數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理策略

陳寶國

摘 要：在新型檔案管理技術被研發(fā)出來之后，很多檔案管理單位都已經(jīng)開始應用全新的檔案管理模式，在檔案管理模式之中，管理人員不僅僅需要對紙質(zhì)類型的檔案進行管理，同時還需要對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行科學管理，在管理工作中，不僅需要確保數(shù)字檔案的條理性，同時還要做好檔案安全管理相關的工作，如果檔案管理系統(tǒng)存在信息安全問題，檔案的原有價值會被影響，本文對數(shù)字檔案管理工作中的信息安全問題與可靠的管理策略進行研究。

關鍵詞：數(shù)字化檔案；信息安全問題；管理策略

在檔案數(shù)量與內(nèi)容均出現(xiàn)改變的當前社會之中，工作人員逐漸將新型的數(shù)字化的檔案信息添加到檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)之中，在管理數(shù)字檔案時，工作人員不需要消耗過多的時間，借助信息化的新型管理技術就可以達到管理檔案的工作目的，在數(shù)字檔案管理的工作中，信息安全問題是相對比較核心的管理問題，信息安全系統(tǒng)缺少保障會導致關鍵的檔案信息被泄漏，由此可知科學的管理數(shù)字檔案的方法的重要性。本文主要分析信息安全問題與管理數(shù)字檔案的有效方法。

1 數(shù)字化的新型檔案的安全管理工作的關鍵要點

隨著我國科學技術的發(fā)展不斷加快，在信息化產(chǎn)業(yè)不斷融入生活的今天，人們對于安全問題十分關注，對于數(shù)字化檔案的安全管理工作進入了十分緊張的階段，人們的潛意識中檔案信息的安全考量問題也具體的涌現(xiàn)。因此，各大企業(yè)的信息安全管理問題在各大企業(yè)的企業(yè)管理中逐漸的滲透，其根本目的是使數(shù)字化信息的安全性得到一定的基礎保證。公司的正常運轉(zhuǎn)，除了靠一定的技術支持以外，更重要的是要將管理工作做到位，否則將會是一盤散沙。所以，對于信息化安全管理的運行的過程中，要建立健全管理制度，并逐步的進行完善，保證信息管理運行有據(jù)可依，具有一定的有序性及科學性。

2 信息安全問題分析

2.1 設備帶來的故障問題分析

信息化覆蓋的時代，計算機的發(fā)展也逐步的更高端、更安全，并對一些計算機的組成部分進行安全保護，防止因各種故障導致信息的缺失。但是硬件的故障問題還是會經(jīng)常性的產(chǎn)生，不僅僅是對計算機嚴重損傷，直接會使內(nèi)部的存儲的各類信息，包括數(shù)字化檔案信息等造成更嚴重的傷害。所以，對于計算機的硬件故障問題要十分的謹慎，防止其威脅到數(shù)字化信息安全。由于故障直接會引發(fā)一列的問題，對于一些企業(yè)來說，將會使員工的檔案信息缺失甚至是丟失，給公司帶來一系列麻煩的同時，也會無形之中增加了數(shù)字化檔案管理工作人員的工作內(nèi)容，影響了工作效率。因此，要及時的做好備份工作，防止此類事件的產(chǎn)生，給企業(yè)及個人帶來一定的影響。

2.2 病毒安全問題分析

對于一般的計算機來說，本身的安全性也會存在一定的威脅，其中比較常見的威脅因素是病毒的入侵，其威脅之大是不可估量的。計算機病毒的入侵對于計算機的影響也是非常大的，病毒或者黑客的入侵會造成計算機的多種故障，出現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的損壞或者遺失，如果被黑客盜取，就會對公司的利益造成極大的損失。目前的一些公司計算機都安裝有防火墻和許多的殺毒軟件，但是有的時候一些應用軟件會與殺毒軟件相克制，導致不能同時使用，就會使其失去保護的性能。還有某些殺毒軟件并不能夠阻止計算機黑客的入侵，造成數(shù)字化檔案信息的損壞或者丟失。

