檔案信息開發利用的創新思維與實踐

李貴子

摘 要：檔案信息資源的開發，改革過去那種單一利用方式和淺層次的開發利用狀況，充分分析目前檔案信息資源利用中的問題，擴大檔案信息資源提供利用的途徑，對檔案信息進行深加工，推行檔案管理現代化，建立檔案信息網絡，努力提高檔案信息資源的利用效率。

主題詞：檔案信息開發利用、管理現代化、創新思維、實踐

對信息的有效控制和對知識的有效管理，決定一個單位整體的創新素質和創新能力，也新決定了一個單位，一個決策未來的發展和命運。檔案恰是信息的重要源泉之一，沒有檔案的信息化，社會信息化是不全面、不完整的；只有加強檔案信息開發利用，縮小檔案事業與其他社會事業的發展差距。因此檔案信息化是檔案工作跟上時代步伐，能在未來社會中生存的必然選擇，也是更有效實現檔案利用價值的必然發展方向。

在新形勢下如何科學開發和有效利用檔案信息資源，我認為應該從如下幾個方面著手。

1 積極創造有利條件，推動檔案信息資源開發利用的自動化、網絡化建設

收集要齊全。這是推動檔案信息資源開發利用的自動化、網絡化建設的基礎。因此，必須加強檔案的收集工作，堅持經常性收集，拓寬收集渠道，盡可能地采取一切措施和手段把應該進館的檔案征集接收進館，不斷豐富館藏，逐步建立起門類齊全、結構合理、成分充實、數量充分的檔案信息庫，從而為檔案信息資源的有效開發利用奠定良好的基礎。

整理要系統。檔案館的檔案是否方便開發利用，在很大程度上取決與對檔案的科學整理，因此必須加強、強化檔案的整理工作。對收集來的大量檔案，要采用科學的方法及時進行系統加工整理，使之規范化和標準化，為逐步實現檔案信息資源開發利用的現代化做好必要的準備。

檢索要深化。這是推動檔案信息資源開發利用自動化、網絡化建設的重要內容和必要條件。所謂深化檢索，一方面指對檔案信息的著錄、標引要有一定的深度和廣度，盡可能多角度地反映有關檢索信息；另一方面指對檔案信息的存儲、檢索盡可能地采用現代化的技術手段，如建立計算機檢索系統，采用電子計算機、縮微、磁盤、光盤等高密度方式存儲檔案信息，并可通過網絡實現信息的遠距離快速傳輸，達到信息的多用戶共享，從而為檔案信息資源開發利用的自動化、網絡化建設創造有利的條件。

重點檔案運用特殊圖像軟件。我廠運用了計算機網絡管理技術把油田開發檔案中利用率最高的前磁曲線圖頭的錄入、聲波變密度測井圖頭錄入、并將從測井公司上傳的數據，全部下載下來轉化成標準的前磁曲線數據信息格式（0racle數據庫結構格式）進行曲線數據的數字化存儲。還將應用前磁曲線跟蹤系統軟件生成的newla文件進行轉儲，存入數據庫。我廠的應用人員可以應用此軟件對已經轉出的井進形曲線數據和圖頭信息的查詢。并能夠直接在局域網上進行曲線查詢、曲線下載和接箍數據下載等工作。該軟件的應用給應用人員提供極大的方便，工作人員只需要通過油水井號就可以在局域網內對所要的數據進行查詢，節省了人力、物力、財力。

2 加強市場調研，主動了解用戶需求，不斷提高檔案信息編研成品的質量

檔案所載信息大部分分散的靜態的材料變成集中的動態的材料，更有效地服務于社會，檔案部門必須重視編研工作，對檔案材料進行深加工，并不斷提高編研成品的質量。真正了解用戶的檔案需求，檔案部門必須加強市場調研，更多地與用戶進行交流和溝通，及時捕捉社會生活中的熱點信息，關注不同時期國家工作重點的變化情況。

我們單位在實際工作中為了提高編研成果質量，提供利用檔案過程中了解用戶的檔案需求，及時編制了“油田開發校正值數據匯編”、“科技成果匯編”等利用效率高，經濟效益好的編研成果。

