檔案資料收錄與整編流程的規(guī)范化

黎慧瓊

摘 要：檔案資料是一個(gè)單位的重要信息資料，是單位業(yè)務(wù)得以順利開展的重要支撐。為了進(jìn)一步提高檔案資料的功效，深挖檔案資料的利用價(jià)值，做好檔案資料的收錄與整編是重要工作之一。它是檔案管理工作必不可少的組成部分，對(duì)檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升有巨大的推動(dòng)作用。尤其是在信息化普及的背景下，檔案管理工作給檔案資料收錄與整編提出了更高的要求。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案資料收錄與整編的重視程度，轉(zhuǎn)變檔案管理層的傳統(tǒng)觀念，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。本文從當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀分析入手，通過深刻剖析其弊端，有的放矢地提出檔案資料收錄與整編規(guī)范化的對(duì)策及改善建議。希望為檔案管理人員提供一些有益的啟示。

關(guān)鍵詞：檔案資料；收錄整編流程；規(guī)范化；管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，檔案資料管理工作逐漸受到人們的重視，它客觀地記錄了一定時(shí)間內(nèi)某個(gè)單位的成長(zhǎng)歷程，是單位歷史變革與當(dāng)下情況的真實(shí)寫照，同時(shí)通過把握變革規(guī)律也在一定程度上具有預(yù)見性，所以檔案管理工作必不可少。而檔案資料收錄與整編的流程是否規(guī)范，又決定了檔案資料的開發(fā)利用的高效性和管理保存的完整性，是檔案管理工作的基礎(chǔ)和重中之重。然而，當(dāng)下檔案資料在收錄與整編的流程上存在著一些弊端，限制了檔案資料的高效利用，不利于檔案管理工作健康有序地發(fā)展。所以我們要破除當(dāng)下檔案資料收錄與整編流程上的不規(guī)范，使檔案資料最大化地發(fā)揮其輔助決策、揭示規(guī)律的功效，使其更好地服務(wù)于大眾，服務(wù)于社會(huì)[1]。

1 檔案資料收錄與整編流程現(xiàn)狀分析

經(jīng)過檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的多年努力建設(shè)與充實(shí)，絕大多數(shù)單位都建成了比較完備的檔案體系，制訂了相對(duì)完善的規(guī)章制度，配備了專職的檔案管理人員，形成了比較合理、高效的檔案資料收錄整編流程，為單位的決策提供了便捷、高效的服務(wù)。尤其是數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，給檔案資料的收錄整編工作提供了更加便捷、高效的管理手段。然而，我們必須清醒地看到，由于各方面因素，當(dāng)下檔案資料收錄與整編流程還存在著許多弊端，限制了檔案資料自身功能的發(fā)揮發(fā)展，難以滿足新時(shí)代、新形勢(shì)的要求，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 檔案管理人員責(zé)任意識(shí)較差、業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

檔案管理人員責(zé)任意識(shí)較差是造成當(dāng)下檔案資料收錄與整編流程的規(guī)范化程度較低的重要原因之一。單位管理層長(zhǎng)期忽視單位檔案管理工作，觀念還停留在“有借有還有人看”的傳統(tǒng)思維上，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)上的欠缺直接導(dǎo)致檔案管理人員責(zé)任意識(shí)的降低，認(rèn)為自己的工作無(wú)關(guān)痛癢，在檔案收錄與整編工作中缺乏主動(dòng)性、積極性，導(dǎo)致檔案收錄與整編進(jìn)程緩慢、失誤頻發(fā)，甚至出現(xiàn)缺損、遺失等現(xiàn)象。其次，檔案管理工作常被看成一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的事項(xiàng)，大多由兼職人員擔(dān)任或單位人員輪崗，沒設(shè)立專職崗位，沒安排專職人員，或是安排專職人員卻沒有定期或不定期地組織檔案收錄與整編工作方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，難以滿足新形勢(shì)下單位發(fā)展對(duì)檔案管理工作方面的要求。

1.2 檔案管理系統(tǒng)不完善

檔案管理系統(tǒng)龐大而復(fù)雜，它的建立需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，只有建立良好健康、高效有序的檔案管理系統(tǒng)，檔案資料收錄與整編工作才能事半功倍，實(shí)現(xiàn)檔案的完整性和即時(shí)性。然而當(dāng)下的檔案管理系統(tǒng)仍存在著不健全、不完善的問題，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)仍有很大的進(jìn)步空間。眾所周知，傳統(tǒng)的人工操作、檔案紙質(zhì)的模式效率低下、容易出錯(cuò)，但仍有許多單位為減少開支而沿用這種模式，有些單位雖然建成了檔案管理信息系統(tǒng)，但由于配套設(shè)備缺失、專職人員不足，不能發(fā)揮出其快速查找、高效收錄、時(shí)時(shí)整編的功效；或由于軟件設(shè)施不完善，檔案資料未及時(shí)共享或檔案查詢系統(tǒng)復(fù)雜，給用戶查詢、瀏覽、借閱帶來(lái)不便。

