電力企業(yè)檔案管理中電子信息技術的應用分析

袁新杰

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理中的一部分，主要的作用就是能夠?qū)ο嚓P的信息和文件進行合理的保存，以備查閱。在信息化時代，電子信息技術快速發(fā)展，已經(jīng)被應用到各行各業(yè)當中，為相關的工作提供技術支持，使各項工作逐漸向信息化、智能化、自動化的方向發(fā)展。為與時代發(fā)展相融合，檔案管理工作也引入了該技術，來提高管理的質(zhì)量和效率。下面，筆者以電力企業(yè)檔案管理中電子信息技術的應用為例，進行詳細解析，為相關的工作人員提供參考。

關鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；電子信息技術；應用

引言 電子信息技術是在經(jīng)濟快速發(fā)展的新時期所形成的一項高科技技術，其最基本的技術組成就是電器元件、通信技術、計算機和網(wǎng)絡系統(tǒng)。而檔案管理則由來已久，并逐漸從紙質(zhì)檔案的保存在向電子檔案發(fā)展，是一種基礎性數(shù)據(jù)，有助于企業(yè)決策的參考。在電子信息技術應用到檔案管理的過程中，簡單的說，就是對原有檔案的內(nèi)容、儲藏場所、查閱方式、安全監(jiān)管等等進行數(shù)字化、網(wǎng)絡化、自動化的控制，消除原有檔案管理工作的安全隱患。這種檔案管理模式已經(jīng)成為一種趨勢，因此要重視電子信息技術在檔案管理中的應用，進行不斷的研發(fā)和改進，使其更好的服務于企業(yè)檔案管理工作。

一、電子信息技術在檔案管理中的應用

1.電子信息技術在檔案管理內(nèi)容中的應用

檔案管理內(nèi)容復雜，工作量大，要保證管理的全面性，并定期清查，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實發(fā)展的需求，電子信息技術的出現(xiàn)，有效的解決了這一問題。在檔案管理內(nèi)容方面的應用主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，對檔案文件目錄的存儲、檢索與復制，使用電子信息技術將其收錄在電腦等媒介當中，然后制定相應的管控程序，及時根據(jù)檔案內(nèi)容進行調(diào)整；第二，檔案內(nèi)容的儲存與檢索，應用電子信息技術形成電子版的檔案，節(jié)省了儲存空間，并建立相應的電子信息檢索系統(tǒng)，為檔案信息查閱提供便利的條件；第三，利用電子信息技術建立檔案文件關鍵詞的自動索引系統(tǒng)，便于查閱。除了以上的應用外，電子信息技術在檔案管理過程中編目、匯總、信息備份、立卷管理、打印、咨詢等方面都有應用[1]。

2.電子信息技術在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中的應用

第一，利用電子信息技術設計軟件及數(shù)據(jù)庫，并建立相應的系統(tǒng)化收集管理系統(tǒng)，然后通過瀏覽器供人查閱。除此以外，還要引入相應的數(shù)據(jù)庫恢復技術，可以及時進行數(shù)據(jù)信息恢復，如圖1所示；第二，利用電子信息技術針對檔案管理信息建立不同的模塊，進行分別整理和存儲，然后選取一定的排列標準，將各模塊進行有序銜接，通過電子信息技術生成目錄；第三，在使用電子信息技術時，可以根據(jù)檔案中所包含的具體內(nèi)容進行分類，也可以根據(jù)實際的用途進行分類，具體情況要根據(jù)電力企業(yè)的實際需求來確定。

3.電子信息技術在檔案恢復與備份中的應用

第一，電子信息技術主要依托于計算機來進行具體的操作，一旦網(wǎng)絡出現(xiàn)問題、存儲空間不足或者操作失誤等等，都會導致信息的丟失和泄漏，因此要對相關的信息進行備份，并設置相應的安全報警系統(tǒng)和識別系統(tǒng)，不能隨意的進行信息的查閱；第二，及時的通過網(wǎng)絡系統(tǒng)進行檔案信息的整理和檢查，清除一些垃圾內(nèi)容，補充一些新的信息，保證檔案信息的實用價值；第三，定期對計算機軟件、數(shù)據(jù)庫等進行檢查、養(yǎng)護和升級，保證有足夠的存儲空間進行檔案信息的存儲[2]。

