企業檔案信息的收集與管理研究

金重

摘 要：檔案工作相比較其他的工作而言，要更加的嚴謹，更加的復雜，同時檔案工作也是企業做出決策的重要依據，要想讓企業能夠得到更加長遠的發展，就必須發展好企業的檔案工作，尤其是企業的檔案收集與管理工作，這兩者對于整個企業來講，有著非常重要的影響，可以讓企業在市場競爭中，得到更多的資源，能夠更好的吸引人才，本文就企業檔案信息的收集，以及企業信息的管理進行分析，希望能夠找到其中存在的問題，并找到相對應的解決辦法，讓企業檔案管理發展的更加快速。

關鍵詞：企業；檔案信息；收集；管理

檔案管理在企業的日常工作中，扮演著非常重要的作用，有效的檔案管理，能夠更好的促進企業的發展，隨著現代經濟的發展，以及市場競爭的逐漸激烈，使得檔案管理的信息收集，信息的管理變得更加重要，工作的內容也變得越來越繁雜，同時對于企業的管理的要求，也變得越來越多，這就需要在企業發展的過程中，對檔案管理一定要加大投入，只有這樣才能讓檔案管理更好地，為企業提供服務，在檔案管理的發展過程中，也要避免閉門造車的行為，要加加強部門之間的聯系，讓企業的檔案發展更加的快速。

1 要以發展的眼光重視企業檔案管理工作

1.1 在進行檔案信息收集與管理的過程中，要以嚴謹的態度去進行檔案管理工作，同時也要明白，檔案是企業的財富，是讓企業得到更加快速發展的一種資源，同時這種信息資源，包含了企業發展的方方面面，像企業的創業、產生以及發展、創新等，是一種智慧和經驗凝聚，是企業發展過程中的一波寶貴的財富，對于企業來講，有著而不可替代的作用，做好檔案管理，不僅是對企業的未來負責，也是對企業的發展負責，只有這樣企業才能夠，以更加長遠的眼光看待問題，這也使得在檔案管理工作中，我們要始終有一種緊迫感和責任感。

1.2 在檔案信息收集與管理的過程中，企業要不斷地對其進行創新，用創新的思維去管理檔案，讓檔案的發展，能夠更好的促進企業的建設發展，同時在對檔案進行收集的過程中，要不斷的對收集的方式進行創新，只有這樣才能彌補檔案管理的不足，讓檔案管理得到更好的發展，對于檔案管理在發展過程中，所遇到的問題，才能更好的解決，在檔案的發展過程中，要不斷地對自身進行更新，只有這樣才能跟上時代發展的步伐，才不會成為企業發展的阻礙。

1.3 要以服務的觀點去利用。要結合企業實際，找準檔案工作的切入點，不僅要管好，而且要用好，要把“死檔案”變成“活資源”，盡可能地為企業提供檔案信息、檔案技術等方面的服務，使檔案工作的服務方式更為靈活，服務范圍更為廣泛，服務效益更為顯著。

2 要以創新的思路加強企業檔案管理工作

2.1 加強企業檔案基礎建設

2.1.1 拓展企業檔案基礎資源

要著眼于建設現代化企業檔案資源體系，大膽突破傳統檔案接收范圍的局限，能收盡收，做到企業發展到哪里，檔案資源就收集到哪里，檔案工作就覆蓋到哪里。特別是要加強新興領域建檔工作，突出企業重大事件、重大活動、重點工程等檔案資源的收集整理，重點加強電子數據信息的統一采集和管理，力求全面、完整地記錄企業的發展進程，為檔案留史資政奠定堅實的基礎。

2.1.2 健全企業檔案基礎網絡

要以企業檔案集中管理為切入點，以企業基層檔案分支管理為節點，建立健全覆蓋企業上下的檔案工作網絡體系，同時，要積極適應檔案信息化的形勢和要求，加快推進企業電子檔案管理系統與企業辦公網絡的有效對接，建設覆蓋企業各系統、各環節、各節點的電子檔案基礎網絡。

2.1.3 要完善企業檔案基礎設施

要科學規劃設計，加強檔案館、檔案室建設，從根本上改善檔案保管條件。要結合檔案信息化發展趨勢，進一步完善各類檔案存儲設備，滿足檔案信息化發展的需求。

2.2 著力提升檔案管理水平

2.2.1 要推進檔案管理規范化

要加快探索建立企業檔案標準化管理體系，統一操作標準和流程，收集什么、怎么收集，管理什么、怎么管理，利用什么、怎么利用，都要有科學的界定和嚴格的規定，搭建統一、規范的檔案管理平臺。

2.2.2 要推進檔案征集標準化

做到檔案收集“全”，注重檔案材料的齊全、完整，堅持經常性收集、定期收集和集中收集相結合。檔案材料鑒別“細”，對收集的每一份材料，都要進行仔細鑒別，審查材料的保存價值和材料的真實性，審查材料是否完整，特別注意系列是否齊全，手續是否完備。

2.2.3 要推進檔案管理信息化

要以建設企業檔案數據中心為重點，加快推進企業現代化檔案資源體系建設，整合各類檔案資源，建立企業共享檔案基礎數據庫群，逐步實現檔案資源建設全覆蓋、檔案資源監管全覆蓋，提高檔案查詢檢索、網絡傳輸、信息共享水平。

2.2.4 要實現檔案管理安全化

要結合個別企業檔案館、檔案室安全環境得不到保障，檔案設備陳舊、落后，檔案保管條件差，檔案安全制度不健全，內部管理不嚴，安全責任不落實等隱患，加大投入，充分應用各種技術手段，對檔案館、檔案室進行防火、防盜、防潮等功能改造，配備先進的檔案設備，改善檔案保管條件，確保檔案實體和檔案信息的安全。

3 要以負責的態度加強企業檔案隊伍建設

事業要發展，人才是關鍵。檔案工作是一項牽涉面廣的長期性、系統性工作，做好企業檔案工作迫切需要有一支精于業務、忠于職守、甘于清苦、樂于奉獻的高素質人才隊伍。企業要注重對檔案人才的培養，鼓勵和支持優秀人才到檔案部門工作，完善人才引進、培養和選拔機制，不斷提高檔案隊伍的整體素質。檔案工作人員自身也要加強學習，不僅要學習鉆研檔案業務理論，還要學習和掌握“三個代表”重要思想和科學發展觀理論，做到思想上不斷有新解放、理論上不斷有新知、實踐上不斷有創新。企業要定期聽取檔案部門的工作匯報，及時幫助解決工作中的重大問題，加大對檔案部門的財政支持，切實把檔案事業發展經費列入正常預算，為企業檔案事業發展創造良好的條件。

4 總結

綜上所述，在企業檔案發展的過程中，信息的收集與管理起到的作用，是非常重要的，同時檔案管理一直以來，都有著紛繁復雜的工作特點，這也使得檔案的信息資源非常豐富，而企業要想得到更多的信息資源，就必須加強企業的投入力度，要進一步的加強對檔案管理人員的重視，還有一點就是要做好，對信息資源的保密性管理，這對檔案信息管理來講，占據著非常重要的地位，在進行檔案的收集過程中，也應該不斷的結合信息技術，來讓信息的收集變得更加快速，使得信息的收集模式變得更加科學、合理。

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