1.3 檔案管理制度不健全

當(dāng)下，檔案資料時(shí)常出現(xiàn)遺失、缺損、虛假，或不能及時(shí)更新的問題，造成了檔案資料收錄與整編上的困難。究其原因，還是因?yàn)闄n案管理制度上的不健全。這種不健全主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是檔案收錄與整編流程混亂，材料隨意擺放，甚至出現(xiàn)破損、遺失現(xiàn)象，導(dǎo)致無(wú)法歸檔，無(wú)法收錄，從而破壞了檔案的連續(xù)性與完整性。二是檔案資料可靠性差，有些部門為了應(yīng)付上級(jí)檢查，制作虛假的檔案資料以假亂真，最終導(dǎo)致真假難辨，混亂不堪。三是檔案收錄不全面，由于制度松散或人員粗心，常出現(xiàn)檔案資料收錄不全面的現(xiàn)象[2]。

2 檔案資料收錄與整編流程規(guī)范化措施

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

全面提升檔案管理人員的責(zé)任觀念和綜合素質(zhì)，是檔案工作順利完成、檔案資料收錄與整編規(guī)范的必要保證。首先要切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理層和檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，通過開會(huì)強(qiáng)調(diào)、獎(jiǎng)優(yōu)懲劣等適時(shí)的宣傳教育和合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制提高管理人員對(duì)檔案工作的責(zé)任感和積極性，真正把檔案管理工作，尤其是檔案資料的收錄與整編工作放到重中之重的位置上去。其次要開展定期或不定期的檔案管理技能培訓(xùn)，想做是不夠的，還要明白怎么做。只有通過有針對(duì)性的檔案管理技能培訓(xùn)，檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和管理能力才能穩(wěn)步提高，檔案資料收錄與整編工作才能規(guī)范化、高效化，檔案管理工作才能更好地服務(wù)于單位決策。

2.2 完善檔案管理系統(tǒng)，提升管理手段

檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)檔案工作的主干，只有把檔案管理系統(tǒng)的思路理順，具體的檔案管理工作才能順利開展、高效實(shí)施。一要完善檔案管理系統(tǒng)，安排專人對(duì)所有檔案資料統(tǒng)一管理，避免因檔案散落各處造成的檔案遺失、破損現(xiàn)象，通過數(shù)字化手段建立起整合各類檔案資料、門類齊全、數(shù)據(jù)完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

二要提升管理手段，通過數(shù)字化手段建立檔案完整、設(shè)備齊全、查詢高效的檔案管理信息系統(tǒng)，及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行電子片收錄與整編，及時(shí)核查信息化檔案的完整性及條理性，建立便捷、高效、簡(jiǎn)單、易學(xué)的檢索系統(tǒng)和檔案目錄系統(tǒng)，便于檔案管理人員對(duì)檔案資料的快速收錄和整編，也利于用戶高效、簡(jiǎn)捷地查找檔案信息。三要定期或不定期地組織紙質(zhì)檔案與電子檔案的比對(duì)核查，出現(xiàn)偏差時(shí)及時(shí)尋找問題所在并及時(shí)糾正。對(duì)于電子檔案的欠缺，檔案管理人員要及時(shí)收錄，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步與完整；對(duì)于紙質(zhì)檔案的欠缺，要及時(shí)查找弄清原因，若是借閱未登記要及時(shí)催促歸檔，若是已經(jīng)遺失要盡量補(bǔ)全。

2.3 健全檔案管理制度，規(guī)范管理流程

檔案管理制度是整個(gè)檔案工作的軌道，只有把檔案管理制度健全好、實(shí)施好，檔案工作才能沿著正軌順利開展。首先，要切實(shí)規(guī)范管理流程，制訂詳實(shí)的收錄與整編步驟，明晰各流程的具體責(zé)任人，通過建立借閱警示系統(tǒng)，對(duì)借閱不及時(shí)歸還、歸還時(shí)有破損和檔案資料不及時(shí)歸檔的人員提出警示，屢次不改可以列入黑名單，禁止其借閱檔案。其次，要定期或不定期地開展檔案核對(duì)工作，對(duì)核對(duì)過程中出現(xiàn)的收錄不完整、整編不全面、資料有損壞等問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)糾正，并設(shè)立用戶反饋系統(tǒng)，對(duì)管理流程中不規(guī)范、管理人員不負(fù)責(zé)的行為及時(shí)反饋糾正[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案資料收錄與整編工作涉及到檔案資料的完整度與條理性，關(guān)乎到檔案信息的連貫性與利用效率，是檔案管理工作的重中之重。只有切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立完善的檔案管理系統(tǒng)和健全的檔案管理制度，提升管理手段，規(guī)范管理流程，多管齊下實(shí)現(xiàn)檔案資料收錄與整編工作的規(guī)范化，日常化、長(zhǎng)效化，檔案信息才能實(shí)現(xiàn)高效、快速地更新，檔案資料才能得以深度開發(fā)、物盡其用。

參考文獻(xiàn)：

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