信息技術在事業單位檔案管理中的應用分析

柴欣

摘 要：隨著人們信息的不斷產生、交互、發展，信息的規模越來越大，信息的門類越來越多，人們對信息實施管理的需要也越來越強烈，于是包括檔案管理在內的一系列管理信息的專業和技術應運而生，為人們有序、高效的管理、控制、使用信息提供了支撐。本文旨在對信息技術和檔案管理進行研究，以準確界定當今社會中二者的概念特征，并選取當前我國事業單位在檔案管理方面信息化建設的現狀，深入分析、研究、探討其中存在問題，以期能夠在推動相關領域信息化建設發展中做出貢獻。

關鍵詞：信息技術 事業單位 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）12（b）-0186-02

1 信息技術概念與檔案管理概念的比較

（1）信息技術與檔案管理同屬人類管理、控制、運用信息的手段方法，因為兩者在目的性上帶有高度的一致性，所以兩者有著很多的相似之處，同時又因兩者分屬不同的技術活動，所以又有著各自顯著的獨特性特點。因此，要對兩者進行分析研究，首先就要理清各自的概念，以便準確界定、把握其特點。信息技術相較于檔案管理是一種滯后產生的技術，是人類在新的時代背景下以先進科學技術為基礎，對各類信息進行管理、控制、運用的更高形態的新理念、新方法、新手段的統稱。信息技術以計算機為代表的新技術為依托，其管理、控制、運用的范圍比起檔案管理的范圍更為寬闊，管理的效率也更高，并且管理的形式也更為多樣。信息技術不僅可以通過數字手段高效管理傳統的文檔、圖片等信息載體，而且可以實現圖像、音頻、視頻等形式的轉化，所以，人們通過信息技術可以實現更為高效、便捷的信息管理目的。可以說，隨著信息技術的發展，其未來的應用的前景十分廣闊。

（2）檔案管理其實是人類社會一種由來已久的信息管理活動，并隨著人類社會活動能力的發展而逐漸豐富起來的。檔案管理的目的在于把各類社會活動中形成的有價值的資料有效的保存下來，以形成相對完整的各類社會活動情況的記錄。在當代社會檔案管理的地位依然十分重要，特別是在涉及國家管理、行政活動、事業發展等領域依然發揮著關鍵性的作用。因為檔案管理的對象以原始憑證為主，其信息材料的來源、形式、用途較為穩定，所以，相對于信息技術來說，檔案管理的最大特點在于信息的真實性和可靠性，也正是基于這一原因，我國包括事業單位在內的國家機關和社會機構在信息管理領域依然十分依賴檔案管理。

2 在當今事業單位檔案管理工作中引入信息技術的意義

雖然事業單位并不是國家的行政機關，不具有行使社會行政管理的職權，但在國家經濟社會管理中，事業單位卻依然發揮著不可或缺的重要作用。這是因為隨著經濟社會的發展，人類社會的公共事務也越來越多，分類也越來越細，在現代國家社會事務管理中，除了行政機關管理的大量關系公共利益和社會秩序的社會公共事務外，還存在著一些如衛生、教育、文化等既具有公共利益屬性，又不便于由行政機關直接管理的社會事務，而事業單位就是扮演了這樣一種補充行政管理的作用，管理這些行政機關直接管理范圍外的社會事務，為各類社會主體提供公共服務。由此我們不難看出，事業單位既不同于行政機關，也與企業機構存在明顯的差別，是我國當代社會不可或缺的一種社會組織形態。雖然事業單位不像行政機關那樣擁有龐大的社會行政管理權，但是其參與社會公共管理事務的程度依然很高，事業單位活動過程中也會持續的生出大量的信息，并且這些信息與社會公共領域關聯度極高，所以對事業單位的信息進行科學的管理不僅僅是事業單位自身的需要，更是社會公共利益的內在要求。當前，隨著社會的加速發展，整個社會的信息生成量呈幾何模式增長，事業單位管理的信息也是水漲船高，一次次挑戰著傳統檔案管理的能力。同時，由于傳統的檔案管理存在著紙張容易破損、使用效率偏低，以及防火防潮管理耗費等問題，而信息技術的誕生，特別是信息技術在信息管理方面的發展和成熟，為事業單位的檔案管理克服壓力帶來了新的機遇。因此，面對當前信息管理的現實需要和信息技術的新發展，事業單位應當在檔案管理中主動滲透信息技術，用信息技術提升管理能力和服務水平，不斷滿足人民群眾越來越高的信息服務需求。

