企業檔案信息化建設相關問題探討

彭會

摘 要：在信息化建設的過程中，檔案信息化建設在其中占據著非常重要的一個地位，檔案信息化建設的推進不僅有利于全面開發檔案信息資源，更有利于減少人工成本，提高企業檔案信息處理水平，增加企業盈利。本文將以企業檔案信息化建設為基礎，針對企業檔案信息化建設的相關問題提出具體的應對措施。

關鍵詞：企業 檔案信息化建設 問題 對策

1 概述

檔案信息化工作作為企業信息化建設中的一個關鍵環節，其不僅是適應時代社會發展的需要，更是促進企業有效發展的重要途徑。與傳統的檔案館或者數字檔案館相比，檔案信息化建設具有明顯優勢，其不僅可以實現信息的及時傳輸和充分的共享，更具有海量存儲、數字化資源豐富的特點。但就目前來說，我國企業在進行檔案信息化建設的過程中還存在著很多的問題，而想要徹底解決這些問題，就必須要緊跟時代發展形勢，更新企業領導管理理念，創新傳統的檔案服務流程，充分結合企業的發展實際，積極引進先進技術，從多個方面更科學的實現企業檔案信息化建設。

2 企業檔案信息化建設中的問題以及應對措施

2.1 促進檔案信息化建設體系的規范完善

隨著我國經濟的迅猛發展，國際國內對檔案信息化建設越來越重視，就目前來說，我國已經出臺了一系列的檔案信息化管理制度、具體執行標準以及管理規范，而作為我國相關企業，企業的檔案管理部門應充分結合自身發展實際以及發展特點，盡可能的推動其他配套管理規范細則的出臺。在具體的實際操作過程中，企業首先要以國際標準為第一標準，國家、行業和地方標準為第二、第三標準進行參考，并針對檔案信息的種類、范圍的不斷變化及時調整相關的適用標準。

2.2 構建高質量的檔案信息數據庫

檔案信息數字化以數據形式形成數據庫，其將會由傳統的線性、順序的紙張模式轉化為更直接的、網狀的計算機模式，這對數字信息的質量提出了更高、更嚴格的要求。因此，高質量的數據庫需要更準確的數字信息、更規范的數據項目以及更完整的數字內容。

同時，檔案信息數據庫的建設工作需要以長期的、充分的市場調研為基礎，并對現有的館藏檔案情況以及用戶的具體需求進行全面的分析，以此為基礎來進行數據庫的建設規劃工作，合理分類全文數據庫、文件級數據庫的建設。除此以外，企業在構建檔案信息數據庫時，應要提高對數據檢查的準確性，加強對著錄標引等數據核對檢查，盡可能的提高數據的規范性、準確性，根據企業發展特點，構建相應的數據質量控制系統，并配備專業的數據信息審查人員，嚴格控制數據的質量，提高數據庫信息的正確率。

2.3 構建功能多樣的數字檔案信息管理體系

為了更好的滿足市場的發展需求，企業需要構建其功能更為多樣的、更為豐富的數字檔案信息管理系統，并要求數字檔案信息管理體系具有可全文檢索儲存、可擴展靈活性管理以及檔案和文件統一管理等特點。因此，企業在構建數字檔案信息管理體系時，為了增加系統功能的豐富性多樣性，就需要從以上的幾個特點著手，具體來說：第一，在檔案信息化管理的背景之下，企業應努力實現檔案、文件的統一化管理，在管理系統中體現檔案工作以及文件運轉的需求，實現前端的控制工作，盡可能的實現電子文件到電子檔案歸檔過程的全程記錄跟蹤。第二，企業在發展的過程中會普遍存在具有多個生產經營系統的特點，因此，為了滿足各個生產經營系統的差異性特點，企業的檔案管理系統需要具有可擴展性和靈活性的特點，依據不同的生產經營系統隨時調整檔案管理的順序流程，以此來滿足企業不同檔案類型的需要，最大化的挖掘出信息資源的潛力。第三，加強檔案業務的自動化管理。在日常發展中，企業員工可以隨時查閱相關數據，系統根據數據信息自動統計、生成相關報表，提高業務處理流程的自動化。第四，努力實現檔案的全文檢索儲存。企業信息往往具有數量大、信息豐富多樣等特點，因此，為了滿足企業的發展需求，檔案管理除了需要將企業庫藏歷史檔案全面輸送到系統中之外，還需要將各個部門所形成的數據文件及時錄入到檔案信息系統中去，努力實現檔案全文的儲存和檢索。以此來增加信息的可利用性，信息利用者可以通過網絡隨時隨地的查閱企業全部的數據檔案信息，并通過系統的顯示簡單明了的獲得自身所需要的數據信息，從而提高工作的效率和水平。

