淺析醫院財務檔案管理面臨的困境及解決辦法

韋孟知

[摘 要]近年來，我國經濟不斷轉型升級，各個行業的財務管理工作也都發生了明顯改變。醫院財務檔案記錄著醫院經濟發展的具體狀況，加強財務檔案管理是醫院管理工作的重要要求，但受衛生體制改革等方面的影響，當前醫院財務檔案管理工作暴露出了一些問題。鑒于此，本文從醫院財務檔案管理的重要性入手，在分析醫院財務檔案管理困境的基礎上，提出了解決醫院財務檔案管理困境的辦法，希望本文的研究成果能為我國醫院財務檔案管理工作提供一些有益的參考和借鑒。

[關鍵詞]醫院；財務檔案；管理；困境

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.081

[中圖分類號]G271；R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

隨著經濟和科技的快速發展，國內醫院正在發生著日新月異的變化，各項工作都有了長足進步。在醫院發展的過程中，經濟活動的業務量越來越大，原來的“紙張”式財務檔案管理方式已不適應新形勢的發展需要，迫切需要進行信息化改革。

1 醫院財務檔案管理的重要性

財務管理是醫院管理工作的基礎，而財務管理的一項重要內容就是財務檔案管理。財務檔案是財務工作的最終憑證和具體體現，只有妥善處理有關財務檔案資料，才能確保各項財務工作的順利開展。同時，財務檔案還是醫院的成長筆記，通過開展醫院財務檔案管理工作，能夠詳實記錄醫院發展過程中大大小小的事情，可為日后人們了解醫院的發展歷程提供詳實的信息資料。總之，醫院的財務檔案管理工作為醫院的有序發展和順利運營奠定了堅實的基礎，在促進醫院的可持續發展中具有舉足輕重的作用。

2 醫院財務檔案管理面臨的困境

2.1 檔案管理意識淡薄

醫院財務檔案管理不但能夠歷史檔案，而且還起著服務當下工作的作用，具有承前啟后的重要意義。盡管財務檔案管理工作和醫院發展息息相關，但醫院對財務檔案管理的重視程度還遠遠不夠，在財務檔案管理工作中普遍存在管理意識淡薄、工作流于形式、制度落實不到位、應付思想嚴重等現象。同時，由于管理人員的應付思想嚴重，會直接影響財務檔案管理工作的資金投入，造成醫院財務檔案管理所需的設備、經費、人員等嚴重不足。醫院財務檔案管理工作長期停留在這樣的狀態下，將嚴重影響醫院正常開展各項工作，不利于醫院的健康成長和發展，并且會嚴重影響醫院財務管理工作的運行狀況，久而久之就會形成惡性循環。

2.2 財務信息收集不規范

目前，我國大多數醫院在收集財務檔案的過程中存在不規范的現象，主要表現為以下幾點。第一，部分財務檔案收集不全。有關部門未能嚴格依據醫院有關財務檔案管理規定按時、完整地移交檔案資料。第二，檔案信息混亂。部分醫院財務管理部門未對收集到的財務檔案進行認真鑒別、細化，而是將收集到的資料全部進行歸檔，同時歸檔后也未進行有效的分類和篩選。另外，收集的財務檔案在內容上容易產生混淆，造成檔案使用者很難正確地進行選擇和判斷，這在很大程度上減少了財務檔案的利用價值。

2.3 檔案管理制度不健全

當前，部分醫院的財務檔案管理制度不健全，造成檔案的收集率不高，難以支持檔案信息的高效共享。相關調查數據顯示，目前國內多數醫院都建立了比較完善的規章制度，人員之間的職責分工也十分明確。但具體到財務檔案管理而言，依然存在管理制度不健全的現象，特別是涉及財務檔案管理職責、考核等方面的制度還是一片混亂。在這種狀況下，很多價值較高的財務文件和資料往往會因為收集不及時而出現丟失，并且財務檔案的共享性也得不到體現，最終使財務檔案管理工作無法真正發揮服務醫院發展的作用。

2.4 檔案管理人員不專業

當前，醫院從事財務檔案管理工作的人員大多不是專業人員，而普遍是由醫院的會計人員兼任，有的甚至是從醫院臨床退下來的護理人員。很顯然，這些財務檔案管理人員根本不具備專業的檔案管理知識，不能很好地完成財務檔案的存放、整理等各項工作，很難滿足檔案管理工作的各項要求。同時，隨著信息化時代的到來，醫院財務檔案管理工作已經發生了實質性的改變，很多工作都必須依靠計算機完成，但是現有的檔案管理工作人員普遍缺乏計算機應用方面的知識，不能熟練地運用計算機完成各項財務檔案管理工作，這也在一定程度上制約了檔案管理工作的現代化。

2.5 檔案管理信息化程度低

隨著科技的不斷進步，醫院的財務檔案管理工作實施信息化管理已是一種必然趨勢。但就目前來看，我國很多醫院的財務檔案管理工作還未完全實現信息化，而依然沿用傳統的管理模式。很多醫院認為信息化只是用來處理數據的，在檔案管理中則很少運用現代化的信息手段。

