校院兩級教學管理體制下高校二級學院教學秘書工作性質初探

王雅新

摘 要：隨著原有的單一、直線式的教務管理模式越來越不能夠適應新形勢高校教務管理工作，學校—學院兩級管理模式漸漸成為目前各大高校紛紛改革的新模式。在新的教務管理模式下，高校教學秘書的工作性質呈現出復雜性、具體性、難度大、延續性等等特點。

關鍵詞：復雜性 ；具體性； 難度大；延續性

基金項目：內蒙古財經大學2017年度校級教育教學課題立項項目階段性成果（課題名稱： 校院兩級教學管理體制下高校二級學院教學秘書隊伍現狀調查及建設研究——以內蒙古財經大學為例；課題編號JXZC1705）

一、高校二級學院教務管理體系與運行模式——學校—學院兩級教務管理體系

隨著我國高校擴招政策的實施，各個高校的招生和辦學規模不斷擴大，相應的高校內部學科、專業也逐步增加，原有的單一、直線式的教務管理模式已經不適應新形勢的高校教務管理工作，各高校紛紛進行改革，積極構建教務工作學校—學院兩級管理的新模式。

在原有的單一、直線式的教務管理模式下，教務處集中了學校教務管理的主要職責和權限，二級學院的教務秘書只是簡單的對教務處的各項工作任務上傳下達，不需要也沒有權限結合本院的實際情況進行特色化的改進，這種管理模式在在校生人數適當、辦學規模一般的情況下，是可行的，但是在在校生人數與日俱增的情況下，這種管理模式的種種弊端就顯現的尤為突出。它人為地增加了管理環節，導致信息流動的不暢和管理效率的低下，由于二級學院的教學秘書沒有相應的權限和職能，在工作中很容易出現與教務處工作人員責任不清的矛盾，導致出了問題互相推卸責任的現象時有發生，這樣嚴重影響了學校整體教務管理工作的有序進行，也不能發揮教務處宏觀規劃和指導的功能，因此必須要進行改革。

將教務管理的重心從教務處逐步下移到二級學院，并重新定位和明確學校、學院兩級教務管理部門和科室的職責、分工和權限，賦予了二級學院教務科更多的權限，形成了學校教務處宏觀規劃和指導、學院教務科負責各項具體教務管理工作的學校—學院兩級教務管理體系，從而確保高校整體教學管理工作的順利進行。

二、高校二級學院教學秘書的工作性質

（一）復雜性

教學秘書所從事的教務管理工作，是在教務處以及二級學院院長、教學副院長的領導下，將領導的決策、指令具體組織實施的管理工作。從表層來看，這種工作看似只是簡單的上傳下達，沒有什么復雜性可言，可是在實際的操作工作中就會發現，它涉及到方方面面的協調和溝通，是一個極其復雜的過程。舉一例以說明。例如，每學期期末下達下學期的開課任務書。首先，教學秘書需要熟悉自己學院每個專業的人才培養方案，并從日常歸檔的教學檔案中查看并核對針對某個專業或某個年級下學期的教學方案（課程）有無調整，若有調整，及時修正。第二步，對下學期每一級、每一個專業的教學方案進行系統維護。教學秘書要明白哪一級的學生下學期上的是哪一學期的課，對照紙質的人才培養方案核對系統里的課程。有些課程在系統里會沒有對應該學分、學時、課號的課程，這時就需要教學秘書臨時在系統里添加課程。看似一個簡單的課程代碼，其實就已經包含了非常多的內涵，如果不是在平時大量的工作中積累經驗，是很難快速地編制出來的。如果某門課程的課程歸屬是本學院的，教學秘書直接添加即可，若是其他兄弟學院開設給本院學生的課程，就需要教學秘書與其他兄弟學院的教學秘書溝通。教學秘書的個人交際能力、合作協同能力以及為人處世的方式方法會體現在平時的工作和工作之余，良好和諧的人際關系和樂于助人的性格會使教學秘書在遇到與其他學院工作交集的時候能高效、快捷地完成溝通與協調，保證本學院的教學事務能順利地進行。第三步，教學秘書對導出后的開課任務書進行必要的整理，經學院分管教學副院長同意后方可下發給各教研室主任進行任課教師的安排。

