事業單位檔案管理創新與改革探討

白璐娜

摘 要：事業單位與國家政府機構有所不同，但組織形式上有著很強的相似性。加強事業單位的檔案管理工作，既有利于提高事業單位管理服務水平，又有利于提高事業單位的整體工作效率。因此，積極開展事業單位檔案管理的創新與改革工作，對事業單位的運行和發展有著十分重要的意義。基于此，本文首先闡述了事業單位檔案管理工作的重要性，然后提出現階段事業單位檔案管理中存在的問題，最后就事業單位檔案管理的創新與改革提出自己的建議，以供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新；改革

引言

作為事業單位管理工作的重要組成部分，檔案管理的工作水平不僅關系到日常管理的管理效率和規范化程度，同時對事業單位的行政管理水平有著重要的影響。隨著社會的不斷發展以及科學技術水平的不斷進步，檔案管理工作內容越來越多，范圍越來越廣，傳統事業單位的檔案管理模式已經無法保證管理工作的有效性，因此，檔案的管理方式也應有所改變。加強對檔案管理工作的反思和改進，提高檔案的管理水平是當前事業單位亟待解決的問題。

1事業單位檔案管理的重要性

事業單位檔案是對事業單位各項活動情況的記錄，不僅包含員工的各項信息，也包含了單位發展過程中所取得的成績和總結，因此事業單位檔案可以說是事業單位所有信息的整合。科學合理的檔案管理模式既有利于提高事業單位的檔案管理水平，同時對于提高機關事業單位的市場競爭力，促進機關事業單位健康發展有重要作用。事業單位檔案可以幫助職工提高對崗位的正確認識，加快對崗位工作的適應能力，從而有效發揮自身的職能，強化職工的責任意識，提高職工的工作效率。另一方面，事業單位檔案能夠幫助職工了解單位以及崗位的發展歷程，幫助職工對單位的歷史文化產生積極正確的認識，有利于企業文化的塑造以及思想政治工作的開展。除此之外，當面對一些突發性和難以解決的問題時，事業單位檔案可以為問題的解決思路提供正確的指導方向，以便更好地解決問題。因此，事業單位的檔案管理工作對于事業單位的發展有著十分重要的意義。

2事業單位檔案管理的現狀

2.1管理理念落后

事業單位領導管理理念落后，對檔案管理工作缺乏正確的認識，他們認為檔案只是資料的堆砌，檔案管理工作在員工進行資料查詢的過程中即可完成，無需對其投入過多的精力，然而在實際工作中，檔案管理理念的落后會導致員工在查詢檔案資料的過程中浪費大量的時間，使員工產生負面的工作情緒，嚴重影響員工的工作積極性和工作效率。除此之外，領導檔案管理理念的落后會導致檔案管理工作在開展過程中沒有充足的人力、物力和財力作為保障，隨著時間的推移和檔案的堆積，檔案管理工作的難度會越來越大。管理人員在領導的影響下無法進行有效的檔案管理，在檔案整理過程中只是機械的整理檔案，導致檔案的使用情況十分不理想，在進行檔案的使用時仍需經過多次的篩選。因此，管理理念的落后嚴重制約了檔案管理工作改革和發展的進程。

2.2管理手段不足

隨著社會的發展，事業單位的檔案資料在不斷增多，檔案的數量也在隨之增多。然而在目前，事業單位的檔案管理工作硬件水平落后，設施建設難以滿足新環境下檔案管理工作的具體要求，再加上領導缺乏對檔案管理工作的正確認識，對檔案管理工作的投入十分有限，導致檔案室的基礎設施配比嚴重不足，一旦發生火災、爆炸等意外事故，會對檔案管理工作帶來毀滅性的影響。另外，檔案管理工作的現代化水平也有很大的提升空間。隨著科學技術的不斷發展，網絡技術已經運用到各個行業當中，給人們的生活和工作帶來了極大的便利，使人們的工作效率得到了有效的提升。然而在事業單位檔案管理工作中，信息化水平明顯不足，很大一部分事業單位仍然處在傳統的檔案管理階段，基本沒有接觸數字化管理。傳統檔案管理手段無法提升資料整理工作的效率，因而導致檔案管理工作的業務基礎偏低，在進行資料的查閱時也會浪費大量的時間。

