電力企業在聲像檔案管理工作中的難點和對策

馬俊佐

摘 要：隨著我國電力企業的快速發展，檔案管理作為電力企業的重要組成部分，受到了社會各界的廣泛關注和重視。聲像檔案作為全新檔案資料，其本身的管理存在著一定的難點，必須要積極地采取科學、合理的措施加以解決，才能夠提高電力企業聲像檔案管理工作的水平和質量。本文主要講述了電力企業檔案管理的現狀和問題，電力企業聲像檔案管理的難點以及相應的解決措施。

關鍵詞：電力企業 聲像檔案 對策

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）12（b）-0168-02

電力企業管理工作本身所涉及的范圍比較廣，檔案管理工作作為其重要的工作之一，隨著社會的快速發展，傳統的檔案管理工作遠遠不能滿足新時代發展的需求，甚至還會導致原始檔案出現缺失以及丟失等問題的發生，必須要做好聲像檔案管理工作。

1 電力企業檔案管理現狀和問題

1.1 檔案信息收集不全面、保存不完善

檔案管理工作中往往會存在著諸多問題，比如信息收集不全以及保存不完善等諸多問題，一些企業原始檔案本身并沒有得到統一和規范，進而導致檔案管理過程中存在著較大的問題，為后期的檔案管理工作帶來了較大的管理難度。

1.2 檔案管理信息化程度較低

檔案管理工作必須要通過科學、合理的方式進行處理，從而才能夠更好的為企業發展服務，檔案管理工作主要可以分為分散管理、分級管理以及統一管理，在進行實踐管理的時候，大部分檔案管理人員并沒有結合檔案信息進行科學、合理的分類，電力企業的聲像檔案管理模式比較單一，甚至大部分都選擇了集中管理。統一管理方式能夠幫助企業檔案的完整性，但是其本身會給管理人員帶來較大的工作任務，最終造成工作效率比較低的現象出現。

1.3 管理人員專業水平不達標

檔案管理不僅需要收集、整理，還需要進行分類、使用和歸還，它不僅是一項工作量巨大、工作程序復雜的工作，而且檔案管理的專業性比較強，需要專業人員進行管理操作。然而很多電力企業管理者對檔案管理工作不重視，認為檔案管理工作不如其他工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業的人員對檔案進行管理，尤其是電力企業中年齡比較大的員工，這些人不具備檔案管理的專業知識，缺少檔案管理的專業技術資格證書，且計算機水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。

2 企業聲像檔案管理工作存在的難點

2.1 聲像檔案意識談薄

聲像檔案作為全新的檔案管理方式，普遍存在著思想誤區。一部分人根本不了解聲像本身也屬于檔案，一直視傳統的紙質、資料以及報告等作為檔案，企業在生產過程中的其他照片以及錄音等僅僅當成一個記錄形式，并沒有意識到這些也屬于檔案資料。還有一部分人認為聲像檔案都是由負責拍照的人來負責保管，屬于個人行為。由于這些人本身并沒有較強的檔案意識或者為了本部門工作的方便，導致一些比較珍貴的聲像資料長期在個人或單個部門內部保管，沒有形成統一保管。電力企業本身的人員是具有一定流動性的，所以會導致大量聲像檔案出現流失的現象發生，直接影響到電力企業聲像檔案的原始性以及完整性。

2.2 收集整理歸檔不及時

（1）管理分散，聲像檔案材料主要保存在部門或者個人手中，將保管的權力交給了負責拍照的人員，沒有及時的向檔案部門做好移交工作。從而會導致大量的具有意義的生產實踐工作以及社會活動并沒有完整的保留下來。

（2）損失嚴重。一部分單位由于時間比較長，利用的效率比較低，進而出現了私自沖洗記錄內容的現象發生。如果事后需要使用的時候再重新進行補拍、補錄就會導致資料的原始性完全丟失，給人們一種摻假的現象，所以這種后期制作的聲像資料本身并不具有任何的真實性和歷史性。另外，在保管的時候，其保管條件受到了一定的限制，沒有符合相關規定和標準，直接影響了聲像檔案的壽命。

