淺談醫院檔案資料管理工作的規范化

黃路強

摘 要：醫院檔案，具體指的就是為醫院提供服務的醫療文件材料與醫院建設發展過程中所產生的歷史資料。其中，醫院內部行政管理、科技交流、法律糾紛以及學術研究等都需要有醫院檔案管理工作作為支撐，注重依法管理醫院檔案管理工作的重要作用，進一步推進醫院檔案資料管理的規范性發展。基于此，文章將醫院檔案資料管理工作作為重要研究對象，闡述發展規范性的有效路徑，希望有所幫助。

關鍵詞：醫院；檔案資料管理工作；規范化；研究

在醫院長期發展的過程中，其檔案資料的內容也愈加豐富。為了充分發揮醫院檔案資料的作用與價值，就要高度重視檔案資料管理工作的規范化發展。由此可見，深入研究并分析醫院檔案資料管理工作的規范化問題具有一定的現實意義。

1 醫院行政檔案資料管理工作的規范化路徑

在醫院行政檔案資料管理工作開展的過程中，應積極成立檔案管理部門，并確定具體辦公場所、安排相關工作人員。通過有效地建立檔案管理部門，可以統一且全面地領導檔案管理工作[1]。但需要注意的是，檔案管理部門要求接受統一領導，進而集中管理行政檔案資料。構建醫院檔案管理部門能夠為醫院檔案管理工作的專業化和科學化發展奠定堅實的基礎，而且在部門工作規劃之下，也可以為醫院內部其他部門檔案的歸檔以及整理提供必要的指導與建議，進而發展成醫院檔案資料信息。也正是檔案管理部門的構建，使得隊伍的專業化特征得以彰顯，深入分析并研究檔案資料內容，進而為醫院各項工作的順利開展提供了必要的參考依據。

2 醫院科研檔案資料管理工作的規范化路徑

眾所周知，要想有效提高醫療技術與醫療水平，醫院科研活動的作用不容小覷，而關于科研的檔案資料管理也十分重要[2]。

一方面，針對醫院所接收的科研類型檔案資料應展開細化歸類整理，而且檔案管理部門需要規范登記并編目已經整理好的科研檔案資料。與此同時，在接收科研檔案以后，要針對檔案資料進行統計、分類以及加工，如果是科研成果亦或是絕密檔案資料內容，一定要獨立登記與管理，確保其封存的保密性。針對已經完成收錄的科研檔案資料亦或是既有科研檔案資料接收以后，應積極開展后期鑒定工作，與科研內容相互結合，積極組織醫院內部領導層、科研人員以及檔案管理工作人員，針對科研期限延長與否、保密等級變動與否予以確定，并在意見保證一致的情況下，在有權主體批準以后開展科研檔案資料再管理工作[3]。

另一方面，在科研檔案資料開發方面應提供必要的服務。開發科研檔案資料的現實意義深遠，特別是醫院內部檔案管理部門，針對所接收存放科研資料應當為醫院的領導與科研工作人員提供相應的服務，以保證醫療技術水平得以提升，為人們提供資料方面的支持。醫院科研檔案資料管理的任務并僅僅只是保存，而是要整理并加工所接收的檔案內容，科學合理地分類并歸檔科研檔案資料，完成檢索工具的編制，與各檔案資料所總結的摘要、簡介與關鍵詞等進行有效地配合[4]。開展醫院檔案管理工作的主要目的就是為內部查閱提供必要的服務，而如果是其他單位亦或是部門查閱，一定要出具部門的介紹信，在醫院領導負責人員認可并批準以后才能夠查詢。其中，查詢的內容只能是一般的科研檔案資料，如果是絕密類型科研檔案資料，不僅要經由醫院領導特別批準與審查，而且不允許摘抄。

3 醫院病例檔案資料管理工作的規范化路徑

對于醫院病例檔案資料而言，真實地記錄了患者病情的發展與治療功能，同樣也是在面對醫療糾紛亦或是法律問題情況下最有力的證據資料。目前階段，醫療糾紛的數量明顯增加，具體表現在民事糾紛、刑事案件以及傷殘鑒定等方面的取證、人身保險等法律程序，都要求醫院出具報告亦或是資料。由此可見，積極貫徹并落實病歷檔案資料管理工作具有一定的現實意義[5]。

首先，病例檔案資料要單獨管理，因為在醫院檔案中，病歷檔案的管理工作量較大，所以有必要設置專業數據庫單獨進行管理。在資料庫管理方面，主要涵蓋了場所地點管理和資料庫檔案保管工作管理。在管理資料庫房間的時候，要保證建筑標準和檔案保管具體要求相吻合，而且資料庫這一專項用途是不允許改變的，不允許將其他設備設施存放于其中。除此之外，要高度重視火災與水災防范，進而為檔案管理工作的開展營造理想且適宜的場地。一般情況下，在火災與水災防范的過程中，應合理運用除濕器、加濕器、通風、滅火以及溫度計等多種方式，貫徹并落實防護管理的工作[6]。

其次，應針對病例檔案資料進行嚴格查閱，加大借閱管理的力度。因為醫院內部病例管理工作會涉及到患者個人隱私，同樣與醫院檔案資料管理制度存在緊密的聯系，所以一定要高度重視查閱管理與借閱管理工作，貫徹落實資料庫出入管理工作。另外，不從事檔案管理工作的人員不允許隨意進出資料庫，如果有必要對檔案資料進行查詢，一定要有檔案管理人員引導與監督，查詢相關檔案資料信息。如果要借閱檔案，需要嚴格遵循借閱管理機制的要求，詳細登記，特別是借閱時間與方式等，必須保證記錄內容的全面性。

最后，整理并歸檔病例檔案資料。在醫院日常經營與發展的過程中，每天的都會形成諸多檔案資料，且內容也在不斷更新。為此，在實踐方面，病例檔案資料整理與歸檔工作量極大，同時要求整理與存檔的規范性。在整理的時候，要求事先編號才能夠保管，建立并健全體系化檔案資料庫。這樣一來，在后期有需要的情況下，即可在相關檔案資料中進行查詢。但值得注意的是，雖然工作的內容簡單，實際的工作量極大，要求檔案管理工作人員高度認真地開展管理工作。

4 結束語

綜上所述，醫院檔案資料管理工作的開展要求與新醫改相適應，將醫院建設發展以及中心任務作為核心內容，加強醫院檔案資料管理規范化的力度，貫徹并落實各種類型檔案資料管理工作，進而構建健全且系統化的檔案資料體系，為醫院醫療與科研工作提供必要的服務。只有這樣，才能夠使醫院檔案管理工作支持功能得以提高，進一步推動醫院的全面可持續發展。文章通過行政檔案、科研檔案以及病例檔案三個方面闡述了檔案資料管理工作的規范化發展路徑，以供參考。

參考文獻

[1]劉葳.醫院文書檔案的規范化管理措施[J].中文信息，2016（1）：44.

[2]薛冰.淺談醫院文書檔案管理的規范化和信息化[J].卷宗，2017

（19）：19-19，20.

[3]潘海燕.談醫院檔案資料管理工作的規范化[J].黑龍江檔案，2017（3）：105.

[4]田熹.醫院中藥房規范化管理及其改進措施[J].醫藥前沿，2017（9）：343-344.

[5]黃新金.醫院基建檔案的規范化管理分析[J].企業改革與管理，2016（9）：208，206.

[6]楊毅，廖瑜鑫，劉夢雅.醫院科研檔案規范化管理淺析[J].求醫問藥（學術版），2012（10）：445-446.