2.3 其他安全問題分析

有些計算機出現(xiàn)硬件和軟件的兼容問題，出現(xiàn)這種問題的直接后果會導致計算機出現(xiàn)停機或者死機的狀況，這種情況下也就極易造成大量的數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的丟失。還有就是系統(tǒng)內(nèi)部存在許多的垃圾資源，這也會造成計算機的停機或者死機，造成大量數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的丟失，給公司的利益造成極大的損壞。

3 管理策略研究

3.1 對管理設備進行改進

在管理數(shù)字化的虛擬檔案時，檔案管理設備是不可或缺的管理元素，很多檔案操作行為以及管理工作都需要借助計算機設備以及其他硬件設備才能實現(xiàn)。很多檔案管理機構之中應用的設備的使用時間都比較長，不僅僅會經(jīng)常性地出現(xiàn)故障，同時其系統(tǒng)漏洞也比較多。在更換管理設備時，需要對產(chǎn)品供應廠家的市場信譽值以及產(chǎn)品的真正質(zhì)量有全面地認識，另外系統(tǒng)的兼容性也是技術人員需要考慮的重要問題，避免在升級系統(tǒng)時出現(xiàn)丟失數(shù)據(jù)的情況。在系統(tǒng)升級前后都要做好檢查工作。

3.2 將原有的管理信息技術水平有效提升

在管理數(shù)字化檔案時，信息化手段的應用效果對于管理工作的影響也是管理人員需要有所重視的，面對逐漸增加的數(shù)字檔案的數(shù)量，管理人員需要對原有的管理系統(tǒng)加以升級，以確保系統(tǒng)的安全性能夠達到管理標準，為了確保重要的數(shù)字檔案的安全性，還可以將加密功能添加到管理系統(tǒng)之中，通過加密這種方法來確保具有高級保密要求的數(shù)字檔案被完整地保存好，同時還可以在技術條件的支持下，對所有的數(shù)字化檔案進行備份，以此來應對檔案丟失的情況。

3.3 改變管理人員的工作狀態(tài)

當負責檔案管理工作的工作人員在管理對象被改變之后，其應用的管理途徑也需要發(fā)生變動，但是很多管理人員對數(shù)字化的檔案材料的認識并不全面，仍舊延用相對比較傳統(tǒng)的管理理念來處理檔案，數(shù)字化的檔案給檔案工作人員提出了許多全新的工作要求，管理人員首先需要掌握超過檔案管理設備的基本能力，能夠獨立地應用新型管理設備來完成管理檔案的工作任務，同時還需要端正管理檔案時的工作態(tài)度，明確自身在檔案管理機構應當擔負起的責任，避免在管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)管理疏漏的情況，能夠在工作期間始終對數(shù)字檔案保持一定的關注度。另外數(shù)字檔案的管理工作情況比較復雜，管理者還要具有一定的應急能力，對于突發(fā)性的安全問題可以以妥善的方式加以處理。

管理者要接受檔案管理機構給出的日常培訓活動，同時自主學習也不能停止，數(shù)字檔案的變動是頻繁的，如果管理者不對自己的管理知識系統(tǒng)進行革新，在面對全新的信息安全問題時，就難以將最為合適的處理對策給出，因此可以了解到技術培訓工作的重要性。

4 結(jié)束語

本文的主要研究對象是數(shù)字化的檔案，數(shù)字化檔案的加入給檔案管理人員提供了極多的便利之處，面對這種管理對象，管理人員需要著重注意信息安全這一問題，如果沒有具有針對性的管理理念作為管理工作的指導，管理人員就會在工作中頻繁地遇到各種問題，數(shù)字化的檔案的安全性也難以被保障，信息可以控制檔案信息安全性這項工作的意義，本文以信息安全隱患為本，給出了可靠的管理建議，在優(yōu)化數(shù)字化檔案專用的管理系統(tǒng)時，管理人員要克服各種客觀性的管理問題，使數(shù)字檔案可以以更為完整的方式存在。

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