2.6 檔案利用率不高

目前，醫院財務檔案很少被人使用，因而很容易使人忽視它的存在。醫院檔案利用率低的主要原因有以下幾個方面。第一，醫院缺乏財務檔案管理的規范化手段，未對財務檔案進行有效整合和歸類，這給使用者的存取造成了很大的不便。同時，醫院不同類別的檔案通常由檔案所屬部門進行管理，因工作性質不同，各部門間缺乏交流溝通，所以相關檔案在收集完成后，不能第一時間被醫院其他部門知曉，由此導致檔案的利用率不高。第二，受傳統思想觀念的影響，醫院財務檔案管理人員普遍欠缺服務意識，同時也缺乏工作熱情，在一定程度上造成醫院的檔案利用率不高。

3 醫院財務檔案管理困境的解決辦法

3.1 提高檔案管理意識

醫院領導和財務檔案管理人員要提高檔案管理意識，高度重視財務檔案在服務醫院發展方面的重要作用，并根據醫院實際情況加大對財務檔案管理工作的重視和支持力度。第一，在檔案管理過程中，檔案管理人員要確保有檔案可供人查找，積極補充和完善醫院的各項財務檔案資料，保證建檔內容詳盡、準確，方便使用人查找和使用。第二，確保財務檔案資料的完整性和準確性，使醫院財務檔案在日常工作中最大限度地發揮其利用價值，充分體現財務檔案管理工作的服務功能。第三，加大財務檔案管理工作的宣傳力度，激發財務檔案管理人員的工作積極性，努力營造全院普遍關注財務檔案管理工作的良好氛圍。

3.2 規范檔案信息收集

在日常工作中，醫院要以財務工作為主線，全面規范地收集財務檔案資料，明確各崗位工作人員的工作內容和職責。為此，醫院應當建立健全檔案管理收集辦法，對一些具有較高保管價值的財務會計記錄、核算資料等進行全面收集，并立卷編號，裝訂成冊。在收集過程中，檔案管理人員應盡量避免發生遺漏和缺失現象。此外，在整理立卷時，假如發現有缺失的資料，檔案管理人員應第一時間向當事人追討，或者采取一定措施予以彌補。

3.3 優化檔案管理制度

要想促進醫院財務檔案管理工作有序開展，醫院就要建立健全檔案管理的各項制度，使檔案管理人員有章可循，杜絕隨手亂丟檔案的行為。醫院應立足本院實際，結合國家有關法律法規制定行之有效的管理制度。只有制度健全了，管理人員才能做到有法可依，才能切實保證實現財務檔案管理工作目標。

3.4 加強檔案管理人員培訓

在醫院財務檔案管理工作中，會計人員的業務水平將會直接影響財務檔案管理工作的質量，因此提升財務部門會計工作人員的素質顯得非常必要。第一，醫院應加強操作技能、檔案管理方面的培訓，使會計人員熟練掌握檔案管理的操作技能和基礎知識。第二，醫院要經常開展針對財務檔案管理工作的考核、監督、評比等工作，將財務檔案規范化內容列入醫院的日常管理工作日程，切實提高財務檔案管理工作的質量。

3.5 強化檔案管理信息化建設

在醫院財務檔案管理工作中，相關人員應積極運用信息化手段提升管理工作水平，建立和完善醫院信息系統平臺，不斷優化整體管理維度。同時，在醫院文化中強化信息化管控措施和建設要求，以有效傳遞信息化管理理念，在整個醫院中營造信息化氛圍。與此同時，醫院要加大對信息化建設的資金支持和系統化管控，切實提高醫院的現代化管理水平，確保信息化系統平臺的維度和技術結構的有效性。最后，醫院需特別注意檔案信息化建設，實現技術模型的動態化管理，適應時代發展的需要，不斷提升醫院財務檔案管理工作的現代化水平。

3.6 提高檔案利用水平

醫院領導不但要高度重視對醫院財務檔案管理資料的管理和收集工作，還應當將醫院相關建設、財務管理工作與醫療服務發展情況有機結合起來，在提升財務檔案管理工作水平上多動腦筋、多想辦法，確保各項服務狀況能夠得到明顯改善。醫院檔案管理人員還要切實轉變服務觀念，由被動式服務向主動式服務轉變，以積極的態度主動進行醫院財務檔案信息的開發，不斷提高醫院財務檔案管理水平，積極促進檔案管理信息化建設，促使醫院財務檔案管理工作朝著信息化管理的方向發展。

4 結 語

財務檔案管理工作對于促進醫院發展具有非常重要的作用，所以，各級醫院應當提高對財務檔案管理工作的重視程度，加大人員和資金的投入力度。同時，醫院要正視財務檔案管理工作中存在的漏洞和問題，積極地探索，利用合理科學的措施進行改善，切實提升醫院財務檔案管理工作的水平，為醫院各項工作的順利開展奠定堅實的基礎。

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