2.3管理制度不完善

完善的制度是檔案管理工作的重要基礎。然而在目前，許多事業單位的檔案管理制度都存在著不同程度的問題，給管理工作的開展帶來了極大的困難。一方面事業單位的檔案管理制度落實程度較差，制定制度的過程只是走一走形式，無法發揮制度在管理過程中的正常效用。另一方面，事業單位在建立管理制度的過程中沒有將責任落實到職工身上，職工對自身的責任認識不足，導致工作缺乏積極性，一旦發生問題時，職工就會相互推卸責任，影響管理工作的正常進行。除此之外，檔案管理制度缺乏動態性。隨著時代的變革，信息的更新速度越來越快，管理制度也應隨著工作內容的變化而做出不斷的改進。然而在實際工作中，管理制度無法根據現有情況做出有效的調整，影響管理工作的開展。

2.4管理人員素質偏低

管理人員的素質對管理工作的順利開展有著重要的影響。高素質的管理人員有著科學的管理理念以及良好的職業素質，能夠合理有效地對事業單位檔案進行管理；管理人員素質過低，不僅影響事業單位檔案管理工作的工作效率，同時也會對企業文化的建設產生負面影響。然而在實際工作中，大部分事業單位在進行招聘時缺乏嚴格的選拔機制，對工作經驗、學歷等方面沒有要求或要求很低，因而存在招聘的人員的整體素質有著很大程度的不足的問題。另外，事業單位中部分職工存在拉關系現象，其工作水平無法達到相應的要求，導致檔案管理工作嚴重受到影響。

3事業單位檔案管理創新與改革方向

3.1完善檔案管理制度

事業單位檔案工作的首要一項就是領導的重視，健全制度，帶動從事檔案管理工作的每一個員工的熱情與責任心，保障檔案管理工作的正常運行。在此基礎上，實行崗位責任制，并做為考核單位員工工作業績的內容之一，在檔案的收集、歸檔、借閱、交流等方面，有規可循，加大檔案制度的執行力度，進一步完善檔案管理制度。

3.2提高檔案管理人員素質

事業單位中檔案管理人員直接從事檔案的管理工作，其人員的素質高低直接關系著檔案管理的質量的好壞。尤其是在新形勢下，對檔案工作有了更高的要求，檔案工作人員在掌握基本管理技能的基礎上，還需要掌握更多的電子檔案管理技能，隨著檔案管理工作的逐步完善，管理人員的綜合素質要求顯得越來越重要。因此對檔案管理人員進行檔案專業知識培訓，提高專業技能，是當前迫在眉睫的事情。這就要求每一個檔案在崗工作人員努力提高自己的業務素質和綜合能力，才能在檔案管理的實際過程中充分利用專業知識，以實現事業單位檔案電子化管理。

3.3事業單位檔案管理要不斷創新思路

經濟的快速發展帶動了事業單位的發展，檔案管理工作的復雜性也隨之提升，原有的事業單位檔案管理方式，已經無法適應新形勢下的要求，這就要求事業單位對已有的檔案管理不斷進行創新，有效的利用計算機與網絡，強化搜索與交流的便捷性，并以制度的形式固定下來，便于檔案工作人員的操作。另外依據法律法規進行事業單位的檔案管理，包括事業單位編制、職能等都需要依規辦理，除去人為的隨意性。

結束語

總而言之，事業單位在檔案管理工作中仍在存在著很多的問題。事業單位領導要對存在的問題給予足夠的重視，堅持管理制度的改革和管理思路的創新，提高管理人員的素質，保證檔案管理工作水平的有效提高，以此促進事業單位的健康發展。

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