關于如何做好檔案數字化建設工作的探討

齊虹慧

摘 要：在當前信息時代，信息技術在檔案工作中得以廣泛應用，這有效的提高了檔案管理工作的效率，檔案人員工作量大幅度降低，而且檔案從紙質加快了向數字化方向的轉變，這對檔案收集、整理、加工和儲存都帶來了諸多便利，檔案管理更具規范化和標準化。因此在當前檔案管理工作中，需要加快推動檔案數字化建設步伐，全面提升檔案數字化水平，為檔案事業的健康、有序發展奠定良好的基礎。

關鍵詞：檔案數字化建設；檔案數據庫；應用平臺；安全管理

檔案資源在我國社會發展過程中發揮著重要的作用，檔案工作與信息技術有效結合，有效的推動了檔案數字化建設的步伐。檔案數字化建設是一項系統和復雜的工程，同時也是檔案工作未來主要發展方向。作為檔案管理人員，需要充分的認識到檔案數字化建設的重要意義，積極推動檔案的數字化發展，從而實現檔案信息資源的共享。

一、檔案數字化建設的必要性

在當前信息時代，計算機技術和網絡技術對社會的方方面面都帶來了較大的改變，人們的生產和生活方式也受到了較大的影響。在這種新形勢下，檔案工作面臨著嚴竣的挑戰和重大的機遇。依托于現代化技術，大量的電子檔案產生，有效的打破了傳統檔案管理模式，利用計算機技術、網絡技術等對檔案進行管理，有效的提高了檔案管理的水平，實現了檔案信息資源的高效利用。可以說檔案數字化建設不僅是檔案工作發展的必然要求，同時也與時代的發展需求相符合。

檔案是在人們社會生活中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。傳統的檔案信息一般還是以紙質文檔為主，放置在檔案室里面，查找調用起來非常費時。而數字檔案在對原檔案文件進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數據庫中，用網絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助計算機的網絡化特點從而更為便利地為全單位、區域、全國甚至全世界所利用。相較于傳統檔案，檔案數字化的實現，無論是檔案在收集、保存還是利用方面都取得了較快的發展。而且檔案數字化建設的不斷深入，人們獲取檔案信息更加便捷，實現了對檔案原件的有效保護，確保了檔案信息獲取的時效性，全面提升了檔案信息資源的利用效率。通過檔案數字化建設，檔案利用者在檔案信息獲取時不受時間和空間的制約，檔案信息資源實現了高效的共享，這就檔案價值的實現奠定了良好的基礎。處在網絡信息化社會的檔案事業朝著多元化、先進化、開放化的方向發展，檔案數字化建設也是大勢所趨。

二、做好檔案數字化建設工作的措施

（一）加大檔案基礎設施建設的投入

在當前檔案數字化建設過程中，軟硬件設備作為檔案數字化建設的重要保障，因此需要加大對基礎設施建設的投入力度。特別是在當前電子設備日新月異的新形勢下，檔案軟硬件設施更新速度較快，在做好軟件的升級更新的同時，還要檔案信息采集、存儲和利用配置相應的設備，并注意設備的更新換代，使其能夠有效的滿足檔案數字化建設過程中對軟硬件設備的需求。

（二）以檔案系統為平臺完善檔案數據庫

充分的借助于檔案信息系統，以其遷移功能來完成數據的整理、導出、校驗和導入等工作，依托于檔案系統來實現新舊檔案信息的統一，加快建立檔案數字化信息資源庫，進一步完善檔案信息系統的應用，并建立快捷便利的檔案查詢系統，實現檔案信息的網絡化服務。在當前檔案系統建設過程中，還要重視電子檔案的收集工作，進一步明確電子文件的歸檔要求，利用檔案系統來統一設計電子文件的歸檔流程，實現檔案的分類管理，從而為檔案數字化建設創造良好的條件。

檔案數據庫建立并不是一個短期內即能夠完成的工作，其是一個循序漸進的過程，因此要統一認識，并充分的認識到數據庫建設的重要性，技術人員與檔案管理人員要在工作中協同配合，針對檔案數據庫建設過程中存在的問題進行有效解決。并在實踐工作中能夠打破傳統思想的束縛，突出重點，全面提升數字化的使用效率和使用頻率。

（三）構建檔案數字化信息資源應用平臺

在當前檔案數字化建設過程中，通過采用標準的B/S模式，并以數據庫技術作為支撐，依托于智能檢索技術和網絡技術，有效的提高檔案信息的利用，并保證利用過程中的信息的安全性，使檔案信息資源能夠更好的滿足檔案管理者和利用者的需求，實現檔案數字化成果的有效利用。在檔案管理工作中，可以利用條形碼技術來實現對檔案資料借閱的高效管理。特別是二維條形碼自動識別接口，能夠為大批量的檔案資料的查閱和利用提供便捷性。開展網上借閱服務，為數字檔案信息共享的實現提供更多便利。

（四）加強檔案數字化安全管理

隨著計算機技術、網絡技術的不斷發展，各種黑客、木馬、病毒等威脅網絡安全的因素在層出不窮的出現，而對于檔案的數字化建設過程中也應該提升對這些因素的重點關注。在這種情況下，就需要在檔案的數字化建設中采用防火墻技術、數據備份技術、加密技術等來加強檔案數字化的安全管理水平。同時，相關檔案管理人員也應該提升自身的安全防范意識，采取有效的措施來防范風險時間的發生。

（五）完善檔案數字化加工處理流程

在建設電子文件中心時，要求各單位文書人員在做發文或者收文登記時完成紙質文件的數字化工作，同時后臺對元數據要進行記錄。在建設檔案管理的信息系統時，要考慮各類安全措施的應用，如訪問控制、數字簽名、防擴散的使用。通過構建一個安全的系統環境來保證其產生和管理的電子文件，無論是原生型的，還是間接型的，在未來都能夠保證電子檔案的憑證作用。

（六）提升檔案管理人員素質

一方面，強化檔案數字化管理人員專業技術知識培訓，尤其是機關單位檔案管理人員需要積極學習計算機網絡技術，熟練掌握檔案信息管理系統，并鞏固檔案管理理論知識，在實踐中不斷吸取經驗教學，提高檔案數字化管理綜合技能；另一方面，要加強檔案數字化管理人員的職業道德教育，強化工作人員的服務意識，樹立高度的責任心，全面配合檔案數字化建設，避免敷衍了事，或者是在檔案信息加工處理過程中偷工減料，威脅到檔案信息的真實完整性，確保檔案數字化管理質量和效率。

三、結束語

檔案數字化建設工作是一項系統性及持續性的工作，在實際工作中，不僅依托于先進的科學技術，同時還要重視軟硬件建設，全面提升檔案管理人員的信息化水平，在實際工作中能夠熟悉操作先進的管理軟件，有效的保障檔案信息的安全，從而為檔案數字化建設起到積極的促進作用，為我國檔案事業的健康、有序發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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