通過以上的贅述，可以發現，教學秘書的工作的確相當復雜。僅此一項工作就包含多個環節，每個環節就牽涉到不止一個部門一個人，而且主要是和人打交道，要在當中充當溝通與協調的橋梁和紐帶的角色，有時需要下情上傳，有時需要上令下達，需要各個部門之間、老師之間、同行之間、學生們的相互理解相互支持，給予教學秘書充足的時間和寬容，才能把一項工作圓滿而順利地完成。

（二）具體性

教學秘書的工作主要包括五大部分：學籍管理、教務管理、實踐教學管理、考務管理、成績管理。其中每一個大的部分下面又包括若干小部分。而每一個小部分都是具體性的工作，每一項工作都要通過一個個具體的通知、落實、反饋、檢查、核對、匯總、請示、匯報等等一系列的環節來完成，程序非常繁瑣。例如，大學英語四六級考試管理。在接到教務處關于大學英語四六級報名等有關事項的通知后，領會通知內容，通知到本學院每個班級的學習委員，開始組織報名工作。一般來說，教務處對于每一年級各班級的報名人數有一定的限制規定，各班學委要上交報名考生學籍表。這時就會出現某些班級符合報名條件的學生人數大于限制人數，而某些班級卻出現報名人數空余的情況，教學秘書就需要綜合考慮各班的實際情況，將部分班級的報名名額在本學院內部進行調整，實現報名的優化配置。

（三）難度大

教學秘書日常的大部分時間和精力都主動或被動地投入到了各種繁瑣的事務性的工作中，工作量大、工作節奏快、精神壓力大，是教學秘書的常規工作狀態。加之，目前，高校二級學院的教學秘書在整個學校的管理人員隊伍中也處于比較特殊的身份，即，他既在行政上屬于本學院，由學院管理，接受學院行政領導日常工作安排和臨時性的工作安排，又在業務上接受教務處的指導，直接服從教務處下達各項任務安排，同時，他還接受其他職能部門等的交叉間接指導，此外，還與其他兄弟學院有工作協作關系，這樣，教學秘書在工作中就處于多頭緒、多上司的工作境地，往往會感到無所適從，不知道該先完成哪個部門的任務，而每個任務都時間緊迫，要求嚴格，教學秘書要想保質保量按時完成諸多事務，且協調各種關系，其難度可想而知也是相當之大。

（四）延續性

教學秘書和二級學院其他兩個行政管理崗位（辦公室和學團辦）的不同之處在于，他的工作內容具有極強的延續性，非專人長期從事此項工作是不能很好地將學院的教務管理工作順暢、高效地進行下去，也就不能更好地促進學院教學活動的有序進行。教學秘書的工作涉及的內容相當廣泛，包括本院教師和學生的所有教學信息和材料，且十分瑣碎。有些教務管理經驗和方法，教學活動的組織和教學管理規律等等，是要靠在平時工作中一點一滴地積累才能形成系統和體系的，而這種思維的系統管理體系會漸漸地無形中根植于教學秘書的頭腦中，隨著時間的延續，在日常的繁冗的教務管理中，教學秘書便會熟練地將這種思維管理體系運用到實際的操作中，游刃有余地完成各項工作。另一方面，在許多細節性的教學信息的把握上，教學秘書也遠比其他非專職教學秘書掌握的多得多。

三、小結

教學秘書作為高校教學管理隊伍中的最基層管理者，其工作質量和效率，直接影響著整個學校的教學管理工作。分解和研究二級學院教學秘書工作的特殊性，對于調動教學秘書的工作激情、建設一支精干、高效的教學秘書隊伍、促進學校的教學質量提升等諸多方面都具有十分重要的意義。

參考文獻

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