3 事業單位檔案管理工作中實施信息技術存在的主要問題

（1）檔案管理工作中信息化意識不夠強，對信息化的認識不到位。雖然檔案管理和信息技術都是人們管理信息的有效手段，但兩者在特點、內涵、方法上畢竟有著諸多的差異。從管理學的相關理論來看，安全的需要是人的社會活動的一種基本需要，而從一般的社會規律來看，一個新生事物從誕生到人們普遍的接受新生事物，總是需要一個過程的。在我國，事業單位雖然不是行政機關，但長期以來都有著濃厚的行政思維，穩定性成為了其內部管理突出的特點之一，所以，事業單位的檔案管理工作也在穩定性要求的整體環境下趨于保守。信息化技術的應用在我國雖然已經有了長足發展，并且其優勢也已經越來越明顯并得到人們的普遍認同，但這些應用上的實踐主要集中在更為靈活的企業管理活動中，在事業單位的應用發展還處在較低水平，這也就進而導致了事業單位的信息化意識普遍不強，特別是檔案管理工作人員缺乏主動學習、研究信息化的認識，使事業單位檔案管理工作中實施信息技術面臨著主觀上的障礙。

（2）在電子檔案的管理中系統化、規范化程度偏低。系統化、規范化既是檔案管理工作中實施信息技術的內在要求，也是保證信息安全和信息規范化的現實需要。但是，由于檔案管理中實施信息技術是一種前所未有的嘗試，所以技術上肯定會與現實存在或多或少的差距，導致在難題面前檔案工作人員往往選擇固有模式進行歸檔。

（3）在電子文件的存儲管理安全性不高。由于事業單位檔案管理人員普遍缺乏互聯網信息安全的專業知識，所以對電子文件的存儲安全問題防范意識總體不高，大量文件被直接存儲在服務器內，并且物理化網絡阻斷措施落實不力，導致信息泄密的可能性不斷增多增大。

（4）信息技術人才隊伍建設滯后。信息技術具有極高專業性要求，特別是在事業單位的檔案管理中應用信息技術，更是離不開強大的人才支撐。但是反觀我國事業單位中信息技術發展的現狀，能夠發現我們在專業的人才隊伍建設上還有很遠的路要走。

4 電子信息應用在檔案管理中的具體方式

（1）要大力加強規范化建設。針對當前事業單位的工作人員普遍性規范意識不強的傾向，一方面要盡快完善相關制度規定，發揮制度的正向引導作用和反向糾錯功能，另一方面還要把規范化建設擺到突出位置，通過多種職工喜聞樂見的形式，大力開展信息化、規范化重要性宣傳教育。

（2）在檔案管理中穩步提高信息技術應用的水平。要按照事業單位檔案管理工作的內在特點和規律，按照“先易后難、統籌推進”的原則，從檔案管理中最適宜介入信息技術應用的環節入手，以點帶面，逐步擴大應用范圍，并在統籌推進過程中做好問題分析和研究，不斷提高信息技術應用的水平。

（3）完善安全措施，嚴防安全事故。事業單位作為一定程度管理社會事務的機構，其信息的公共性決定了對信息安全的高標準要求，因此，在事業單位實施信息技術應用，特別是在其檔案管理工作中應用信息技術，必須把安全擺在首位，建立完善的安全制度和保障措施。

（4）高度重視信息技術人才隊伍建設。毛主席說：“人是一切的根本”，任何事業的發展都離不開人才的支撐。事業單位檔案管理的信息化建設同樣如此，唯有大力開展人才引進和有序的人才培訓，才能保證檔案管理信息化的高質量推進和規范、高效、安全運行。

5 結語

綜上所述，在信息化的時代大潮面前，我們應該以更加開闊的系統化眼光來看待事業單位檔案管理工作，深刻認識在事業單位檔案管理中推進信息化建設的重大意義，準確把握事業單位檔案管理工作新的時代要求，增強思想上和行動上的自覺性和主動性，順應時代潮流，為建設更加智能化、信息化的事業單位，為更好的管理社會、服務群眾而努力。

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