2.4 根據檔案實際利用情況確定數字化檔案范圍

企業在對檔案進行數字化加工的過程中，可以成立專業的工作小組，并對檔案實際的利用情況進行充分的調研，充分了解不同檔案的建立時間以及不同檔案的重要影響，以此來確定數字化檔案的范圍。企業在具體操作的過程中應先對利用率高的、最重要的檔案進行數字化處理，再對較重要的檔案進行處理，以“先急后緩”的態度來循序漸進地處理檔案數字化工作，從而分散企業對檔案進行數字化加工的難度。同時，企業還應重視影響范圍廣、形成時間早、保管期限長的一些典型性的館藏檔案數字化處理工作，并做好檔案的登記工作，制定出科學的檔案數字化工作計劃表，要求工作人員要求按照工作計劃表實施，避免人員工作的主觀隨意性。

2.5 檔案信息化建設堅持以人為本

檔案信息化建設主要宗旨是為了讓檔案信息更好的為企業發展服務，為企業員工服務以及為人民大眾服務，因此，在檔案信息化建設的過程中需要堅持以人為本，以服務為信息化建設的主要目標。具體來說，在建設數字檔案館時應要注重自身服務水平和信息管理水平的提高，堅持為企業的各項科研建設和項目發展服務，為企業領導進行科學決策提供強有力的支撐。同時，隨著現代信息技術的發展，檔案信息化建設可以積極引進先進的管理技術，以更新的科學手段來改變原有的文件檢索、加工、接收、傳輸方式，在提高工作效率的同時保證信息的質量，利用網絡互通、信息多媒體來提高信息便捷共享，打破信息共享的地域限制。當然，工作人員在進行檔案信息化建設時，還應該充分了解企業的實際發展需求，以企業的實際需求作為建設的重要核心，注重對企業需求的預測評估，使得檔案信息化建設可以更好的為企業發展服務。

2.6 注重檔案信息化建設的安全性維護

檔案信息可以為企業的發展提供有力的數據支撐，且檔案因為涉及到企業各個方面的信息，具有一定的保密性質，信息一旦出現泄露情況，企業的發展很有可能受到嚴重的沖擊。因此，我國企業在進行檔案信息化建設的過程中應要提高對檔案信息的安全維護工作，在構建檔案信息系統時應提高系統對病毒的防御能力，提高系統的安全性。并聘請專業的技術人員來對檔案信息系統進行定期的維護工作，以先機的技術和完善的管理制度來降低檔案信息化建設有可能遭遇的風險問題，從而提高檔案信息的安全性和保密性。

3 結語

總的來說，檔案信息化建設已經是企業順應時代發展、增強自身市場核心競爭力的重中之重，檔案信息化建設不僅有利于解放勞動力，避免重復工作，降低企業的人工成本，更有利于提高企業對于檔案信息管理的效率和質量，從而為企業發展助力。但就目前來說，我國企業的檔案信息化建設進程較為緩慢，信息化建設仍存在著很多的問題，因此，本文主要從檔案信息標準規范、檔案信息數據庫的構建、檔案信息管理功能的擴展、檔案系統的安全性提高、數字化管理體系的構建以及信息化建設堅持以人為本這六個方面提出了相關的思考，希望可以對我國企業進行檔案信息化建設有所幫助。

參考文獻：

[1]王強.基于核心信息資源管理理念的企業檔案管理[J].檔案學研究.2016.09（01）

[2]丁立新.當心信息化的發展趨勢[J].檔案學研究.2016.08（01）：11-13

[3]錢毅.中國電子文件管理標準體系現狀與實施戰略[J].檔案學通訊.2017.01（03）