淺談數字檔案管理中的知識發現與知識服務

張艷芳

摘 要：數字檔案出現在我國的檔案管理體系的時間也已經很長了，管理數字檔案時，管理人員需要革新原有的管理系統，應用更為先進的數字化管理技術，通過可靠的管理系統來達到整合數字檔案資源的管理目的。在應用與管理數字型檔案時，需要著重利用數字檔案資源之中的知識，因此發現知識與知識型服務兩項管理活動的價值就被提升。本文根據對數字型檔案管理工作的了解，對知識服務與發現知識進行分析。

關鍵詞：數字檔案；知識發現；知識服務；檔案管理

創建信息化的檔案管理系統已經成為我國很多檔案管理單位當前的主要任務。數字型檔案逐漸融入到了我國的檔案系統之中，使管理者可以借助信息資源來完成應用檔案的任務。數字檔案信息中包含著極為豐富的知識，這也就給檔案管理人員提供了全新的管理思路，從知識服務與知識發現這兩個角度出發，將數字型檔案資源的根本價值發揮出出來。本文根據對數字型檔案的已有管理經驗，對這兩方面檔案利用活動加以研究。

1 知識服務與知識發現的基本內涵

在對知識服務與知識發現兩方面內容進行分析時。需要先對這兩種概念充分理解，以便于明確其重點。

1.1 知識發現

在數字檔案中實現知識發現主要需要從檔案資源之中尋找具有價值的知識要點，對知識進行整合之后，就可以對知識進行利用，檔案知識具有的價值包括歷史價值與記錄性價值，數字檔案主要是由數據構成，管理人員負責在多樣化的檔案庫之中，找出具有利用價值的知識。同時完成數據向知識轉換工作，借此來拓展數字型檔案資源的價值。雖然知識發現屬于檔案利用環節之中一項比較基礎的工作，但是其開展過程卻比較復雜，各中的各種處理工作均是為了將數字檔案信息的深層次價值被挖掘出來。

1.2 知識服務

知識服務屬于后續工作，在發現了有應用價值的知識之后，還要以知識為核心來建設知識服務系統，將數字信息資源服務提供給需求者，在創建數字型檔案服務系統時，可以適當地將新型智能管理技術應用到系統之中。從現有的知識服務工作開展的效果來看，知識型服務存在的問題主要體現在服務的片面性。因此在創新檔案知識服務系統時，可以將擴展檔案服務系統當做創新核心點。

2 知識服務活動的現有問題

如果想要改進知識服務工作，就必須要先找出知識服務的現有問題，從而使服務改進工作更為可靠而又有效。

檔案信息化建設對檔案信息的廣泛利用提供了強有力的管理和服務手段，用戶利用網絡信息查詢技術可以比較快速和準確的得到所需要的有價值的檔案信息，數字檔案信息資源的海量性和用戶利用檔案的專題性的矛盾得到一定程度的緩解。但是，用戶若要根據自身的工作性質和信息需求，從浩如煙海的數字檔案信息資源中，獲取所需要的基于內容和解決方案的知識服務則缺乏相應的技術支持。用戶得到的信息還存在冗余性和離散性，數字檔案信息利用結果并不能完全滿足用戶的最終需求。換句話說，面對不斷增加如潮水般的數字信息，人們將不再滿足于數據庫的查詢功能，而是需要的是從數字檔案中得到有用的信息或者知識為決策服務。

3 運行模式分析

3.1 擴展數字型檔案信息空間

開展數字檔案管理中的知識服務，首先要明確數字檔案信息空間的概念。數字檔案信息空間是宏觀信息空間中的子空間，是由數字檔案數據空間、軟件空間、硬件空間、時間空間、技術空間、網絡空間和服務空間等構成的空間集合。信息空間概念的運用始于對計算機應用系統的描述。對計算機應用系統而言，信息是對客觀事物運動過程的描述，數據則是對信息的編碼。應用系統運行過程中，系統的功能和信息管理是通過對數據的加工和處理來完成的。這時，包括硬件、軟件和數據在內的計算機系統構成一個完整的信息空間。

3.2 完善知識服務系統

在應用數字化管理技術時，管理人員需要對具有結構化特點的檔案信息進行整合。將需要應用的信息融入到信息儲存系統之中，通過多種方法應用信息，進一步使各個方面的檔案管理工作被充分聯合起來。在優化知識服務系統時，需要抓住數字檔案資源的基本特點，先將可應用的數字檔案材料加以分類，使服務工作更具條理化。在完成分類工作之后，還可以建設處可靠的管理模型，對檔案應用者的反饋信息進行反映，最后根據工作反映情況來完善知識推薦活動。在提供檔案知識服務時，還要參照使用者的主觀需求來給出合適的服務。之所以需要對應用信息進行反饋主要是因為用戶會對獲取的知識服務給出不同的反映，收緊這些反映信息可以幫助管理人員改進知識服務的不合理之處，在未來的知識管理工作之中可以改進這些缺陷，提升知識服務水平。

3.3 優化空間組織形式

數字檔案信息空間的組織模式是指系統的運行環境、內部結構以及相互間的關系模式。數字檔案信息空間的構建應當結合數字檔案與知識服務的特點，構建網絡體系、數據管理體系、應用和服務體系、標準體系和安全體系等，從而構成一個高效運行的有機整體。一般說來，數字檔案信息空間應當包括數據管理空間、網絡應用空間、知識服務空間三個組成部分。

現階段，我國正在開展檔案信息化建設，而建設是在我國現有的檔案基礎上進行的，其特點是擁有大量的信息資源。因為國家進行檔案信息建設，因此人們對于檔案的管理以及服務的方式都增多。整個社會在建設檔案的時候，都是為了能夠實現信息資源共享這個目標，而在這個目標的指引下，建設進程一直在進行，并且不斷的在實現目標。本篇文章主要是研究了數字檔案中的知識發現與服務，是眾多同類型研究的一部分，由于資料有限，本次的研究還有不足，而且還有一些問題沒有解決，例如技術方面的缺陷等。但是我國的計算機技術水平在不斷的進步，而對數字檔案的研究也會加深。檔案中有著豐富的資源對其進行研究，可以使一些隱藏的資源被發現，而且還能成為促進社會發展的動力。

4 結束語

數字檔案管理系統對于物質基礎的要求比較高，應用計算機設備以及信息系統可以充分管理數字檔案，然而受到應用資金的限制，一部分檔案管理單位并沒有配置完善的設備，這也給數字檔案管理工作帶來了一些技術方面的限制，基礎性的管理任務難以完成，而高級的發現知識與服務知識活動就更難以被實現，因此管理人員在有了物質基礎之后，還要針對數字檔案的特點來尋找到更多的隱蔽性知識，切實提升數字檔案的服務水平。

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