（3）遺留問題比較多。目前，我國電力企業的聲像資料雖然存在著，但是大部分都是集體合影以及會議場景等十分單一的聲像資料，并沒有十分具有意義的特寫鏡頭以及具有內涵和深度的資料。聲像資料在拍攝完成之后也沒有通過文字加以說明，隨著時間的推移，人事變動比較大，就會導致這些聲像資料的作用和價值損失。

3 進一步加強電力企業聲像檔案集中管理的對策

3.1 強化聲像檔案意識

必須要讓電力企業領導認識到聲像檔案管理工作的重要性，將聲像檔案工作融入到各個單位工作計劃中，增加相關經費的投入工作，才能夠保證人力、物力等方面的充足，通過多媒體技術積極的開展聲像檔案展覽工作，向電力企業員工們宣傳聲像檔案的重要性，從而才能夠提高全體人員的檔案意識，必須要落實相關責任，嚴格的按照相關規定和標準開展聲像檔案管理工作。

3.2 創新聲像檔案管理的各項制度

（1）必須要制定科學、合理的方法不斷地規范聲像檔案工作，不斷地完善和創新建設制度，才能夠真正地保證檔案的真實性和原始性，完善聲像檔案管理工作的標準和人員的責任，檔案人員必須要積極地參與到聲像檔案內容的拍攝中，從而才能夠提高聲像檔案管理工作的質量和水平。

（2）電力企業檔案管理部門必須要積極的通過各種手段收集和歸檔聲像檔案，制定嚴格的制度才能夠有效地避免聲像檔案出現遺失的現象發生。主要可以通過以下幾個方式提高電力企業聲像檔案歸檔和收集工作；其一，可以通過正常的移交接收工作，由業務部門轉交給檔案管理部門。其二，重點部門對其重點收集，對于本地重點單位和部門不斷地集中處理檔案，重點強化收集工作，才能夠真正地掌握實際情況。其三，廣泛的企業征集，對于在電力企業個人手中的聲像檔案，應該通過郵件、通告等方式采取征集工作，從而才能夠更為廣泛地收集到聲像檔案的原始文件。其四，檔案部門直接征集，檔案人員積極地參與到各種事件的拍攝工作，尤其是聲像檔案的收集應該由主辦單位通知檔案派人進行檔案的收集歸檔工作，從而才能夠保證聲像檔案工作的完整性以及時效性，充分地開發和利用聲像檔案，為企業的發展更好的服務。

（3）必須要對聲像檔案做好日常的保管和利用管理工作，長期保存的聲像檔案必須要定期地向檔案部門移交，將相關責任和規章制度加以落實，制定有效的配套措施，明確檔案管理人員的責任，并且加以落實，從而才能夠真正地做到有法可依，有章可循。必須要加強宣傳力度，通過廣播等方式向電力企業宣傳聲像檔案的重要性，從根本上提高企業員工們的檔案意識，并且逐漸地成為自覺行為，才能夠從根本上保證聲像檔案的真實性。

3.3 加強現代化的管理，實現聲像檔案信息資源共享

隨著信息技術和網絡技術的快速發展，我國各級檔案部門逐漸地建立自身獨立的聲像檔案數據庫，才能夠利用網絡技術做好相應的工作，從而才能夠滿足不同層次人群的需求，最終才能夠實現聲像檔案資源的共享。通過更為快速和便捷的方式實現聲像檔案的利用方式，從而才能夠充分的發揮出其價值和作用。聲像檔案必須要做好檔案里面的存放空間，對于聲像檔案的保管必須要做好專柜存放，并且要保持好其適宜的溫度以及濕度。必須要做好定期的檢查工作，多次的使用往往會對聲像檔案帶來一定的損失，并且對于長期保存并且不經常用的聲像檔案必須要做好每年的檢修工作。在實現信息資源共享的時候，必須要充分的挖掘出聲像檔案資料的價值和作用。

隨著我國電力設施的不斷完善，我國電力企業得到了空前的發展，必須要重視聲像檔案管理工作，才能夠充分的發揮出聲像檔案的作用和價值，從根本上實現電力企業的可持續性發展。

參考文獻

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