對加強企業檔案信息化建設的看法

都玉榮

摘 要：檔案信息化已經成為了檔案工作發展的一個大趨勢，也是檔案工作水平提升的一個重要標志。現代企業在實際工作的組織與安排過程中還是經常出現問題阻礙檔案信息化進程的發展速度，原因基本分布在人員基本素質不達標、企業信息化水平不高、信息技術普及率不夠等。隨著發展形勢的逐漸變化，企業檔案信息化建設側重點也會發生一些轉變，本文對此進行了探究，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：企業；檔案信息化建設；問題意見

企業檔案工作信息化是檔案工作發展進化的大勢所趨，也是國家社會進步的體現。企業檔案信息化是指應用現代網絡技術，讓檔案信息資源的管理模式的從面向實體保管方式轉變為數字化信息為重心。這個過程有很多工作需要處理，其中最為重要的兩項是實現企業檔案信息的數字化與網絡化。企業想要在未來發展中獲得更多的機會，就必須跟隨時代形勢發展，不斷對信息技術進行應用，讓自身的建設水平得到全面性的提升。

1 當前企業檔案信息化建設顯露出的問題

滿足現狀的思想。在企業檔案信息化建設已經打好一定基礎的現下，一些企業對檔案信息化建設不很上心，保持常規運行狀態，差不多就行的管理思想導致企業檔案信息化建設大干快上了一段后，就停留在現狀了，即使出現了一些問題，也被輕描淡寫了，這種滿足現狀的思想是企業檔案信息化建設過程中最大的障礙。基礎設施設施薄弱。在人力物力的投入上不足，一次性投入尚被重視，改善性投入難于兌現，或縮水兌現，直接影響了企業檔案信息化建設工作的基礎設施建設，如對于企業檔案信息化建設所需要的技術裝備不足，計算機配置相對較低，軟硬件功能不足且更新緩慢，檔案信息網絡系統和檔案數字化設備不足，影響檔案的信息傳輸、交換和資源共享，等等，設計規劃的前瞻性不足。檔案工作的開展應當是緊跟時代發展步伐的，因此，檔案工作不僅應當符合當前形勢的需要，更應當瞄準時代發展的前進方向，所以，在規劃設計上急需務實更需具有前瞻性。然而，就目前的情況來看，企業檔案信息化建設工作無論是在規范化建設上，還是在數字化的構建上，乃至于是在網絡化的認知和社會化的融入等方面，都因為規劃中沒有很好注重前瞻性的問題，致使企業檔案信息化建設工作的發展動力不足，不能很好適應時代快速發展的前進步伐，設計層面的滯后，影響了企業檔案信息化建設工作可持續科學地發展。相應的制度建設不完善。從一些企業的內部建設來說，在企業檔案信息化建設工作上確實形成了一些成型的規章制度，也在實際工作中發揮了一定的作用，但是其中的主要問題是，制度建設中還存在著完整性和規范性及嚴格性不足的情況。對此，既有企業自身對于企業檔案信息化建設工作認識不足的問題，更有在國家的大層面上應當給予重視的問題，需要在依法治國的大背景下，從法律的層面加強應有的建設，促使在對企業檔案信息化建設工作的制度建設上起到強力推進作用。

2 加強企業檔案信息化建設的建設性看法

企業檔案信息化建設水平不是一蹴而就，更不是一項簡單的工作轉變。需要企業各個部門緊密無間的配合，共同推動這項工作的最終落實。對這項工作進行組織安排時，為了保障質量，管理人員應從以下幾個方面入手，逐漸強化工作的管理力度。

2.1 提高認識是解決問題的先行因素

企業的檔案信息在收集、整理、儲存上應得到專業人士的重視，因為這些檔案信息承載著企業在經濟建設發展過程中經歷的失敗與總結的經驗，對企業的未來發展方向起著重要的導向作用。強化企業的檔案信息工作力度，是讓企業的發展競爭力得到增強的重要舉措。這些檔案信息可以儲存與復讀企業的各項活動，也是企業積累發展文化的有力支撐。所以無論是企業中普通職員還是高管，都應對這項工作在企業發展中的影響作用進行重點認識。企業的發展檔案信息是企業任何工作都替代不了的，其獨有的優勢讓其在企業各項事務中占據著重要的地位，而信息化手段的加入不僅提升了工作的效率，也從側面減輕了信息錄入人員的工作負擔。

2.2 以標準化的建設原則進行要求

在對企業的檔案信息化建設進行強化時，首先對工作的開展方向進行明確，防止工作出現誤差，影響后續發展。如在對發展的標準原則進行確定時，要將建設中任性胡來的問題進行解決，集中精力對發展的大方向進行把控。其次是對數字檔案信息確定“超前規劃的原則”，確保企業檔案信息化建設既能適應當下的需要，又能夠緊跟時代發展的步伐；要確定“服務為先的原則”，就是要尊重檔案的“使用特性”，發揮檔案應有的價值；要確定“保密的工作原則”，為企業的健康發展提供重要的保障，要確定“責任追求的原則”，以此加強崗位工作人員做好工作的責任意識，等等，這些必要的原則，就是確保企業檔案信息化建設不可缺少的有力助手。

2.3 增大軟件與硬件建設的力度

檔案信息對于企業的發展來說具有重要的價值，企業中檔案信息很多在保密性上的要求也較高，應用信息技術后對檔案信息進行儲存與使用的話，如果管理工作人員的技術水平不能達到標準；企業提供信息處理硬件設施等也不能對工作上的處理要求進行滿足的話，那么這些檔案信息在采用信息化的方式進行管理時就會出現信息泄露或是系統處理混亂的問題。這些問題的出現會直接影響信息化工作的穩定運行，對企業的發展安全性來說也會潛藏巨大的危險。每個企業的運行以及管理模式上都會存在差異，所以技術人員應該具備利用信息技術開發出適合企業應用針對性管理軟件，這些軟件可以承載辦公室自動化工作要求，強化自動化的應用水平。讓信息管理上的難度得到有效降低的同時，也可以對信息使用與下載過程進行保密處理。最后也是較為重要的一項工作是提升企業檔案信息整理工作人員的素質，在人員任用上應提前進行業務素質選拔，優中選優，這不僅是對企業的發展負責，也是對這項工作進行重視的一種體現。

對于提升檔案管理工作人員素質，要做好兩方面工作。一個是管理工作，另一個是培訓。這兩項工作上的管理力度要均攤，不能側重一個而忽略了另外一項的重要性。同時采用較為長效的管理機制對工作人員任務處理積極性進行激發，否則設施即便具備了基本的運作條件，也會因為人員的業務素質不達標導致檔案信息化建設水平無法發揮出來。

3 結束語

企業的檔案信息化建設對于企業的未來發展來說具有異常重要的作用，如果企業想在激烈的市場競爭中占據優勢，就必須順應時代發展的潮流，掌握最新的處理技術，并將一切影響工作質量的基礎條件準備好，無論是承載檔案信息化工作的硬件設施，還是管理工作人員的基本素質，都應得到專門管理，讓這項工作的質量可以得到保障，進一步加速企業在競爭過程中的發展速度。

參考文獻

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