新時期企業檔案館管理創新探討

廖華

摘 要：檔案建設工作是每一個單位都必不可少的管理部分。而企業在進行管理工作過程中形成的企業檔案，也是企業發展歷史面貌的反映。它能夠為部門制定政策提供參考與思路，還能夠為企業檔案館的管理工作考評提供依據。在企業管理現代化的過程中起著重要的推動作用。

關鍵詞：企業；檔案館；管理

一、前言

檔案作為一種實質性的管理工具，有著它獨特的規范性特點，同時具有管理工具的實用性、真實性、交流性以及權威性特點，對于企業管理工作具有舉足輕重的作用。本單位在2006年成立檔案管理部門以來，一直注重管理基礎，完善管理制度，加強檔案設施建設，推進檔案管理現代化，為單位帶來了很大的收益。檔案館的管理是企業為社會提供更好服務的前提，而企業檔案館的管理則是保證企業整體管理工作質量的基礎。辦公現代化潮流涌進，檔案館管理的建設已經迫在眉睫。如何通過進一步創新規范檔案館的管理工作，加強企業檔案館的辦公管理智能，提高檔案管理人員職業素養，是相關單位應該重視的問題。

二、企業檔案館管理創新過程中存在的問題

1.重視程度不夠，管理職責不清

長期以來，由于檔案建設工作無法為管理部門帶來直接的效益，很多單位并不重視對企業檔案館管理的創新建設，認為其可有可無，導致檔案管理建設的資金投入不足、設備陳舊落后、工作人員思想積極性不足等問題。現在我國雖說有的企業管理館已開始對創新管理工作重視起來，但仍然還是沒有檔案建設工作真正發揮其應有的價值作用，產生這樣情況的最根本因素是因為有關的檔案管理人員自身的專業素質與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導致不能有效應用檔案信息，致使資料數據獲得的時間受到制約，因而使檔案管理建設在現在企業檔案管理部門中的作用很難實現，另一方面，大多數的檔案管理人員對檔案管理建設的理論知識掌握不到位，所以就使有關的管理人員不能有效意識檔案管理建設的重要性，導致工作態度出現問題，對檔案的管理造成嚴重影響。

2.檔案信息沒有得到充分挖掘

當前企業檔案資料涉及的內容較為單一，缺乏豐富生動的素材，這對于檔案的開發與利用造成了一定的阻礙，尤其對于單位成立時間較晚的，能夠利用企業檔案館進行工作評估的資料就顯得微乎其微了。還有些企業并沒有認識到檔案對于工作評估的重要程度，對于企業檔案的館藏并不熟悉，檔案的開發與利用不夠深入，限制了檔案在工作評估中作用的發揮。

3.企業檔案館的收集、歸類和保管的流程缺少現代化。

企業檔案館的檔案存在著很多收集整理與歸檔環節不規范的問題，為企業檔案管理利用工作帶來了許多麻煩。一些有關人事、文書資料不能及時錄入業務系統，使得紙質檔案與電子檔案不能同步，在某些案卷上無法完全匹配，對企業檔案館間的信息的傳遞造成阻礙，拉低了工作效率。同時企業管理在不斷的改革，企業檔案館的工作也在不斷變化，而電子檔案的更新不夠及時，使得檔案信息前后不能統一。這都是檔案的收集、歸檔的工作流程不規范造成的。《檔案管理制度》本身對企業檔案館檔案管理的收集與整理做了總得要求，但在具體實施中，并沒有可行的方法流程規定，缺乏相應的規章制度。加上企業檔案的收集不及時，分散的存放在個人手中，造成了一些檔案的無形流逝，在查詢企業檔案的過程中有名無實，拉低了檔案的真實性。

三、企業檔案館管理創新工作的措施

1.提高企業檔案館的地位。

檔案建設工作是一項基礎工作，涉及企業管理工作的方方面面，在企業發展中有著不可替代的作用。隨著信息多元化時代的到來，檔案的作用已不僅僅局限于上傳下達和交流溝通上，新的社會發展形勢賦予了檔案新的內涵和意義。因此，企業檔案管理部門要提升全體工作人員對檔案管理建設的重視程度。首先，企業檔案館應當從提升領導干部的認識入手，使領導干部充分認識到做好檔案建設工作的重要性，最大程度地爭取到領導對工作的支持。其次，檔案管理部門內部應當細化分工，對每一項具體的工作設置專職的管理崗位，將檔案建設工作由被動局面轉化為主動，使工作人員認識到檔案的重要性。最后，企業檔案館內部應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及與檔案管理建設有關的知識，使全體工作人員意識到檔案管理建設的重要性。

2.增強企業檔案管理的安全性。

檔案管理現代化對現在的企業有很重要的作用，只有企業檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現。第一，建立健全相關的保密制度與規定，并以此對相應的檔案管理建設人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，企業應主動推廣計算機知識與網絡安全知識，使企業內部的所有工作人員都能擁有網絡安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網絡安全的監管力度。

3.完善企業檔案館的設施建設。

企業檔案館要及時更新檔案管理建設設備，為檔案管理建設的現代化進行提供物質保障。首先，企業要為檔案館及時的積極的引進一些操作便捷的先進設備，建立起良好的檔案處理系統；其次，為了保證檔案信息的安全，還要為企業檔案館引進計算機輔助系統；最后，企業檔案館內部應定時清查，及時淘汰舊的檔案設備。

4.健全組織領導部門，提高檔案管理人員整體水平。

檔案建設離不開一支精英隊伍的支持，因此企業首先要建立起一支適應現代化的工作人員隊伍，為檔案管理建設的現代化進行提供人才保障。首先，企業檔案館要提升檔案管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業知識以及工作經驗的考察，從源頭上提升檔案管理建設隊伍的整體素質；其次，企業管理部門要加強對檔案建設工作人員的任職教育培訓，經常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里學習并借鑒一些好的經驗和做法，不斷提高檔案處理人員的思想素質和業務水平；再次，企業管理部門應當積極對檔案管理人員進行專業知識考核，確保其專業能力過關；最后，企業管理部門要對一些不能勝任檔案管理建設要求工作的工作人員進行及時教育，防患于未然。

四、結語

檔案館的創新管理與建設現代化程度的高低既是對工作人員素質和能力的一種考驗，又是對檔案處理精益求精的具體體現，只有檔案管理建設現代化水平提高了，才能真正達到服務社會的作用。但是從目前來看，由于種種因素導致我國檔案管理建設的現代化進程較為緩慢。因此，企業檔案館的工作人員必須從原因著手，采取一系列具有針對性的措施，做好檔案建設工作。

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