事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

吳仲熙

摘 要 文書檔案工作是事業(yè)單位中的重要工作之一，這點是毋庸置疑的。然而，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前人們的需求。并且，傳統(tǒng)文書檔案的管理方法都是采用的人工管理法，不但需要消耗大量的人工勞動力，而且非常容易出現(xiàn)人工疏漏和錯誤。為此，下文針對我國事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題進行分析，并提出規(guī)范化管理措施，以供事業(yè)單位文書檔案管理者參考。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 文書檔案 規(guī)范化管理 問題 措施

中圖分類號：G275.3 文獻標(biāo)識碼：A

0引言

現(xiàn)如今，我國正處于信息技術(shù)快速發(fā)展的階段，信息爆炸是現(xiàn)今社會的主要標(biāo)簽。在這種環(huán)境下，我國事業(yè)單位文書檔案信息量非常巨大，這對我國事業(yè)單位文書檔案管理提出了一個難題，若想在此背景下推進事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化建設(shè)，相關(guān)人員就必須深入分析我國事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀，以實現(xiàn)對文書檔案的規(guī)范化管理。

1加強事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的重要性

一方面，事業(yè)單位文書檔案是對本單位發(fā)展歷程的記載，涉及到事業(yè)單位的資產(chǎn)與眾多工作的詳細資料，這些檔案是公共信息財富的重要組成部分，充分挖掘其潛在價值有重要意義；另一方面，加強對文書檔案的規(guī)范化管理對事業(yè)單位重大決策具有重要意義。事業(yè)單位可以在決策中參考以往的工作經(jīng)歷，從中吸取教訓(xùn)，有利于當(dāng)前事業(yè)單位工作的改革與創(chuàng)新。

2我國事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

2.1缺乏文書檔案管理創(chuàng)新觀念

長期以來，很多事業(yè)單位都將文書檔案工作視為一項邊緣化工作，認為這項工作對事業(yè)單位的經(jīng)營管理與發(fā)展影響不大，對文書檔案管理工作沒有做到足夠的重視。特別是在我國信息技術(shù)發(fā)展的背景下，很多事業(yè)單位缺乏創(chuàng)新觀念，沒有樹立文書檔案規(guī)范化管理意識，信息化建設(shè)水平不高，這使得文書檔案資源的利用率不高，無法充分發(fā)揮出其作用與價值，使得許多珍貴的檔案資源蒙塵生銹。

2.2缺乏高素質(zhì)管理人才

傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書檔案工作，對檔案人員的最大要求是細心，但并不要求其具有多高的知識文化水平。但是，隨著事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)進程的不斷推進，對檔案人員的要求也不斷提高，傳統(tǒng)的手段和方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代文書檔案規(guī)范化管理要求。若想充分利用好信息化平臺來管理文書檔案，就必須要具備較高的信息技術(shù)知識，能夠熟練操作計算機設(shè)備，熟練應(yīng)用相關(guān)信息軟件。但事實上，事業(yè)單位大部分原來的檔案人員卻并不滿足上述要求，他們有的年紀(jì)較大，對新鮮事物的學(xué)習(xí)能力有限，無法快速融入到信息時代當(dāng)中。可以說，現(xiàn)今事業(yè)單位十分缺乏高素質(zhì)管理人才，這是限制文書檔案規(guī)范化管理的一項重要因素。

2.3文書檔案管理缺乏配套機制

事業(yè)單位文書檔案管理其實是一項較為枯燥的工作，工作人員每天都要面對復(fù)雜、繁多的文件，很容易消磨從業(yè)人員的工作積極性，因此，事業(yè)單位應(yīng)建設(shè)相關(guān)配套機制來對文書檔案管理工作提供支持。但是，我國很多事業(yè)單位在這一方面沒有做好充分的準(zhǔn)備，缺乏相關(guān)配套機制，例如缺乏工作責(zé)任機制以及完善的績效考核機制，這些制度的缺乏都會在一定程度影響文書檔案管理工作者的工作態(tài)度以及工作積極性，不利于事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理發(fā)展。

3實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的有效措施

3.1重視技術(shù)創(chuàng)新

為了實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理，就必須擁有先進的技術(shù)手段作為支持。因此，事業(yè)單位務(wù)必要重視技術(shù)創(chuàng)新，加大技術(shù)管理力度以及資金投入力度。第一，引進先進的自動化辦公設(shè)備，從而提高文書檔案規(guī)范化管理水平；第二，注重信息技術(shù)的創(chuàng)新。針對電子檔案處理技術(shù)進行創(chuàng)新，并對文書檔案管理軟件進行優(yōu)化；第三，加強網(wǎng)絡(luò)安全管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息安全問題也成了社會所關(guān)注的焦點，因此為了保證電力企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性，就需要利用強有力的安全軟件來防止木馬、病毒的入侵，提高網(wǎng)絡(luò)安全性。

3.2培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人員

事業(yè)單位文書檔案管理工作是政治性、業(yè)務(wù)性極強的工作，對文書檔案管理人員要求較高。文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響文書檔案管理工作的質(zhì)量，為了使文書檔案管理人員能夠適應(yīng)文書檔案管理工作的需要，必須要努力提高文書檔案管理人員的各方面素質(zhì)。從目前情況來看，事業(yè)單位檔案部門必須走“自我提高、自我發(fā)展”的道路，通過各種培訓(xùn)和研討活動，采取“請進來”“走出去”的辦法，更新知識，提高技能，盡快培養(yǎng)一支新型的高素質(zhì)文書檔案干部隊伍。文書檔案管理人員必須具有堅定的政治立場和高度的政治責(zé)任感，具有良好的文書檔案管理職業(yè)道德，嚴(yán)格按照文書檔案的規(guī)章制度辦事。同時要有較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，熟知文書檔案管理專業(yè)知識。同時，文書檔案管理人員在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重對計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己成為具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)技能的復(fù)合型文書檔案管理人才。

3.3完善文書檔案管理配套機制

對相關(guān)配套機制進行完善能夠?qū)κ聵I(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理工作提供巨大支持作用。因此，事業(yè)單位應(yīng)完善相關(guān)配套機制，保證文書檔案管理工作順利開展，具體可以從以下兩方面著手：第一，根據(jù)文書檔案管理部門各人員職責(zé)，制定問責(zé)機制，針對文書檔案管理欠規(guī)范以及材料丟失等問題實行相關(guān)懲罰措施，從而端正文書檔案管理人員工作態(tài)度；第二，制定合理的績效考核機制以及激勵機制。通過合理的物質(zhì)獎勵與精神表彰來提高文書檔案管理的動力，從而激發(fā)管理人員的上進心，推動文書檔案管理工作的高效完成。

4總結(jié)語

綜上所述，文書檔案是事業(yè)單位檔案管理工作的重要內(nèi)容，對于記錄事業(yè)單位工作進程以及事業(yè)單位基本信息具有重要意義。在如今我國社會信息化進程不斷加快的背景下，事業(yè)單位文書檔案工作發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位必須要充分適應(yīng)社會發(fā)展潮流，建設(shè)文書檔案規(guī)范化管理制度，創(chuàng)新文書檔案管理手段，提升文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，從而提高文書檔案工作效率，進而促進我國事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

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