3 拓展服務方式，加大宣傳開放檔案的力度，滿足社會利用需求

開發檔案信息資源的根本目的在于利用，因此，檔案部門應該盡可能地創造條件，為檔案利用者提供優質服務，充分滿足社會各方面的利用需求。

拓展服務方式，實行多種服務。檔案部門除了向用戶提供日常的門市借閱外，實行多樣化服務，如開展咨詢服務方式、掃描網上借閱等。開展咨詢服務，一方面可以使需要了解檔案信息存儲狀況或需要對某些科技經濟問題進行咨詢的用戶直接通過檔案人員的咨詢獲取所需的信息或答案，從而在一定程度上節省用戶利用檢索工具或為此進一步查找檔案原件所花費的時間。另一方面，檔案人員可以在咨詢服務時隨時進行調查、了解用戶的需求特點和利用需求以及利用檔案的信息反饋，檔案信息比較集中的部門和單位進行有針對性的重點服務，從而提高檔案部門的服務水平和服務效果。

做好宣傳工作，增強社會的檔案利用意識。檔案部門除了要千方百計地做好推廣服務工作，還要做好宣傳工作。因為只有讓社會了解了檔案，“顧客”才會前來光顧。一方面可采取舉辦陳列展覽或利用報紙、電視、廣播等大眾傳播媒介擴大檔案工作的影響增加檔案部門的透明度。另一方面要加強對館（室）藏內容的揭示和報道，如編輯出版或公布《檔案館指南》、《全宗介紹》、《珍貴檔案資料目錄》、《科研成果匯編》等，讓社會盡可能多地了解館（室）藏內容、成分以及查檔的途徑和方法。這樣，當人們出現利用需求時，就會自然想到檔案館（室）查閱檔案，有可能從根本上扭轉檔案信息資源開發工作的被動局面，大大提高檔案信息的利用效率。

加大開放檔案的力度，充分滿足社會利用需求。第一，必須把可以開放的檔案盡快開放出來。在不違反《檔案法》的前提下，可適當放寬經濟、科技、文化類檔案向社會開放范圍、時機、密級的控制程度，加快滿30年檔案向社會開放的步伐。第二，應建立科學合理的檔案降解密制度，積極穩妥地做好已到開放期檔案的劃控和降解密工作。凡屬于非秘密或已解密的檔案都應通過各種形式向社會開放，為全體公民服務。第三，檔案部門應積極主動地調查了解社會需求，盡可能開放對社會利用量大、利用頻率高的檔案，并簡化利用手續，盡快使檔案發揮其應有的社會效用。

4 優化知識結構，抓好隊伍建設

檔案部門要做好開發利用檔案信息資源的工作，為經濟建設服務，也必然面臨著如何適應形勢的發展，大力提高檔案人員的素質，從而推動檔案事業全面發展的任務。從目前大多數檔案部門的人員現狀來看，做好這項工作的重點是必須抓好以下兩個環節：

檔案人員的繼續教育。隨著社會、經濟和科學技術的發展，檔案從門類到載體，從管理手段到傳播方式都發生了巨大變化，檔案人員單一的專業知識已遠遠不能適應形勢發展的需要，因此優化檔案人員結構，抓好檔案人員的繼續教育。我們單位從實際出發，每年都進行、在職崗位培訓、參加國家檔案館舉辦的檔案培訓等多種形式的教育。同時結合實際，增設一些檔案工作現代化所必須掌握的技能課程。如掃描，刻錄、多媒體技術、圖像處理、攝影、錄音、錄像、計算機程序設計等，從而大大拓寬檔案人員的知識面，優化其知識結構，提高其綜合素質，以便為檔案信息資源的開發利用開拓新局面。

建立健全科學的激勵機制。首先，在精神激勵方面領導應該充分發揮檔案人員的長處，對于員工的工作成績及時給予肯定與表彰，盡可能地給員工創造較好的工作條件及再培訓、再教育的機會。在物質激勵方面，檔案部門應當實行把檔案人員的工資福利待遇同其對檔案工作、檔案事業的貢獻、對國家和社會的貢獻緊密聯系起來的分配制度，以激勵檔案工作人員不斷提高其工作的質量和效率。總之，檔案工作者積極性、創造性和工作熱情調動起來了，才能真正使檔案工作充滿生機與活力，才能為社會提供質量、高效率的檔案信息服務。

總之，檔案信息資源的開發利用是一個十分復雜的系統工程，這就要求我們不斷探索，突破思維模式或工作方法，以市場經濟的眼光，尋找檔案信息資源開發利用工作的最佳思觸點，以思維求得新思路。

參考文獻

[1] 王 濤.《檔案信息化開發新思路》.中國檔案出版社.2009年版