圖1數(shù)據(jù)庫快速恢復模型構(gòu)建

二、加強電子信息技術在檔案管理中的應用策略

1.注重電子文件管理

電力企業(yè)檔案信息管理過程中引用電子信息技術是當前的一種發(fā)展趨勢，也是電力企業(yè)實現(xiàn)信息化管理的必然。通過電子信息技術的使用，將原有的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)換成電子文件進行儲存和管理是一種最基礎性的工作，所以電力企業(yè)要注重這種形式的轉(zhuǎn)換，在實際操作過程中，首先要正確的錄入相應的信息，做好電子版信息的搜集、整理和匯編，制定科學的管理系統(tǒng)，保證信息的安全和使用方便；其次還要提高相關從業(yè)人員的網(wǎng)絡操作水平，合理進行相關管理風險和重點內(nèi)容的分析，實現(xiàn)管理過程的優(yōu)質(zhì)高效。

2.建立先進的計算機信息管理系統(tǒng)

實現(xiàn)檔案的信息化管理，必須要依靠先進的計算機信息管理系統(tǒng)。在具體操作過程中，第一，企業(yè)要詳細分析檔案管理的實際情況和需求，并對相關操作人員的能力以及技術水平進行合理分析，然后建立相應的規(guī)范和網(wǎng)絡系統(tǒng)；第二，企業(yè)要對原有的檔案信息資源進行整合，增強其對數(shù)字化媒介使用的適應性，并根據(jù)電子信息技術的相關要求制定統(tǒng)一的標準，規(guī)范其他部門所提供的信息；第三是要注重計算機信息系統(tǒng)構(gòu)建過程在滿足現(xiàn)有需求的前提下，必須保證一定的前瞻性，與時俱進，與電力企業(yè)的總體發(fā)雜很難規(guī)劃和時代潮流相結(jié)合；第四，對于計算機信息管理系統(tǒng)要做好安全防衛(wèi)工作，放置一些病毒的入侵以及認為的盜取和破壞，維護電子信息安全[3]。

3.建立專業(yè)素質(zhì)較強的管理團隊

原有的檔案管理人員的思想、方式、專業(yè)水平已經(jīng)不能滿足電子信息技術下的檔案管理工作，所以要建立專業(yè)的檔案管理隊伍。第一，對原有的檔案管理人員進行培訓，提高其信息化檔案管理的意識和專業(yè)水平，聘請專業(yè)人士對其進行管理過程的風險、計算機操作知識、網(wǎng)絡管理知識等等方面的培訓，并對培訓結(jié)果進行考核，不合格者不允許從事相關工作；第二，進行一些專業(yè)人才的引入，加大招聘力度，完善招聘機制，引進一些經(jīng)驗豐富、實操能力強、理論深厚的人員；第三，對信息化檔案管理團隊要建立相應的獎懲機制，來增強其工作的積極性，并對一些敢于創(chuàng)新的人員給予獎勵，使整個管理團隊具有活力。

三、結(jié)束語

電力企業(yè)檔案管理要與時俱進，注重一些高科技技術的引入，尤其是電子信息技術，要充分發(fā)揮這一技術的使用價值，擴大其使用范圍，并不斷進行該技術在使用過程的創(chuàng)新，使其更加成熟，為電力企業(yè)檔案管理水平的提升提供支持。

參考文獻：

[1]黃曉星. 淺談電子信息技術在電力企業(yè)檔案管理中的應用[J]. 大科技， 2016（18）.41-42

[2]黃曉琴. 電子信息技術在電力企業(yè)檔案管理中的應用[J]. 現(xiàn)代國企研究， 2015（24）.03-05.

[3]王宇. 電子信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用[J]. 通訊世界， 2016（7）：202-202.