淺談人事檔案材料的收集與整理

朱曉彬

摘 要：人事檔案在現有城市企業人才利用和數據統籌方面有實際參考作用，在相應檔案材料收集與整理的過程中，應當具備準確、及時、效率、規范等多方面要求，這樣才能夠確保相應企業在人事檔案價值方面的穩定性，并有效鞏固現有市場經濟中的地位，為后續工作的有效開展埋下良好且扎實的基礎。本文依據現有人事檔案材料的收集與整理情況進行分析，通過相應問題深入探討有效的解決措施，期望為整體人事檔案管理方面，提供良好的延伸憑證。

關鍵詞：人事檔案；材料收集；數據整理

檔案的收集與管理工作是履行檔案管理部門最基礎的職能條件，針對相應數據展開有效的統籌，確保工作環境和人事信息完善更是現有企業經濟的基礎保障，為后續職能與綜合素質貫徹培養提供了良好的參照條件同時，更確保了后續信息化發展的有效滲透。故而，有效開展人事檔案材料工作的深入，對現有企業經濟發展而言有實際意義。

1 人事檔案材料收集現狀

人事檔案材料是現有企業在履行自身工作職能與需求方面統籌的有效審查依據，針對其中數據的有效獲取在現有工作環境中能夠確保相應人事技術與職能得到有效的貫徹，更能夠依據相應特性與優勢開展具備完善化工作環境的前提，為整體企業或管理部門提供良好且完善的數據參照基礎。故而，有效確保人事檔案管理水平的提升，在現有經濟飛速發展的市場環境中，具備人才推進和技術統籌的重要性，更賦予了相應工作在多方面經驗和數據管理的要求。也正是因為如此，相關人事檔案管理方面的問題也愈發明顯。

1.1 檔案管理意識淡薄

檔案管理應當具備一定專業性，并依據相對完善的體系構筑檔案存儲與管理等多方面統籌的條件，只有這樣才能夠確保相應檔案功能有效貫徹。但在現有實際環境中，由于上層管理部門針對檔案管理意識淡薄，導致相應檔案管理工作仍舊由人事部門進行保管，并將相應檔案材料的收集、管理、鑒別、歸檔工作統一交付。這樣一方面增加了人事管理部門在工作方面負擔，為整體工作管理帶來一定隱患，更在此基礎上由于人事管理人員難以具備相關檔案管理知識，導致實際檔案管理工作難以進行有效的深入統籌，為后續工作的開展帶來一定困難；其次，在相關檔案管理工作的培訓、考試、獎勵方面，現有的企業管理者缺乏相應的重視，導致檔案管理員工難以真正具備良好的檔案管理素質，并促使后續工作在實際環境中難以履行自身的職能，甚至出現表面工作的情況出現，為整體企業在人事統籌方面功能的貫徹帶來了難以預估的損失隱患。

1.2 材料獲取工作難滲透

上層管理者檔案管理意識淡薄，勢必會引起下層員工在檔案工作方面的疏忽，這進一步導致了檔案管理采集工作的困難，為整體環境的有效延伸與發展埋下了難以統籌的隱患。久而久之，在實際企業需求檔案支援時，則會導致大量具備價值的信息數據被忽視，為后續整體工作的有效貫徹埋下隱患，并在此基礎上導致企業的市場經濟人才儲備利用難以貫滲透到實處。

1.3 檔案管理缺乏標準

完善且嚴謹檔案管理標準，是確保相應檔案管理工作有效貫徹的前提，更是鞏固相應檔案管理人員自身素質的核心保障?，F有檔案管理工作中，針對檔案管理方面的規范標準，有許多企業仍舊沒能針對檔案管理標準起到足夠重視，這導致了檔案管理方面數據難以有效貫徹、交流、存儲的情況，更在實際功能貫徹中，影響了相應職工自身的經濟財產利益，為整體檔案管理系統留下不嚴謹、不細致、不效率的負面影響，為后續工作的有效開展埋下嚴重阻礙。

2 加強人事檔案收集整理工作的對策

2.1 加大宣傳力度，增強職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體職工切身利益密切相關的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。加大檔案知識宣傳力度，普遍增強職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。我們可通過會議、培訓、座談等方式，隨時將檔案知識滲透到職工意識中，主動把與大家切身利益相關的檔案知識送到他們手中，如繼續教育學歷的適時取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個人社保利益的息息相關等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和協助做好人事檔案工作的自覺性。

2.2 加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。為使檔案材料收集歸檔工作達到真實、全面、及時、規范的要求，應建立健全相關規章制度，以制度的形式保障工作落實到位。如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務分解到各部門、落實到責任人；同時保持人員的穩定，人事檔案部門定期對其進行有關檔案知識的培訓，有利于單位及時準確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。檔案管理部門也要變被動接收為主動出擊，對定期形成的如年度考核表、獎勵、職稱、工資等材料及時督促材料形成部門按時保質上交，同時了解掌握職工動態，不失時機地主動收集有價值的屬歸檔范圍內的材料。

2.3 加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案整理水平

材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進行檔案整理工作。首先要對材料進行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備；然后將審核完畢的材料進行技術加工，對不規范紙張適當進行折疊、剪裁、托裱等，按照相關規定進行分類、排序，使用軟件進行信息錄入并打印檔案目錄；最后將條理清晰、整理規范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。

單位應選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有一定學歷的共產黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養，不斷提高政治素質和業務素質。檔案管理人員盡量保持穩定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現“真空地帶”的危險狀況。

3 結束語

人事檔案管理在現有城市經濟建設環境中具備深入探討的意義，其中更針對相應人事技能和特點有所全面的概述，一方面不但完善了工作職能的有效貫徹，為數據統籌與調用提供了良好的數據前提，更在此基礎上為企業自身人才儲備提供了良好且多面化的參照參照前提，為后續經濟可持續化發展提供了良好且扎實的基礎，也為職工自身對檔案數據管理意義提供了良好的搭建平臺，為整體經濟工作埋下了扎實且穩定的基礎。

參考文獻

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