后的各項工作，所以必須要全面的搜集檔案。對于搜集工作來說，需要做到以下幾點：（1）要對賬外文件進行搜集，也就是本單位沒有登記在收發文登記本上的文件，包括黨組會議記錄、工作總結、整體計劃等；（2）要對組織人事部門掌握的文件進行搜集，包括介紹信、審批表以及登記表等；（3）要對非紙質的檔案進行搜集，包括證書、獎狀、相片、錄像以及錄音等。第二，統一整理檔案，該項工作在整個工作當中都是至關重要的，只有更好地完成檔案整理工作，才有利于檔案的利用以及開放，所以檔案管理要實現規范化。在具體整理時，不管是劃分種類、排列組合，還是編號裝訂以及整理裝盒，都應當嚴格按照相應標準。檔案管理人員應當不斷地學習業務知識，掌握所有環節的具體操作辦法，并且根據有關規定統一整理檔案。第三，認真保管，保證檔案的安全性，這樣才能體現出檔案所具有的價值。（1）應當結合保存檔案的多少，確定檔案專用庫房以及檔案架的數量，庫房應當具有堅固性，并配置相關設施，用以防蟲害、防高溫、放潮濕等。（2）應當結合工作的實際情況，設置電子計算機、空調設施、照相機、復印機以及溫度計等。（3）應當按照固定期限細致檢查檔案的保管情況，并且記錄在案，如果遇到了突發情況，應當第一時間檢查，從而在最短的時間內發現問題，并且妥善解決。第四，合理利用。檔案管理工作主要就是為了向機關單位提供各種檔案，從而方便其開展各項工作，這也能體現出檔案工作的重要性。

3 結語

在新的形勢之下，機關檔案管理工作需要進一步地完善，具體來說，也就是要求機關檔案管理工作擺脫以往的管理模式，積極應用現代化的管理理念以及科技成果，緊隨社會發展潮流，強化機關檔案管理隊伍建設，使該項工作更加信息化、制度化以及正規化，從而滿足目前社會的需要。

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